{"id":8642,"date":"2020-09-22T15:10:00","date_gmt":"2020-09-22T13:10:00","guid":{"rendered":"https:\/\/www.topconsult.it\/conservazione-digitale-o-sostitutiva-le-regole-e-le-tecniche-da-seguire-per-farla-al-meglio\/"},"modified":"2024-03-14T11:44:50","modified_gmt":"2024-03-14T10:44:50","slug":"conservazione-digitale-o-sostitutiva-le-regole-e-le-tecniche-da-seguire-per-farla-al-meglio","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/www.topconsult.it\/it\/blog\/news\/conservazione-digitale-o-sostitutiva-le-regole-e-le-tecniche-da-seguire-per-farla-al-meglio","title":{"rendered":"Conservazione digitale o sostitutiva: le regole e le tecniche da seguire per farla al meglio"},"content":{"rendered":"

Premesso che le regole tecniche attuative del CAD<\/a>-Codice dell\u2019amministrazione digitale (articolo 44) diventate obbligatorie dal marzo 2017 hanno reso superata la delibera Cnipa 11\/2004 e la dicitura \u201cconservazione sostitutiva\u201d sino ad allora utilizzata, la definizione di conservazione digitale<\/a> fa riferimento a tutte le attivit\u00e0 svolte per salvaguardare e custodire nel tempo gli archivi di documenti e dati senza ricorrere in alcun modo alla carta<\/strong>. La normativa richiede che tale protezione sia garantita nel lungo periodo e che si abbia la sicurezza di poter recuperare le informazioni con facilit\u00e0 e nella identica modalit\u00e0 in cui sono state prodotte.<\/p>\n

\"Conservazione<\/span><\/p>\n

\u00a0<\/span>Che cosa fare per realizzare un processo di conservazione digitale a norma di legge<\/h2>\n

Per conservare in maniera corretta i documenti digitali (cio\u00e8 la rappresentazione informatica di atti e fatti giuridicamente rilevanti che vanta caratteristiche di integrit\u00e0 e immodificabilit\u00e0) \u00e8 necessario proteggere i metadati<\/strong> che li identificano in modo permanente, ne consentono la memorizzazione dei meccanismi tecnici e procedurali di formazione, i privilegi di accesso e, ancora, la descrizione di chi li ha prodotti. Si tratta, in pratica, di poter mantenere gli stessi bit registrati al momento della creazione del file al fine di recuperare tutte le informazioni contenute nell\u2019originale. Non solo, serve preservare il vincolo archivistico che consiste nelle relazioni logiche e formali per la conservazione degli archivi<\/strong>. I requisiti del sistema di conservazione devono dunque essere tali da assicurare di poter identificare il soggetto che ha prodotto il documento, l\u2019area in cui lavora e l\u2019insieme della documentazione che fa riferimento a una certa pratica.<\/p>\n

Tutto questo deve essere spiegato e messo per iscritto: secondo la legge ogni organizzazione deve infatti predisporre un Manuale di conservazione<\/strong> che illustri nel dettaglio l\u2019organizzazione e la descrizione del processo, il suo modello di funzionamento, le tecnologie e le architetture utilizzate per renderlo operativo e tutte le misure di sicurezza adottate per tutelarlo.<\/p>\n

Imprese ed enti pubblici possono scegliere due strade per compiere la conservazione digitale: svolgere tutto il processo al proprio interno (in house) o delegarlo in tutto o in parte a fornitori esterni che, naturalmente, abbiano le competenze tecniche e organizzative adeguate (outsourcing).<\/p>\n

\"Gestione<\/a><\/p>\n

\u00a0<\/span>Il responsabile della conservazione digitale, un personaggio chiave di questo processo<\/h2>\n

AgID ha individuato 3 fasi principali nel processo di conservazione digitale<\/a>: la formazione della memoria digitale; il trasferimento degli oggetti da conservare dal produttore al conservatore e l\u2019accesso e la fruizione di quanto archiviato. Di conseguenza vi sono 3 figure fondamentali che ruotano attorno al processo stesso: il produttore dei documenti, il responsabile della conservazione digitale<\/a> e l\u2019utente di ci\u00f2 che viene conservato. <\/strong><\/p>\n

Il primo, una volta creato il documento, si occupa del suo trasferimento al sistema di conservazione e ci\u00f2 avviene inviando il pacchetto di versamento (ossia un XML da cui attendere l\u2019avvenuta presa in carico dal sistema). L\u2019utente, naturalmente, ha la facolt\u00e0, secondo i termini di legge, di richiedere l\u2019accesso ai documenti archiviati.<\/p>\n

Il responsabile della conservazione digitale<\/a><\/strong> \u00e8 una figura fondamentale che deve essere presente in tutte le aziende private, in quelle pubbliche e anche negli studi professionali. Egli in modo autonomo, ma coordinando la propria attivit\u00e0 con il responsabile della gestione documentale e i responsabili della sicurezza e del trattamento dei dati personali, dei sistemi IT, definisce e segue la messa in pratica di tutto quel che riguarda la conservazione digitale dei documenti<\/a> e il loro successivo utilizzo.<\/p>\n

Le principali attivit\u00e0 del responsabile della Conservazione Digitale o Sostitutiva<\/h3>\n

Qui di seguito le principali attivit\u00e0 che fanno capo a questo profilo professionale:<\/em><\/p>\n

    \n
  1. Preparazione del Manuale della Conservazione<\/strong>, ne cura poi l\u2019aggiornamento periodico a seconda dei cambiamenti normativi, organizzativi, procedurali o tecnologici rilevanti.<\/li>\n
  2. Definizione delle caratteristiche e dei requisiti del sistema di conservazione<\/strong> in base alla tipologia dei documenti da conservare<\/a>.<\/span><\/li>\n
  3. Gestione del processo di conservazione nel suo complesso<\/strong> per garantire nel tempo la conformit\u00e0 alla normativa vigente e la corretta funzionalit\u00e0 (questa figura \u00e8 responsabile anche del rapporto con l\u2019eventuale fornitore di servizio in outsourcing<\/a>).<\/li>\n
  4. Acquisizione e verifica del pacchetto di versamento e generazione del rapporto di versamento<\/strong>, secondo le modalit\u00e0 previste dal Manuale di conservazione e poi creazione del pacchetto di archiviazione<\/strong>, cio\u00e8 il documento informatico<\/a> che sancisce il caricamento dei file in un determinato momento e la sua conservazione a norma di legge. Quindi, sottoscrizione del pacchetto di distribuzione<\/strong> con firma digitale<\/a> o firma elettronica<\/a> qualificata, secondo i casi previsti, e produzione quando richiesti di duplicati e copie informatiche.
    \n
    \n<\/span><\/span><\/li>\n
  5. Scarto dei documenti in caso di indicazione del produttore<\/strong>.<\/li>\n
  6. Verifica periodicamente, o per lo meno ogni cinque anni, dell\u2019integrit\u00e0 degli archivi e della leggibilit\u00e0<\/strong> dei documenti.<\/li>\n
  7. Adozione delle misure necessarie per la sicurezza fisica e logica del sistema di conservazione<\/strong>, oltre che per rilevare tempestivamente l\u2019eventuale degrado dei sistemi stessi (inclusa l\u2019obsolescenza dei formati).<\/li>\n
  8. Supporto agli organi giudiziari e amministrativi dello Stato in caso sia previsto il loro intervento per attivit\u00e0 di verifica<\/strong> per fornire tutte le risorse utili.<\/li>\n<\/ol>\n
    \n

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     <\/p>\n

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     <\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"

    Scopri come realizzare un processo di conservazione digitale a norma di legge, il manuale da seguire e le principali attivit\u00e0 del responsabile della conservazione. 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