{"id":8621,"date":"2019-03-27T00:00:00","date_gmt":"2019-03-26T23:00:00","guid":{"rendered":"https:\/\/www.topconsult.it\/manuale-di-gestione-documentale-che-cose-e-a-che-cosa-serve\/"},"modified":"2023-04-13T11:19:36","modified_gmt":"2023-04-13T09:19:36","slug":"manuale-di-gestione-documentale-che-cose-e-a-che-cosa-serve","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/www.topconsult.it\/it\/blog\/news\/manuale-di-gestione-documentale-che-cose-e-a-che-cosa-serve","title":{"rendered":"Manuale di gestione documentale: che cos’\u00e8 e a che cosa serve"},"content":{"rendered":"

Ultimo aggiornamento: 13\/04\/2023<\/p>

Il manuale di gestione documentale<\/strong>, previsto dall\u2019articolo 5 del Decreto del Presidente del Consiglio dei Ministri del 3 dicembre 2013, \u00e8 il documento attraverso il quale vengono delineati i principi e definite le regole per la gestione della documentazione prodotta e archiviata in modo elettronico dalle pubbliche amministrazioni<\/strong>. Questo strumento operativo, in pratica, illustra le regole di funzionamento del sistema di gestione, anche ai fini della conservazione, dei documenti informatici e fornisce le istruzioni per il corretto funzionamento del servizio e dei responsabili per la tenuta del protocollo informatico, della gestione dei flussi documentali e dell\u2019archiviazione.<\/p>\n

Il protocollo informatico<\/a>, anche con le sue funzionalit\u00e0 minime, costituisce l\u2018infrastruttura di base tecnico-funzionale<\/strong> su cui avviare il processo di ammodernamento e di trasparenza dell\u2019attivit\u00e0 dell\u2019amministrazione; esso concretamente indica le condizioni operative per una pi\u00f9 efficace gestione del flusso informativo e documentale interno all\u2019amministrazione anche ai fini dello snellimento delle procedure. E naturalmente, il protocollo fa fede, anche con effetto giuridico, dell\u2019effettivo ricevimento e spedizione di un documento.<\/p>\n

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\"Manuale<\/span><\/p>\n

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Obiettivo del manuale di gestione documentale \u00e8 descrivere sia le attivit\u00e0 da svolgere per gestire i documenti amministrativi a partire dalla fase di protocollazione della corrispondenza in ingresso e in uscita e di quella interna, sia le funzionalit\u00e0 disponibili per gli addetti al servizio e per i soggetti esterni che a diverso titolo interagiscono con l\u2019amministrazione. Pi\u00f9 nello specifico, il manuale \u00e8 articolato in due parti: nella prima vengono indicati l\u2019ambito di applicazione, le definizioni usate nel documento stesso e i principi generali del sistema; nella seconda sono descritte analiticamente le procedure di gestione dei documenti e dei flussi documentali<\/strong>. Il manuale di gestione documentale \u00e8 destinato alla pi\u00f9 ampia diffusione interna ed esterna alle amministrazioni e risulta uno strumento prezioso per tutte le organizzazioni, esso costituisce una guida per la PA<\/strong>, ma anche un riferimento per le imprese<\/strong> in quanto fornisce le istruzioni complete al fine di mettere in atto quel prezioso circolo virtuoso che \u00e8 determinato dalla digitalizzazione dei processi documentali<\/a>.<\/p>\n

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<\/i> Manuale di gestione documentale, gli aspetti critici emersi con le nuove linee guida del 2022<\/h3>\n

Le linee guida sono state pubblicate nel 2020 e riviste nel corso del tempo. Tra gli scopi principali delle linee, vi \u00e8 infatti quello di garantire costante aggiornamento dei processi che riguardano la formazione, protocollazione e gestione dei documenti.<\/p>\n

Quanto \u00e8 stato introdotto di nuovo nel 2022 riguarda sia indicazioni tecniche, sia aspetti pi\u00f9 organizzativi, il tutto teso a riordinare e semplificare la normativa inerente al documento informatico. Il manuale di gestione viene quindi ampiamente trattato all\u2019interno delle linee guida proprio per la sua natura e il suo scopo di descrivere le funzionalit\u00e0 che permettono il trattamento dei documenti.<\/p>\n

Tra i principali aspetti che caratterizzano le nuove linee guida, vi sono i metadati che devono contraddistinguere i vari oggetti digitali. I metadati sono stati aggiunti per fare in modo che vi sia sempre maggiore possibilit\u00e0 di precisione nell\u2019identificazione e recupero dei documenti stessi. Tra questi, in particolare, \u00e8 stato introdotto un set di metadati categorizzato come i \u201csoggetti\u201d che include tutte le informazioni inerenti ai soggetti, appunto, coinvolti e competenti a vario titolo in un certo documento.<\/p>\n

Inoltre, per i casi in cui si proceda a una massiva dematerializzazione dei documenti analogici, sono state indicate modalit\u00e0 operative per poter ottenere la certificazione di processo che assicuri corrispondenza di forma e contenuto tra prodotto digitale e originale analogico.<\/p><\/blockquote>\n

<\/span>\u00a0I vantaggi derivati dalla gestione documentale digitale<\/h3>\n

Adottare soluzioni digitali di gestione documentale significa poter far sparire dai propri uffici la carta e tutte le attivit\u00e0 a essa legate<\/a>. L\u2019organizzazione pu\u00f2 quindi sperimentare due benefici immediati in seguito al loro utilizzo:<\/p>\n