{"id":8625,"date":"2023-12-02T00:00:00","date_gmt":"2023-12-01T23:00:00","guid":{"rendered":"https:\/\/www.topconsult.it\/quali-sono-le-figure-e-i-ruoli-previsti-per-la-conservazione-e-la-gestione-documentale\/"},"modified":"2023-12-14T19:31:45","modified_gmt":"2023-12-14T18:31:45","slug":"quali-sono-le-figure-e-i-ruoli-previsti-per-la-conservazione-e-la-gestione-documentale","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/www.topconsult.it\/it\/blog\/news\/quali-sono-le-figure-e-i-ruoli-previsti-per-la-conservazione-e-la-gestione-documentale","title":{"rendered":"Quali sono le figure e i ruoli previsti per la conservazione digitale e la gestione documentale"},"content":{"rendered":"<p class=\"meta last-updated\">Ultimo aggiornamento: 14\/12\/2023<\/p><p>Con l&#8217;avvento delle tecnologie digitali e l&#8217;evoluzione normativa nel panorama della conservazione documentale, il ruolo delle figure come il <strong>Responsabile della Conservazione Digitale<\/strong> e il <strong>Responsabile della Gestione Documentale<\/strong> \u00e8 diventato cruciale. Esamineremo approfonditamente le loro responsabilit\u00e0, competenze richieste e gli ultimi aggiornamenti normativi, per comprendere appieno l&#8217;importanza di queste figure nel garantire l&#8217;integrit\u00e0, l&#8217;accessibilit\u00e0 e la conformit\u00e0 dei documenti nell&#8217;ambito digitale.<\/p>\n<p>Secondo le Regole Tecniche, DPCM del 3\/12\/2013, pubblicate nella Gazzetta Ufficiale del 12\/03\/2014, ed emanate in riferimento all\u2019art. 71 del Codice dell\u2019Amministrazione Digitale per la conservazione dei documenti informatici, il <strong>Responsabile della Gestione Documentale<\/strong> (o Responsabile del servizio per la tenuta del <a title=\"Gestione documentale e protocollo informatico: le linee guida fornite dalla normativa\" href=\"\/it\/blog\/news\/gestione-documentale-e-protocollo-informatico-le-linee-guida-fornite-dalla-normativa\">protocollo informatico<\/a>) assicura la trasmissione del <a title=\"Validit\u00e0 giuridica del documento informatico\" href=\"\/it\/blog\/normativa\/validita-giuridica-del-documento-informatico\">documento informatico<\/a> al sistema di conservazione secondo le modalit\u00e0 operative definite nel Manuale di conservazione.<\/p>\n<p>Il lavoro di questa figura professionale deve avvenire di pari passo con quello del Responsabile della Conservazione Digitale che deve essere obbligatoriamente presente in ogni ente pubblico, azienda e studio professionale. Egli \u00e8 <strong>addetto ai flussi informativi e documentali in entrata e in uscita<\/strong> e ne garantisce la conservazione digitale affinch\u00e9 i documenti mantengano la loro validit\u00e0 giuridica e probatoria.<\/p>\n<p>\u00c9 importante che il responsabile della gestione documentale si coordini, oltre che con il <strong>responsabile della conservazione<\/strong>, anche con il <strong>responsabile della sicurezza<\/strong>; pi\u00f9 in generale, le figure coinvolte nella cura dei processi documentali sono anche il responsabile sistemi informativi e il responsabile del trattamento dei dati personali.<\/p>\n<p><span><\/span><\/p>\n<hr \/>\n<h3 class=\"bg-grey spacer-in-1 spacer-in-left-1 spacer-in-right-1 text-pink bold\" style=\"text-align: left;\"><span class=\"fa fa-wrench h1\"><\/span>\u00a0Che cosa fa il Responsabile della Gestione Documentale<\/h3>\n<p>Le principali funzioni del responsabile del servizio per la tenuta del protocollo informatico, della gestione dei flussi documentali e degli archivi sono:<\/p>\n<ul style=\"list-style-type: square;\">\n<li>valutare la procedura amministrativa;<\/li>\n<li>preparare un manuale di gestione dei documenti, pubblicarlo sul sito dell\u2019organizzazione e vigilare che sia osservato;<\/li>\n<li>autorizzare le eventuali operazioni di annullamento della registrazione di protocollo;<\/li>\n<li>occuparsi dell\u2019accesso ai documenti e regolarne il flusso;<\/li>\n<li>curare l\u2019apertura, l\u2019uso e la chiusura del registro di protocollazione di emergenza.<\/li>\n<\/ul>\n<p>Sempre secondo la <a title=\"Un riepilogo sulla normativa per la gestione documentale\" href=\"\/it\/blog\/news\/un-riepilogo-sulla-normativa-per-la-gestione-documentale\">normativa<\/a> sopra citata, il responsabile della gestione documentale deve essere interno alla PA e le sue funzioni possono venire delegate ad altri soggetti che saranno suoi vicari; egli inoltre pu\u00f2 essere affiancato da un terzo in qualit\u00e0 di consulente, con i compiti di predisporre lo schema del <a title=\"Manuale di gestione documentale: che cos'\u00e8 e a che cosa serve\" href=\"\/it\/blog\/news\/manuale-di-gestione-documentale-che-cose-e-a-che-cosa-serve\">manuale di gestione<\/a>.<\/p>\n<h3 class=\"bg-grey spacer-in-1 spacer-in-left-1 spacer-in-right-1 text-pink bold\" style=\"text-align: left;\"><span class=\"fa fa-book h1\"><\/span>\u00a0I compiti del Responsabile della Conservazione digitale<\/h3>\n<p>Il Responsabile della Conservazione digitale si occupa principalmente delle seguenti attivit\u00e0:<\/p>\n<ul style=\"list-style-type: square;\">\n<li>definisce le caratteristiche e i requisiti del sistema di conservazione a seconda della tipologia dei documenti da conservare;<\/li>\n<li>gestisce il processo di conservazione e ne assicura nel tempo la conformit\u00e0 alla normativa vigente, monitorandone la corretta funzionalit\u00e0;<\/li>\n<li>genera il rapporto di versamento (cio\u00e8 il documento informatico, solitamente un file XML, che attesta l\u2019avvenuta presa in carico da parte del sistema di conservazione) secondo le modalit\u00e0 previste dal manuale di conservazione;<\/li>\n<li>genera e sottoscrive il pacchetto di distribuzione con firma digitale o firma elettronica qualificata, nei casi previsti dal manuale di conservazione;<\/li>\n<li>verifica periodicamente, con cadenza non superiore ai cinque anni, l\u2019integrit\u00e0 degli archivi e la leggibilit\u00e0 degli stessi;<\/li>\n<li>adotta le misure necessarie per la sicurezza fisica e logica del sistema di conservazione, oltre che per rilevare tempestivamente l\u2019eventuale degrado dei sistemi di memorizzazione e delle registrazioni per risolvere eventuali problemi, inclusi quelli di obsolescenza dei formati;<\/li>\n<li>nei casi in cui sia previsto il suo intervento, assicura la presenza di un pubblico ufficiale, garantendogli l\u2019assistenza e le risorse necessarie per compiere le sue attivit\u00e0, ugualmente assiste gli organismi competenti nelle loro attivit\u00e0 di verifica e vigilanza;<\/li>\n<li>provvede, per gli organi giudiziari e amministrativi dello Stato, al versamento dei documenti conservati all\u2019archivio centrale dello Stato e agli archivi di Stato secondo quanto previsto dalle norme;<\/li>\n<li>redige il Manuale della Conservazione e ne cura l\u2019aggiornamento periodico e secondo i cambiamenti normativi, organizzativi, procedurali o tecnologici rilevanti.<\/li>\n<\/ul>\n<p>Nelle aziende il responsabile della <a title=\"Obblighi Conservazione Digitale\" href=\"\/it\/blog\/normativa\/conservazione-digitale\">conservazione digitale<\/a> pu\u00f2 essere esterno e quindi un soggetto terzo, in particolare l\u2019articolo 44 del Codice dell\u2019Amministrazione Digitale specifica che, in tal caso, si dovr\u00e0 scegliere uno dei conservatori accreditati ad Agid. Il responsabile della conservazione pu\u00f2 delegare il processo, o una sua parte, ad altri soggetti che abbiano le adeguate capacit\u00e0, ovviamente formalizzando le specifiche funzioni e competenze con un contratto di outsourcing.<\/p>\n<blockquote>\n<h3><i class=\"far fa-calendar-check \" ><\/i> Ecco perch\u00e9 tutte le aziende devono avere un Responsabile della Conservazione digitale, le novit\u00e0 2022\/2023<\/h3>\n<p>Il Responsabile della Conservazione \u00e8 uno dei principali argomenti trattati nelle nuove Linee guida su formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici redatte da AgID \u2013 Agenzia per l\u2019Italia Digitale, in vigore dall\u2019inizio del 2022.<\/p>\n<p>Nella regolamentazione \u00e8 infatti stabilito che, mentre sino a fine 2021 i responsabili della procedura di conservazione era sufficiente che fossero i conservatori accreditati, per AgID dall\u2019anno scorso ogni <strong>organizzazione pubblica e privata \u00e8 tenuta ad avere un suo Responsabile della Conservazione, una figura che abbia skill informatici, archivistici e legali<\/strong>.<\/p>\n<p>Nelle organizzazioni private il Responsabile della Conservazione pu\u00f2 essere esterno all\u2019organizzazione, ma deve essere un<strong> soggetto diverso dal fornitore del servizio di conservazione (che a sua volta deve avere un Responsabile del servizio di conservazione), anche se, naturalmente, a quest\u2019ultimo possono essere delegate varie attivit\u00e0<\/strong> del Responsabile della Conservazione. A tale proposito, per\u00f2, vi sono alcuni task che non possono essere delegati, tra cui la predisposizione e l\u2019aggiornamento del Manuale di Conservazione.<\/p><\/blockquote>\n<hr \/>\n<h3><em>Esempi Pratici e Coinvolgimento Interdipartimentale:<\/em><\/h3>\n<p><strong>Gestione di Situazioni Critiche<em>: <\/em><\/strong>In situazioni di emergenza come attacchi informatici o disastri naturali, il Responsabile della Conservazione Digitale lavora per garantire la continuit\u00e0 operativa e il ripristino dei documenti cruciali. Collabora con il reparto IT per implementare soluzioni di sicurezza e con il legale per assicurare la conformit\u00e0 normativa.<\/p>\n<p><strong>Collaborazione Interdipartimentale<em>: <\/em><\/strong>il Responsabile della Gestione Documentale collabora con il responsabile della sicurezza, il responsabile dei dati personali e altri dipartimenti per garantire un flusso documentale efficace e sicuro all&#8217;interno dell&#8217;organizzazione.<\/p>\n<h3><em>Requisiti di Formazione e Competenze:<\/em><\/h3>\n<p><strong>Corsi e Competenze Raccomandati: <\/strong>per eccellere in questi ruoli, \u00e8 consigliabile sviluppare competenze multidisciplinari attraverso corsi di formazione specializzati. Si consiglia di ottenere conoscenze approfondite in archivistica digitale, sicurezza informatica e regolamenti sulla privacy dei dati.<\/p>\n<p><strong>Sviluppo di Competenze Multidisciplinari:<\/strong> per gestire con successo la documentazione digitale, \u00e8 necessario combinare competenze tecniche, comprensione legale e conoscenze archivistiche specifiche.<\/p>\n<h3><em>Prospettive Future e Innovazioni:<\/em><\/h3>\n<p>Si prevede un continuo adattamento alle nuove tecnologie emergenti come l&#8217;IA e la blockchain, con una maggiore enfasi sulla conformit\u00e0 normativa e sulla sicurezza dei dati nella gestione documentale.<\/p>\n<p>Le innovazioni tecnologiche influenzeranno ulteriormente il modo in cui i Responsabili della <strong>Conservazione<\/strong> e della <strong>Gestione Documentale<\/strong> operano, richiedendo un costante aggiornamento delle competenze per adattarsi a questo scenario in evoluzione.<\/p>\n<hr \/>\n<p class=\"h4\" style=\"text-align: center;\"><em>Avvalersene gi\u00e0 da oggi di un <strong>sistema documentale<\/strong> completo significa arrivare preparati e con gradualit\u00e0 ad un importante cambiamento di offerta sul mercato e sfruttarne da subito i <strong>vantaggi<\/strong> in termini di <strong>sicurezza<\/strong>, <strong>spazio<\/strong>, <strong>tempo<\/strong> e <strong>denaro<\/strong>.<\/em><\/p>\n<p class=\"text-pink h3\" style=\"text-align: center;\">MIGLIORA LA GESTIONE DEI DOCUMENTI AZIENDALI!<\/p>\n<p class=\"text-pink h3 h4\" style=\"text-align: center;\">Se non lo hai ancora fatto, scarica la tua copia gratuita della guida: <span><strong>Gestione del flusso documentale<\/strong>\u201d\u00a0<\/span>e scoprirai i passi da seguire!<\/p>\n<p>&nbsp;<\/p>\n<p class=\"text-pink h3 h4\" style=\"text-align: center;\"><strong><a class=\"btn btn-info btn-lg\" href=\"\/it\/infografica-gestione-del-flusso-documentale\">SCARICA LA TUA COPIA QUI<\/a><\/strong><\/p>\n<p>&nbsp;<\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"<p>Cosa fa il Responsabile della Gestione Documentale e quali sono i compiti del Responsabile della Conservazione Digitale? 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