{"id":8689,"date":"2020-07-02T00:00:00","date_gmt":"2020-07-01T22:00:00","guid":{"rendered":"https:\/\/www.topconsult.it\/digitalizzazione-dei-documenti-aziendali-da-cosa-cominciare\/"},"modified":"2024-11-20T14:55:23","modified_gmt":"2024-11-20T13:55:23","slug":"digitalizzazione-dei-documenti-aziendali-da-cosa-cominciare","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/www.topconsult.it\/it\/blog\/news\/digitalizzazione-dei-documenti-aziendali-da-cosa-cominciare","title":{"rendered":"Digitalizzazione dei documenti aziendali: da cosa cominciare?"},"content":{"rendered":"\t\t<div data-elementor-type=\"wp-post\" data-elementor-id=\"8689\" class=\"elementor elementor-8689\" data-elementor-post-type=\"post\">\n\t\t\t\t\t\t<section class=\"elementor-section elementor-top-section elementor-element elementor-element-30961899 elementor-section-boxed elementor-section-height-default elementor-section-height-default\" data-id=\"30961899\" data-element_type=\"section\" data-e-type=\"section\">\n\t\t\t\t\t\t<div class=\"elementor-container elementor-column-gap-default\">\n\t\t\t\t\t<div class=\"elementor-column elementor-col-100 elementor-top-column elementor-element elementor-element-1fe124e\" data-id=\"1fe124e\" data-element_type=\"column\" data-e-type=\"column\">\n\t\t\t<div class=\"elementor-widget-wrap elementor-element-populated\">\n\t\t\t\t\t\t<div class=\"elementor-element elementor-element-7634c31 elementor-widget elementor-widget-text-editor\" data-id=\"7634c31\" data-element_type=\"widget\" data-e-type=\"widget\" data-widget_type=\"text-editor.default\">\n\t\t\t\t<div class=\"elementor-widget-container\">\n\t\t\t\t\t\t\t\t\t<p>Con l\u2019introduzione dell\u2019obbligo della fatturazione elettronica tra privati nel 2019, le aziende, a qualsiasi punto del proprio percorso di digitalizzazione dei documenti fossero, hanno dovuto organizzarsi per questa grande rivoluzione. E le ripercussioni positive non si sono fatte attendere: <strong>a met\u00e0 dell\u2019anno scorso (cio\u00e8 dopo soli 6 mesi dall\u2019entrata in vigore dell\u2019obbligo) oltre la met\u00e0 delle imprese interpellate per l\u2019Osservatorio Fatturazione Elettronica &amp; eCommerce B2B della School of Management del Politecnico di Milano dichiaravano di avere sperimentato benefici sul processo di ricezione dei documenti fiscali e il 30% di aver ottenuto miglioramenti anche nella fase di invio<\/strong>.<\/p><p>\u00c8 interessante sottolineare che tra i dati si legge che <strong>nelle organizzazioni si sono apprezzate in particolare le possibilit\u00e0 di accedere a nuovi flussi di dati (preziosi per ottimizzare i processi) e, inoltre, si \u00e8 dato impulso all\u2019adozione di strumenti digitali e alla <a title=\"Come si realizza la digitalizzazione dei processi con la gestione documentale collaborativa?\" href=\"\/it\/blog\/news\/come-si-realizza-la-digitalizzazione-dei-processi-con-la-gestione-documentale-collaborativa\">digitalizzazione<\/a> dei documenti aziendali<\/strong>.<\/p><p>La disposizione legislativa sulle e-fatture (cos\u00ec come sta avvenendo con l\u2019<a title=\"Gestione Documenti UBL XML: la soluzione Top Consult per il NSO\" href=\"\/it\/blog\/news\/gestione-documenti-ubl-xml-la-soluzione-top-consult-per-il-nso\">obbligo di uso del NSO \u2013 Nodo Smistamento Ordini<\/a> per le realt\u00e0 che servono il sistema sanitario e dello scontrino elettronico per tutti gli esercizi commerciali) ha infatti promosso un nuovo approccio all\u2019intera gestione amministrativa e sta spingendo le aziende a valutare l\u2019efficacia della gestione elettronica di tutti i documenti relativi all\u2019attivit\u00e0 aziendale a partire dagli ordini, ai contratti, sino ai DDT \u2013 documenti di trasporto.<\/p><h3 class=\"bg-grey spacer-in-left-1 spacer-in-right-1 text-pink bold h3\" style=\"text-align: left;\"><span class=\"fa fa-server h1\">\u00a0<\/span>Dematerializzazione e digitalizzazione dei documenti<\/h3><p>Le tecnologie hardware e software rendono molto semplice abilitare un processo di gestione dei documenti che garantisca maggiore efficienza e un aumento della produttivit\u00e0.<\/p><p>A questo proposito le aziende devono procedere in due modi:<\/p><ul style=\"list-style-type: square;\"><li>Da un lato, quando il documento \u00e8 cartaceo, procedere alla <strong><a title=\"Gestione documentale e dematerializzazione: facciamo chiarezza\" href=\"\/it\/blog\/news\/gestione-documentale-e-dematerializzazione-facciamo-chiarezza\">dematerializzazione<\/a> dei documenti<\/strong>: ossia alla sostituzione dei supporti tradizionali con file digitali, realizzati con tutte le caratteristiche necessarie per sostituire, ove possibile, l\u2019originale.<\/li><li>Dall\u2019altro, quando il documento \u00e8 nativamente digitale, tendere alla <strong>digitalizzazione dei documenti<\/strong>, ovvero adottare processi aziendali che prevedano che i documenti siano sempre e solo virtuali.<\/li><\/ul><p>In entrambi i casi, naturalmente, i documenti informatici correttamente predisposti vanno conservati seguendo le regole fissate per la <a title=\"Conservazione digitale o sostitutiva: le regole e le tecniche da seguire per farla al meglio\" href=\"\/it\/blog\/news\/conservazione-digitale-o-sostitutiva-le-regole-e-le-tecniche-da-seguire-per-farla-al-meglio\"><strong>conservazione sostitutiva<\/strong><\/a>, in modo da poter costruire un archivio documentale digitale a norma di legge e mettere al sicuro i file, mantenendo inalterato il loro valore legale.<\/p><h3 class=\"bg-grey spacer-in-left-1 spacer-in-right-1 text-pink bold h3\" style=\"text-align: left;\"><span class=\"fa fa-line-chart h1\">\u00a0<\/span>Digitalizzazione di tutti i documenti, i vantaggi<\/h3><p>Procedere alla digitalizzazione dei documenti aziendali significa poter sfruttare una serie di <a title=\"I vantaggi della gestione documentale collaborativa\" href=\"\/it\/blog\/news\/i-vantaggi-della-gestione-documentale-collaborativa\">vantaggi<\/a> che vanno da quelli economici a tutti i benefici dal punto di vista della razionalizzazione e ottimizzazione dei processi aziendali.<\/p><p>Dal primo punto di vista, \u00e8 indubbio che dover gestire numerosi faldoni comporta lo <strong>spreco di un grande quantitativo di carta e inchiostro<\/strong>, cos\u00ec come la necessit\u00e0 di avere <strong>ampi spazi per costruire gli archivi fisici<\/strong>. A ci\u00f2 si aggiunga il <strong>tempo speso dalle persone <\/strong>per predisporre tali archivi, per cercare quello di cui hanno bisogno e poi per rimetterlo a posto (con tutti i rischi relativi alla possibilit\u00e0 di compiere errori durante queste operazioni).<\/p><p>Con file digitali archiviati in modo sicuro, dopo un efficace operazione di indicizzazione, tutti questi problemi sono superati.<\/p><p>Pi\u00f9 nello specifico, infatti, <strong>utilizzando <a title=\"Gestione documentale in cloud: caratteristiche e vantaggi\" href=\"\/it\/blog\/news\/gestione-documentale-in-cloud-caratteristiche-e-vantaggi\">software per la gestione documentale elettronica<\/a> \u00e8 possibile<\/strong>:<\/p><ul style=\"list-style-type: square;\"><li>gestire rapidamente i contenuti informativi sia prodotti sia ricevuti (riducendo al minimo le possibilit\u00e0 di errori);<\/li><li>salvarne i metadati (cio\u00e8 quelle informazioni che contraddistinguono i file rendendoli identificabili in modo permanente);<\/li><li>caratterizzarli con parole chiave specifiche utili al loro recupero e, a questo punto, ordinarli in fascicoli (che racchiudono tutti i documenti che afferiscono a una pratica).<\/li><\/ul><p>Avere a disposizione documenti informatici, facilmente gestibili e consultabili da qualsiasi device, <strong>permette una <a title=\"I vantaggi della gestione documentale collaborativa\" href=\"\/it\/blog\/news\/i-vantaggi-della-gestione-documentale-collaborativa\">maggiore condivisione delle informazioni<\/a> e quindi pi\u00f9 collaborazione tra i lavoratori<\/strong> (anche occupati in sedi diverse e lontane tra loro), oltre al fatto di <strong>avere un maggior controllo sul funzionamento dell\u2019azienda<\/strong> nel suo complesso per, eventualmente, migliorarne alcuni aspetti.<\/p><p><a title=\"Top Consult guida Servotecnica alla piena digitalizzazione\" href=\"\/it\/blog\/news\/top-consult-guida-servotecnica-alla-piena-digitalizzazione\"><span><img loading=\"lazy\" decoding=\"async\" loading=\"lazy\" class=\"img-responsive spacer-in-1 spacer-in-left-1 spacer-in-right-1\" style=\"display: block; margin-left: auto; margin-right: auto;\" title=\"Scopri come diventare un'azienda digitale - case study Servotecnica\" src=\"https:\/\/www.topconsult.it\/wp-content\/uploads\/2022\/11\/banner_case_study_servotecnica_761x200_v1-1.gif\" alt=\"Scopri come diventare un'azienda digitale - case study Servotecnica\" width=\"761\" height=\"327\" \/><\/span><\/a><\/p><h3 class=\"bg-grey spacer-in-left-1 spacer-in-right-1 text-pink bold h3\" style=\"text-align: left;\"><span class=\"fa fa-sitemap h1\">\u00a0<\/span>Processo di digitalizzazione dei documenti in house e in outsourcing<\/h3><p>Una volta compresa l\u2019utilit\u00e0 di digitalizzazione dei documenti, le aziende possono decidere se <strong>occuparsi internamente dell\u2019<a title=\"Le soluzioni per la gestione documentale: software e vantaggi\" href=\"\/it\/blog\/news\/le-soluzioni-per-la-gestione-documentale-software-e-vantaggi\">gestione documentale elettronica<\/a><\/strong>, detenendo cos\u00ec il controllo su tutto il processo dalla produzione o ricezione di un documento sino alla sua conservazione a norma, oppure affidarsi a un fornitore esterno specializzato in quest\u2019ambito.<\/p><p>I vantaggi della prima opzione riguardano, oltre al controllo cui si \u00e8 gi\u00e0 accennato, la possibilit\u00e0 di affinare i requisiti di archiviazione, accessibilit\u00e0 (\u00e8 infatti molto importante anche stabilire i criteri di accesso ai documenti salvati, siano essi fissati per area aziendale o per figura professionale) e sicurezza in qualsiasi momento si voglia. D\u2019altra parte, fare riferimento a un provider esterno significa delegare responsabilit\u00e0 e rischi, poter contare su un\u2019organizzazione capace di gestire grandi quantitativi di dati e non doversi accollare tempi e costi della formazione, oltre che dell\u2019inevitabile obsolescenza tecnologica.<\/p><hr \/><p class=\"text-pink h3\" style=\"text-align: center;\">MIGLIORA LA GESTIONE DEI DOCUMENTI AZIENDALI!<\/p><p class=\"text-pink h3 h4\" style=\"text-align: center;\">Se non lo hai ancora fatto, scarica la tua copia gratuita della guida: <span><strong>Gestione del flusso documentale<\/strong>\u201d\u00a0<\/span>e scoprirai i passi da seguire!\u00a0<\/p><p><\/p><p class=\"text-pink h3 h4\" style=\"text-align: center;\"><strong><a class=\"btn btn-info btn-lg\" href=\"\/it\/infografica-gestione-del-flusso-documentale\">SCARICA LA TUA COPIA QUI<\/a><\/strong><\/p><p><\/p>\t\t\t\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t<\/div>\n\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t<\/section>\n\t\t\t\t<\/div>\n\t\t","protected":false},"excerpt":{"rendered":"<p>A partire dalla dematerializzazione e digitalizzazione dei documenti, ecco come fare a sfruttare le tecnologie digitali per gestire al meglio dagli ordini ai 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