{"id":8575,"date":"2018-05-24T10:10:15","date_gmt":"2018-05-24T08:10:15","guid":{"rendered":"https:\/\/www.topconsult.it\/cosa-deve-avere-un-software-documentale-per-essere-allineato-ai-nuovi-standard\/"},"modified":"2022-12-12T19:06:23","modified_gmt":"2022-12-12T18:06:23","slug":"cosa-deve-avere-un-software-documentale-per-essere-allineato-ai-nuovi-standard","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/www.topconsult.it\/it\/blog\/news\/cosa-deve-avere-un-software-documentale-per-essere-allineato-ai-nuovi-standard","title":{"rendered":"Cosa deve avere un software documentale per essere allineato ai nuovi standard?"},"content":{"rendered":"

La gestione elettronica dei documenti sta cambiando in modo radicale ed è sempre più evidente la crescente necessità di collaborazione con altre persone all’interno dell’azienda mediante nuove forme di interazione diretta che superino le abusate comunicazioni via posta elettronica. Inoltre, la gestione documentale è ancora in gran parte limitata all’archivio aziendale e agli utenti professionali, ma deve invece diventare patrimonio di tutta l’organizzazione, in modo che tutti possano lavorare con maggiore efficienza, senza carta.
<\/strong>In questo articolo abbiamo messo a disposizione delle semplici domande che aiuteranno l’utente a capire se il suo software documentale può essere definito obsoleto. Scopriremo le opportunità offerte dal nuovo standard tecnologico e applicativo di una piattaforma documentale innovativa ed i 4 asset da cui nessun tipo di gestione documentale può più prescindere.
<\/strong><\/p>\n

\"Quando<\/p>\n

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Se vuoi capire perché è importante recuperare produttività con le piattaforme di gestione documentale, ma soprattuto perché è essenziale dotarsi di un <\/span>software di gestione documentale<\/strong> collaborativo<\/strong> leggi l’articolo “Che cos’è la Gestione Documentale Collaborativa?”<\/a><\/em><\/p>\n

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<\/span>  Quando un software documentale viene definito obsoleto?<\/p>\n

Informatizzazione da un lato ed evoluzione degli utenti mobili dall’altro hanno trasformato le modalità di gestione e scambio delle informazioni potenziando la qualità delle relazioni dentro e fuori le organizzazioni.<\/p>\n

Condizionando i tempi e i modi, le tecnologie digitali hanno favorito una nuova cultura del dato.<\/p>\n

I 4 asset da cui nessun tipo di gestione documentale può più prescindere:<\/p>\n

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Velocità<\/p>\n<\/div>\n

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Accessibilità<\/p>\n<\/div>\n<\/div>\n

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Fruibilità<\/p>\n<\/div>\n

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<\/span>
Condivisione<\/p>\n<\/div>\n<\/div>\n

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Un software documentale, di qualsiasi casa produttrice, viene definito obsoleto quando i propri dipendenti non sono più soddisfatti del sistema documentale, oramai vecchio.<\/p>\n

Capire se il proprio software è in queste condizioni non è difficile: basta rispondere ad una serie di semplici domande (in alternativa vedi tabella comparativa)<\/em>.<\/p>\n

<\/span>  Piattaforma<\/p>\n

La mia gestione documentale è solo un pacchetto applicativo e non una piattaforma completa dotata di funzionalità di fault tolerance e load balancing? <\/p>\n

<\/span>  Tipo soluzione<\/p>\n

Può funzionare sia in house che su cloud?<\/p>\n

<\/span>  Archivia<\/p>\n

Posso archiviare un documento con un “tag” personale?<\/p>\n

<\/span>  Ricerca<\/p>\n

Devo ricercare i documenti archiviati solo mediante complessi “metadati”?<\/p>\n

<\/span>  Workflow<\/p>\n

Il mio workflow è rigido, poco collaborativo e coinvolge le varie persone via e-mail?<\/p>\n

<\/span>  Condivisione<\/p>\n

Utilizzo ancora l’e-mail per condividere documenti e file all’interno dell’organizzazione?<\/p>\n

<\/span>  Collaborazione<\/p>\n

Per la collaborazione realizzo un social network interno?<\/p>\n

<\/span>  Funzionalità<\/p>\n

La mia gestione documentale ha funzionalità native Windows, Web, iOS, Android?<\/p>\n

<\/span>  Fatturazione elettronica<\/p>\n

Gestisce la fatturazione elettronica verso la PA e B2B e la conservazione digitale e sostitutiva secondo le ultimissime norme e regole tecniche?<\/p>\n

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Tabella comparativa: il mio software documentale è vecchio?<\/p>\n

\"Tabella<\/p>\n

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Per saper scegliere il software<\/strong><\/span> di gestione documentale<\/strong> <\/span>idoneo per la tua azienda, bisogna partire dal presuposto che nel settore dei sistemi di <\/span>gestione documentale<\/strong>, le soluzioni disponibili sul mercato sono numerose, l’offerta spazia dalle suite a elevata copertura funzionale, ai sistemi ‘best-of-breed’, specializzati in particolari aree e funzionalità, agli strumenti integrati. Nell’articolo <\/span>“Cosa bisogna sapere prima di scegliere uno strumento per la gestione documentale?<\/a>“<\/strong> trovi tutte le informazioni che ti guideranno a fare la giusta scelta.<\/em><\/p>\n

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<\/span> Gestione documentale: qual è il nuovo standard tecnologico e applicativo<\/p>\n

L’evoluzione delle normative che portano al progressivo consolidamento del documento digitale in azienda, l’obbligo della fatturazione elettronica verso la PA e anche B2B basata sul formato XML poco gestibile da operatori umani ma interpretabile automaticamente dal software, la firma elettronica europea che garantisce ai documenti informatici l’efficacia probatoria, sottolineano una volta di più la necessità da parte delle aziende di adottare sistemi documentali evoluti.<\/p>\n

Poiché ogni processo comincia e finisce con la produzione di uno o più documenti, la gestione documentale deve essere l’asse portante del sistema informativo aziendale, capace di gestire flussi di documenti, processi e firme in modalità completamente digitale.<\/p>\n

Un software documentale di nuova generazione, come TopMedia Social NED è una piattaforma completa per la Gestione Documentale e la Collaborazione Aziendale, attraverso le sue funzionalità realizza in modo nativo il Social Business.<\/p>\n

Una piattaforma documentale allineata ai nuovi standard deve:<\/p>\n