L\u2019interesse per i software di archiviazione documenti e digitalizzazione aziendale<\/strong><\/a> va, quindi, aumentando. In particolare, un\u2019indagine della societ\u00e0 di ricerca Market Study indica che entro il 2024 il giro d\u2019affari globale degli applicativi di gestione documentale arriver\u00e0 a toccare i 980 milioni di dollari, crescendo anno su anno del 3,6%. Guardando sino al 2028, Market.us, societ\u00e0 del gruppo Prudour Research, stima che il tasso di incremento annuale sar\u00e0 quasi del 13%.<\/p>\n Con l\u2019archiviazione dei documenti digitali si fa riferimento alla gestione delle informazioni protagoniste di qualsiasi processo aziendale<\/strong>, dai contratti alle fatture a tutto quel che occorre per far funzionare la supply chain. Tali documenti hanno spesso origini e formati differenti tra loro e conviene affidare a software per l\u2019archiviazione dei documenti il compito di creare file che possano essere facilmente condivisibili cos\u00ec come di conservarli.<\/p>\n I benefici generati dall\u2019introduzione di software per l\u2019archiviazione di documenti<\/a> digitali riguardano una minimizzazione del rischio di inefficienza<\/strong> (minori tempi di gestione rispetto alla carta, meno probabilit\u00e0 di errori di distrazione, ecc.), la possibilit\u00e0 di disporre di file inalterabili nel tempo<\/strong> (oltre che di poter tracciare chi e quando ha eventualmente apportato modifiche), la disponibilit\u00e0 di qualsiasi informazione in qualunque momento<\/strong> in azienda e, sfruttando il cloud, anche dovunque si voglia.<\/p>\n Sicurezza e riservatezza<\/strong> in ambito digitale sono, infine, garantite da tecnologie ad hoc, quali sistemi di profilazione dell\u2019utente che accede ai dati, tecniche di crittografia, oltre alla predisposizione di processi di backup in caso di incidenti e minacce agli ambienti IT.<\/p>\n SCARICA L\u2019E-BOOK SULLA DIGITAL COMPLIANCE RISK<\/a><\/strong><\/p>\n Il mercato informatico propone molteplici opportunit\u00e0 di scelta in ambito di software per la digitalizzazione e archiviazione dei documenti, \u00e8 quindi utile poter individuare alcuni criteri da tenere presenti per orientarsi nell\u2019offerta , <\/strong>qui un elenco dei principali requisiti della guida software archiviazione:<\/p>\n Un software di gestione documentale completo deve avere necessariamente alcune funzionalit\u00e0 di base<\/strong> per occuparsi di tutto il workflow, dalla creazione di file digitali<\/strong> alla conservazione a norma<\/strong><\/a>. A queste si aggiunge tutta una serie di opzioni aggiuntive<\/strong> che \u00e8 possibile attivare in base alle esigenze: si pensi, per esempio, a funzioni ormai necessarie quali fatturazione<\/a> e firma elettroniche<\/a><\/strong>, cos\u00ec come moduli per redigere tutti i DDT<\/a><\/strong> \u2013 Documenti di trasporto, per gestire gli ordini NSO<\/a><\/strong> \u2013 Nodo di Smistamento degli ordini (secondo quanto indica la normativa che regola gli obblighi dei fornitori di beni e servizi agli enti del Servizio Sanitario Nazionale), ecc.<\/p>\n Gli applicativi in questo campo devono essere potenti. Essi infatti, quando vengono adottati in azienda, vanno a toccare tutti i processi aziendali, in quanto ciascuno di essi inizia e finisce con un documento, sia che riguardi l\u2019assunzione di una persona sia che ci si riferisca alla produzione di un oggetto e all\u2019evasione di un ordine. Devono quindi interagire con applicazioni complesse, dall\u2019ERP al CRM in poi.<\/p>\n \u00c8, poi, utile che i software in questo campo siano scalabili, permettendo all\u2019azienda di aumentare o diminuire il numero degli utenti o delle funzioni utilizzate in base alle necessit\u00e0<\/strong>, ai picchi di lavoro, ecc. Fondamentali sono, a questo proposito, anche le funzioni di load balancing e fault tolerance.<\/p>\n La possibilit\u00e0 di usare software per l\u2019archiviazione di documenti e digitalizzazione aziendale in cloud<\/a> innalza le performance e la produttivit\u00e0 in quanto rende praticamente infinita la possibilit\u00e0 di archiviazione e consente accesso a dati e informazioni ovunque ci si trovi<\/strong>, oltre all\u2019uso di strumenti di collaboration<\/strong> promuovendo, per esempio il lavoro in mobilit\u00e0. Soluzioni di questo tipo devono, ovviamente, basarsi su infrastrutture tecnologiche<\/strong> (data center ridondanti e solide connessioni) che garantiscano la fruibilit\u00e0 delle informazioni quando e dove se ne ha bisogno.<\/p>\n L\u2019automazione di lavori di routine e a basso valore aggiunto<\/strong>, per quanto molto importanti (si pensi al data entry), serve per aumentare la velocit\u00e0 e la precisione dei processi di gestione documentale<\/strong>. I software robot, attivi 24 ore su 24, 365 giorni all\u2019anno permettono la riduzione dei costi, una diminuzione delle possibilit\u00e0 di errore e un maggior controllo sulle attivit\u00e0.<\/p>\n La garanzia di sicurezza e protezione dei dati<\/strong> \u00e8 pre requisito imprescindibile affinch\u00e9 la gestione elettronica documentale<\/a> funzioni e si possa essere conformi alle normative vigenti<\/strong>, dal momento che spesso i dati contenuti nei documenti sono sensibili e quindi soggetti alla regolamentazione sulla privacy. Non solo, software robusti e sicuri consentono business continuity<\/strong> di tutti i processi.<\/p>\n \u00c8 importante fare riferimento a vendor<\/strong> che possano vantare tanta esperienza di implementazioni di soluzioni di gestione documentale<\/a> in vari ambiti industriali<\/strong>. Le aziende utenti non sempre hanno, infatti, al proprio interno le competenze<\/strong> necessarie per integrare in breve tempo nuove applicazioni nell\u2019infrastruttura IT. Gli esperti possono aiutare sia dal punto di vista tecnico sia nella gestione del change management necessario. Servizi di consulenza a corredo<\/strong> possono servire per analizzare nello specifico i processi e ottimizzarli grazie all\u2019introduzione, anche graduale, di nuove tecnologie.<\/p>\n MIGLIORA LA GESTIONE DEI DOCUMENTI AZIENDALI!<\/p>\n![\"Guida](\"https:\/\/www.topconsult.it\/wp-content\/uploads\/2022\/11\/slide_homepage_Digitalizzazione_del_processo_amministrativo_automatizzato_rischi_e_benefici_1.jpg\" "\\"Scarica")
<\/span><\/a><\/p>\n\u00a0<\/span>Archiviazione documenti digitali, cos\u2019\u00e8 e quali vantaggi genera<\/h3>\n
\u00a0<\/span>Scegliere il miglior software di digitalizzazione e archiviazione dei documenti: i criteri da valutare<\/h3>\n
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