{"id":8573,"date":"2018-04-16T09:11:33","date_gmt":"2018-04-16T07:11:33","guid":{"rendered":"https:\/\/www.topconsult.it\/i-vantaggi-della-gestione-documentale-collaborativa\/"},"modified":"2022-12-12T19:06:27","modified_gmt":"2022-12-12T18:06:27","slug":"i-vantaggi-della-gestione-documentale-collaborativa","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/www.topconsult.it\/it\/blog\/news\/i-vantaggi-della-gestione-documentale-collaborativa","title":{"rendered":"I vantaggi della gestione documentale collaborativa"},"content":{"rendered":"<p class=\"bold\">I vantaggi dell&rsquo;introduzione della gestione documentale sono numerosi e si possono concretamente misurare. Nel seguente articolo andremmo a vedere quali sono i veri vantaggi dell&rsquo;introduzione della gestione documentale collaborativa e analizzeremo un esempio pratico di misurazione dei costi e risparmi in una azienda. Cosa bisogna sapere prima di scegliere uno strumento per la gestione documentale e cos&#8217;&egrave; la gestione documentale collaborativa?<\/p>\n<p><span>Le applicazioni documentali in azienda devono essere realizzate con piattaforme documentali e collaborative avanzate, appartenenti a&nbsp;questo settore, proprio per consentire di raggiungere tutti i benefici di una vera Digital Transformation.<img loading=\"lazy\" decoding=\"async\" loading=\"lazy\" class=\"img-responsive spacer-in-1 spacer-in-left-1 spacer-in-right-1\" style=\"display: block; margin-left: auto; margin-right: auto;\" src=\"https:\/\/www.topconsult.it\/wp-content\/uploads\/2022\/11\/I_vantaggi_della_gestione_documentale_collaborativa.jpg\" alt=\"I vantaggi della gestione documentale collaborativa\" width=\"500\" height=\"475\" \/><\/span><\/p>\n<p class=\"h3 bg-grey  spacer-in-left-1 text-pink\"><span class=\"fa fa-bar-chart h1\"><\/span>&nbsp;Gestione documentale collaborativa: il ROI &egrave; misurabile in anticipo<\/p>\n<p>Basandosi su dati statistici rilevati sul campo nelle centinaia di progetti gi&agrave; realizzati, si pu&ograve;&nbsp;calcolare in anticipo il ritorno sull&rsquo;investimento effettuato (ROI).&nbsp;<\/p>\n<p>Nei processi di lavoro le fasi pi&ugrave; ripetitive sono quelle dell&rsquo;archiviazione e ricerca dei documenti, che possono essere quasi totalmente automatizzate mediante la gestione documentale collaborativa: <strong>i tempi di ricerca (e quindi i costi associati) calano del 90 per cento e quelli di archiviazione dell&rsquo;80 per cento.<\/strong>&nbsp;<\/p>\n<hr \/>\n<p class=\"text-pink bold\">Esempio&nbsp;<span>di risparmi economici del primo triennio&nbsp;<\/span>di un settore aziendale di 25 persone, tenuto conto dei costi del software e della manutenzione, i<strong>&nbsp;benefici si aggirano su alcune centinaia di migliaia di euro:<\/strong><\/p>\n<ul>\n<li>una migliore efficienza<\/li>\n<li>migliore qualit&agrave; del lavoro<\/li>\n<li>totale rispetto delle normative<\/li>\n<li>sparizione della carta<\/li>\n<li>numerosi vantaggi e risparmi della conservazione digitale dei documenti<\/li>\n<li>vantaggi dell&rsquo;integrazione con i sistemi gestionali.<\/li>\n<\/ul>\n<p>Vanno considerati inoltre i vantaggi legati all&rsquo;impiego dei moduli collaborativi di una piattaforma collaborativa, che ottimizzano i processi aziendali strutturati e non, introducendo un nuovo modo di lavorare: <strong>si calcola ad esempio che l&rsquo;eliminazione delle e-mail aumenti la produttivit&agrave; degli utenti del 20-25% e questa a sua volta il fatturato aziendale anche del 2%.<\/strong>&nbsp;<\/p>\n<hr \/>\n<p><em>Se vuoi&nbsp;capire&nbsp;perch&eacute; &egrave; importante recuperare produttivit&agrave; con le piattaforme di gestione documentale, ma soprattuto perch&eacute; &egrave; essenziale dotarsi di un<span>&nbsp;<\/span><strong>sistema di gestione documentale collaborativa,<\/strong><span>&nbsp;<\/span>leggi l&#8217;articolo<span>&nbsp;<\/span><strong><a title=\"Che cos'&egrave; la Gestione Documentale Collaborativa?\" href=\"\/it\/blog\/news\/che-cose-la-gestione-documentale-collaborativa\">&#8220;Che cos&#8217;&egrave; la Gestione Documentale Collaborativa?&#8221;<\/a>&nbsp;<\/strong><\/em><\/p>\n<hr \/>\n<p class=\"h3 bg-grey  spacer-in-left-1 text-pink\"><span class=\"fa fa-line-chart h1\"><\/span>&nbsp;Quali sono i vantaggi delle Applicazioni Documentali?<\/p>\n<p>L&#8217;analisi &egrave; riferita ad un progetto di gestione documentale che coinvolge nell&rsquo;utilizzo vari impiegati, per un organico totale di 25 persone:<\/p>\n<ul>\n<li>3 manager<\/li>\n<li>5 quadri<\/li>\n<li>1 professional<\/li>\n<li>14 impiegati<\/li>\n<li>2 segretarie<\/li>\n<\/ul>\n<p>Tenendo conto della percentuale di tempo lavorativo dedicata alle due fasi in questione (diversa a seconda dei ruoli) e del costo aziendale annuo per queste persone, si ottiene in anni-uomo il costo del tempo che se ne va in archiviazione e ricerca manuali.<\/p>\n<p>Presumendo che il tempo dedicato si divida a met&agrave; fra le due fasi e applicando a ciascun 50 per cento il risparmio percentuale del 90 e 80, si ottiene un risparmio annuo totale per il settore pari a 116.331 euro, ritorno che si ripete anno dopo anno. A fronte di questi risparmi va tenuto conto del costo della soluzione, cio&egrave; l&rsquo;acquisto iniziale del software il primo anno e il costo di manutenzione negli anni seguenti. In pratica nel primo triennio si hanno come risultato finale risparmi economici che si aggirano sui 250.000 euro: &egrave; il ROI ottenuto.<\/p>\n<hr \/>\n<p><em>Per poter scegliere il sistema di gestione documentale giusto per la vostra azienda, bisogna partire dalla considerazione che le soluzioni di <strong>gestione documentale<\/strong> non sono tutte uguali! Esistono diversi <strong>software per la gestione documentale<\/strong> e per potere godere in pieno dei benefici, occorre scegliere davvero quello giusto. Nell&rsquo;articolo<strong><a title=\"Cosa bisogna sapere prima di scegliere uno strumento per la gestione documentale?\" href=\"\/it\/blog\/news\/le-cose-da-sapere-prima-di-scegliere-uno-strumento-per-la-gestione-documentale\"> &ldquo;Cosa bisogna sapere prima di scegliere uno strumento per la gestione documentale?&rdquo;<\/a><\/strong> trovi tutti quello che &egrave; importante sapere per fare la giusta scelta.<\/em><\/p>\n<hr \/>\n<p class=\"text-pink bold h4\" style=\"text-align: center;\">Gestione Documentale Collaborativa<br \/>Misurazione dei vantaggi economici in azienda<\/p>\n<p style=\"text-align: center;\"><em>La tabella porta un esempio di misurazione dei costi e risparmi aziendali<\/em><\/p>\n<p><img loading=\"lazy\" decoding=\"async\" loading=\"lazy\" class=\"img-responsive spacer-in-1 spacer-in-left-2 spacer-in-right-2\" style=\"display: block; margin-left: auto; margin-right: auto;\" src=\"https:\/\/www.topconsult.it\/wp-content\/uploads\/2022\/11\/tabella_I_vantaggi_della_gestione_documentale_collaborativa.jpg\" alt=\"Tabella vantaggi della gestione documentale collaborativa\" width=\"950\" height=\"526\" \/><\/p>\n<p class=\"text-pink\" style=\"text-align: left;\"><strong><em>In conclusione:<\/em><\/strong><\/p>\n<p style=\"text-align: left;\">I processi collaborativi, le interfacce smart e le funzionalit&agrave; social per l&rsquo;utente, il coinvolgimento di manager e mobile worker, introducono un nuovo modo di lavorare e altri vantaggi concreti.<\/p>\n<hr \/>\n<p class=\"h3 text-pink\" style=\"text-align: center;\">MIGLIORA LA GESTIONE DEI DOCUMENTI AZIENDALI!<\/p>\n<p class=\"text-pink bold\" style=\"text-align: center;\">Per sapere come, scarica la tua copia gratuita del&#8217;esclusivo White Paper <strong>&#8220;Digital&nbsp;Transformation, l&#8217;ultimo miglio &egrave; il Social Business&#8221;<\/strong> realizzato in collaborazione con Digital4Executive.<\/p>\n<p style=\"text-align: center;\">Il report esamina gli scenari che stanno imponendo alle imprese cambiamenti sostanziali nel modo di fare business e i benefici di un moderno sistema di gestione documentale, sviluppata con principi radicalmente nuovi<\/p>\n<hr \/>\n<p class=\"text-pink h3\" style=\"text-align: center;\"><a class=\"btn-lg btn btn-info\" href=\"\/it\/white-paper-digital-transformation-lultimo-miglio-e-il-social-business\">SCARICA LA TUA COPIA QUI<\/a>&nbsp;<\/p>\n<hr \/>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"<p>Con la gestione documentale collaborativa: i tempi di ricerca (e quindi i costi associati) calano del 90 per cento e quelli di archiviazione dell\u201980 per 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