{"id":8645,"date":"2020-12-10T15:24:00","date_gmt":"2020-12-10T14:24:00","guid":{"rendered":"https:\/\/www.topconsult.it\/quali-sono-i-vantaggi-di-un-software-per-la-conservazione-digitale-dei-documenti\/"},"modified":"2022-12-12T19:04:51","modified_gmt":"2022-12-12T18:04:51","slug":"quali-sono-i-vantaggi-di-un-software-per-la-conservazione-digitale-dei-documenti","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/www.topconsult.it\/it\/blog\/news\/quali-sono-i-vantaggi-di-un-software-per-la-conservazione-digitale-dei-documenti","title":{"rendered":"Quali sono i vantaggi di un software per la conservazione digitale dei documenti"},"content":{"rendered":"

Fare conservazione digitale dei documenti significa essere in grado di compiere le attività necessarie per proteggere e mantenere inalterati nel tempo i documenti informatici<\/strong> e, più in generale, gli archivi di dati senza<\/strong> utilizzare supporti cartacei<\/strong>. Tutto questo deve essere svolto secondo leggi specifiche e recenti (si tratta infatti di ottemperare alle Norme attuative del CAD – Codice dell’amministrazione digitale divenute obbligatorie dal marzo 2017).<\/p>\n

\"Quali<\/span><\/p>\n

In tale ambito Top Consult propone Lex<\/strong>, il suo modulo per la conservazione digitale<\/strong> che si inserisce nella piattaforma completa di gestione documentale TopMedia Social Ned<\/a> dell’azienda. Naturalmente conforme alle norme vigenti per la gestione dei pacchetti informativi di archiviazione, esso può essere utilizzato sia in house<\/strong> (ossia presso l’organizzazione dell’utente) sia in outsourcing<\/strong> (in questo caso, il processo è in parte o del tutto affidato a Top Consult stessa). Il primo grande vantaggio riconducibile all’utilizzo di un software per la conservazione digitale<\/a> è infatti quello di poter essere certi di rispettare le regole<\/strong> che stabiliscono non solo le caratteristiche dei sistemi informatici<\/strong> usati, ma anche i modelli organizzativi<\/strong>, i ruoli<\/strong> e le responsabilità<\/strong> delle figure che ruotano attorno a questo processo, primo fra tutti il responsabile della conservazione digitale che deve per legge essere nominato da ogni realtà.<\/p>\n

Si tratta di questioni che riguardano quindi differenti aspetti e divisioni aziendali e che non necessitano solo di competenze tecniche relative ai singoli programmi. Proprio per questo nell’offerta Top Consult vi sono più componenti che la rendono un vero e proprio servizio di conservazione digitale a 360 gradi.<\/p>\n

 <\/span>Software per la conservazione sostitutiva o digitale, ecco perché usarlo<\/h3>\n

Come già accennato, conservare digitalmente i documenti significa far scomparire dall’azienda la carta e tutti i costi<\/strong> che questa comporta (ossia quelli relativi alla stampa, ai tempi di archiviazione e di recupero dei faldoni, all’affitto e gestione degli spazi fisici e dei magazzini necessari eccetera).<\/p>\n

Usare un software di conservazione digitale è, d’altra parte, il naturale completamento della gestione digitale dei processi aziendali<\/a> e offre la preziosa possibilità di avere un maggiore controllo sull’intero flusso documentale<\/strong>.<\/p>\n

Avere un archivio digitale significa inoltre poter trovare velocemente i documenti e ogni informazione in essi contenuta e, quindi, accrescere l’efficienza dell’organizzazione<\/strong> da vari punti di vista. Prima di tutto, ciò avviene perché si liberano tempo e risorse altrimenti dedicate ad attività ripetitive e facilmente automatizzabili, quali per esempio appunto la ricerca. A tal proposito, è quindi favorito un aumento della produttività in quanto coloro che sono liberati da mansioni compiute dal software possono dedicarsi ad altre attività.<\/p>\n

Sfruttare una software di gestione documentale serve poi per evitare errori<\/strong> manuali di classificazione, ritardi nella disponibilità dei documenti stessi eccetera.<\/p>\n

Arrivando più nello specifico ai risparmi economici, Top Consult analizzando i risultati ottenuti dalla propria soluzione presso i clienti, ha calcolato che essi hanno potuto beneficiare di una riduzione dei tempi di ricerca pari al 90% e dell’80% di quelli relativi all’archiviazione<\/strong>.<\/p>\n

Per capire quali sono i valori assoluti che tale diminuzione di tempo speso nelle attività ha generato, i consulenti di Top Consult hanno stimato che in una organizzazione dove 3 manager, 5 quadri, 1 professionale, 14 impiegati e 2 segretarie (per un totale di 25 persone che si occupano del processo di conservazione) l’adozione del proprio tool per occuparsi dei compiti di archiviazione e ricerca manuali ha fatto risparmiare 116.331 euro in un anno, se si considera la spesa necessaria per avere il software di conservazione digitale<\/a> il ROI triennale è di circa 250mila euro.<\/p>\n

\"Dalla<\/span><\/a><\/p>\n

 <\/span>I servizi aggiuntivi che caratterizzano il software per la gestione documentale di Top Consult<\/h3>\n

Formazione e consulenza sono i plus garantiti dall’offerta Top Consult in ambito di conservazione digitale. L’azienda fornisce infatti due servizi, Conlex 2.0 e Manlex 2.0<\/a>, che completano la sua proposizione consentendo alle aziende di mettersi al riparo da eventuali problemi legali e tecnici.<\/p>\n