{"id":8627,"date":"2020-12-26T14:52:00","date_gmt":"2020-12-26T13:52:00","guid":{"rendered":"https:\/\/www.topconsult.it\/chi-e-il-responsabile-della-conservazione-digitale-dei-documenti\/"},"modified":"2023-10-27T13:50:59","modified_gmt":"2023-10-27T11:50:59","slug":"chi-e-il-responsabile-della-conservazione-digitale-dei-documenti","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/www.topconsult.it\/it\/blog\/news\/chi-e-il-responsabile-della-conservazione-digitale-dei-documenti","title":{"rendered":"Chi \u00e8 il responsabile della conservazione digitale dei documenti?"},"content":{"rendered":"

Ultimo aggiornamento: 27\/10\/2023<\/p>

Nel processo di conservazione digitale dei documenti ci sono 3 attori fondamentali: il produttore<\/strong> del documento, l\u2019utente e il responsabile della conservazione<\/strong>, ognuno di questi ha compiti e prerogative diverse.<\/p>\n

In particolare, il produttore, ossia colui che si \u00e8 occupato di creare il documento<\/strong>, ha la funzione di creare il pacchetto di versamento (ovvero il documento informatico, tipicamente un file XML, da cui attendere l\u2019avvenuta presa in carico dal sistema di conservazione) ed \u00e8 cio\u00e8 responsabile del trasferimento stesso al sistema di conservazione del documento con tutti i suoi metadati, cio\u00e8 ci\u00f2 che identifica in modo permanente gli oggetti digitali e le loro relazioni, permettendo la memorizzazione di meccanismi tecnici e procedurali di formazione, dei privilegi di accesso, della descrizione del contesto di produzione che caratterizza ciascun originale. L\u2019utente, dal canto suo, ha la facolt\u00e0 di richiedere al sistema di conservazione di poter fruire delle informazioni, secondo i termini normativi.<\/p>\n

\n

\"Chi<\/span><\/p>\n

\n

Il responsabile della conservazione digitale<\/a><\/strong>\u00a0dei documenti \u00e8 colui che definisce e attua tutte le politiche relative al sistema di conservazione, lo governa con piena responsabilit\u00e0 e autonomia, in relazione al modello organizzativo adottato, e fornisce poi agli utenti ci\u00f2 di cui hanno bisogno.<\/p>\n

Si tratta quindi di una figura fondamentale che, per legge, deve essere presente in tutte le pubbliche amministrazioni, nelle aziende private cos\u00ec come negli studi professionali<\/strong>, il responsabile della conservazione digitale si deve dedicare ai flussi in entrata e in uscita dei documenti e ne garantisce la conservazione digitale stessa al fine che essi mantengano la loro validit\u00e0 giuridica e probatoria.<\/p>\n

Il responsabile della conservazione \u00e8 tenuto a collaborare, in primo luogo con il responsabile della gestione documentale<\/a> e, inoltre, con i responsabili della sicurezza, dei sistemi IT, del trattamento dei dati personale.<\/p>\n

\"Soluzione<\/a><\/p>\n

<\/span>\u00a0Che cosa fa il responsabile della conservazione digitale<\/h3>\n

Qui di seguito, sintetizzate, le principali attivit\u00e0 che devono essere svolte dal responsabile della conservazione digitale dei documenti, secondo quanto stabilito nelle nuove regole tecniche<\/a> attuative del CAD-Codice dell\u2019amministrazione digitale (articolo 44) diventate obbligatorie dal marzo 2017 (che hanno, tra l\u2019altro, reso superata la delibera Cnipa 11\/2004 e la dicitura stessa \u201cconservazione sostitutiva\u201d sino ad allora utilizzata).<\/p>\n

    \n
  1. Redigere il Manuale della Conservazione<\/strong> che \u00e8 il documento informatico all\u2019interno del quale \u00e8 possibile trovare l\u2019organizzazione e il modello di funzionamento del processo di Conservazione digitale a norma, i soggetti che ne sono coinvolti e i loro ruoli, la descrizione delle architetture e delle infrastrutture in uso, le misure di sicurezza e tutte le altre informazioni utili alla gestione e alla verifica del buon andamento, nel tempo, del sistema di Conservazione; cura poi l\u2019aggiornamento periodico di tale Manuale in base ai cambiamenti normativi, organizzativi, procedurali o tecnologici rilevanti.<\/li>\n
  2. Definire le caratteristiche e i requisiti del sistema di conservazione<\/strong> a seconda della tipologia dei documenti da conservare.<\/li>\n
  3. Gestire il processo di conservazione nel suo complesso<\/strong>, garantendone nel tempo la conformit\u00e0 alla normativa vigente e la corretta funzionalit\u00e0.<\/li>\n
  4. Acquisire e verificare il pacchetto di versamento e generare il rapporto di versamento<\/strong>, secondo le modalit\u00e0 previste dal Manuale di conservazione e poi\u2026<\/li>\n
  5. \u2026 preparare il pacchetto di archiviazione<\/strong>, cio\u00e8 il documento informatico che sancisce il caricamento dei file in un determinato momento e la sua conservazione a norma di legge.<\/li>\n
  6. Creare e sottoscrivere il pacchetto di distribuzione<\/strong> con firma digitale o firma elettronica qualificata, secondo i casi previsti e produrre duplicate e copie informatiche.<\/li>\n
  7. Effettuare lo scarto dei documenti su eventuale indicazione del produttore<\/strong>.<\/li>\n
  8. Verificare periodicamente, o per lo meno ogni cinque anni, l\u2019integrit\u00e0 degli archivi e la leggibilit\u00e0<\/strong> dei documenti.<\/li>\n
  9. Adottare le misure necessarie per la sicurezza fisica e logica del sistema di conservazione<\/strong>, oltre che per rilevare tempestivamente l\u2019eventuale degrado dei sistemi stessi (inclusa l\u2019obsolescenza dei formati, pu\u00f2 infatti accadere che, avendo utilizzato hardware o software non pi\u00f9 disponibili dopo un certo periodo di tempo si rischi che le informazioni vadano perdute e non siano pi\u00f9 raggiungibili, \u00e8 quindi necessario che il responsabile della conservazione metta al riparo da tale pericolo).<\/li>\n
  10. Assicurare la presenza di un pubblico ufficiale, in ogni caso sia previsto il suo intervento, e assisterlo nelle sue attivit\u00e0<\/strong> fornendogli tutte le risorse utili per svolgere attivit\u00e0 di verifica.<\/li>\n
  11. Provvedere, per gli organi giudiziari e amministrativi dello Stato, al versamento dei documenti conservati all\u2019archivio centrale dello Stato e agli archivi di Stato<\/strong>, secondo quanto previsto dalle norme.<\/li>\n<\/ol>\n
    \n

    <\/i> Il responsabile della conservazione e le nuove Linee Guida<\/h3>\n

    Nelle nuove linee guida sulla formazione, gestione e conservazione dei documenti informativi in vigore dal 2022, tra le varie novit\u00e0, sono stati ridefiniti i ruoli degli attori che prendono parte al processo di gestione documentale e, nello specifico, alla conservazione<\/strong> degli oggetti digitali.<\/p>\n

    In particolare, \u00e8 previsto che il Responsabile della Conservazione sia inserito nell\u2019organigramma nella PA e anche nelle aziende private<\/strong>. Le aziende possono, infatti, affidare a un outsourcer la conservazione di tutti o parte dei documenti aziendali. Tale fornitore del servizio, a sua volta, risponde al Responsabile del servizio di conservazione: tuttavia, i due profili non vanno confusi e servono entrambi, rappresentati da soggetti giuridici diversi tra loro.<\/p>\n

    \u00c8 importante infine ricordare, per completezza, che nelle nuove linee guida \u00e8 identificata un\u2019ulteriore figura, ossia il Responsabile dei sistemi informativi per la conservazione<\/strong>: questi \u00e8 tenuto a coordinare \u201ci sistemi informativi all\u2019interno del conservatore accreditato\u201d.<\/p><\/blockquote>\n

    Il responsabile della conservazione digitale dei documenti interno all\u2019organizzazione pu\u00f2 decidere di affidare il processo di conservazione, o parte di esso, in outsourcing a realt\u00e0 pubbliche o private che offrano tutte le garanzie organizzative e tecnologiche necessarie<\/strong>. Il responsabile della conservazione esterno fa per\u00f2 diretto riferimento alla figura interna la quale formalizza un vero e proprio contratto, che entra nel dettaglio di funzioni e competenze delegate, e che ha il compito di vigilare sulla corretta realizzazione del processo di conservazione.<\/p>\n

    \n

    Avvalersene gi\u00e0 da oggi di un sistema documentale<\/strong> completo significa arrivare preparati e con gradualit\u00e0 ad un importante cambiamento di offerta sul mercato e sfruttarne da subito i vantaggi<\/strong> in termini di sicurezza<\/strong>, spazio<\/strong>, tempo<\/strong> e denaro<\/strong>.<\/em><\/p>\n

    MIGLIORA LA GESTIONE DEI DOCUMENTI AZIENDALI!<\/p>\n

    Se non lo hai ancora fatto, scarica la tua copia gratuita della guida: Gestione del flusso documentale<\/strong>\u201d\u00a0<\/span>e scoprirai i passi da seguire!<\/p>\n

     <\/p>\n

     <\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"

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