{"id":8747,"date":"2021-06-15T10:48:49","date_gmt":"2021-06-15T08:48:49","guid":{"rendered":"https:\/\/www.topconsult.it\/conservazione-digitale-dei-contratti-informatici-in-cosa-consiste\/"},"modified":"2022-12-12T19:02:37","modified_gmt":"2022-12-12T18:02:37","slug":"conservazione-digitale-dei-contratti-informatici-in-cosa-consiste","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/www.topconsult.it\/it\/blog\/news\/conservazione-digitale-dei-contratti-informatici-in-cosa-consiste","title":{"rendered":"Conservazione digitale dei contratti informatici, in cosa consiste?"},"content":{"rendered":"

Se la digitalizzazione dei contratti rappresenta l’alternativa efficace alla contrattualistica cartacea<\/strong>, la conservazione digitale dei contratti<\/strong> informatici è la sua logica conseguenza. Questi documenti possono infatti essere trattati digitalmente come qualsiasi altro documento: dematerializzandoli<\/strong> se hanno avuto origine cartacea oppure gestendoli direttamente via software se sono nativi digitali<\/strong>.<\/p>\n

Compiuta un’operazione o l’altra, i contratti andranno a confluire in un database unico apposito<\/strong>, organizzato secondo le normative che regolano la conservazione.<\/p>\n

\"Conservazione<\/span><\/a><\/p>\n

<\/span>Cos’è un contratto informatico<\/h3>\n

In questo post si fa riferimento a contratto informatico intendendo un rapporto tra le parti espresso e siglato esclusivamente attraverso strumenti informatici<\/strong>, senza adoperare cioè carta e penna.<\/p>\n

Proprio i contratti informatici concepiti in questo senso rappresentano uno dei fondamenti della digitalizzazione dei processi<\/strong> in quanto essi rendono più rapida l’attuazione di quanto stabilito al loro interno che non deve essere gestito in maniera tradizionale, ma viene in automatico inserito nei flussi di lavoro.<\/p>\n

<\/span>Conservazione digitale a norma dei documenti informatici, cosa dice la legge<\/h3>\n

Secondo il Codice per l’Amministrazione Digitale, il “documento elettronico contiene la rappresentazione informatica di atti, fatti o dati giuridicamente rilevanti”. Tale rappresentazione è efficace quando vi sono apposte le firme digitali e le marcature temporali<\/strong> che rendono pienamente valido il documento.<\/p>\n

A questo punto è possibile procedere alla conservazione sostitutiva. Perché anche questa operazione sia valida il medesimo Codice richiede che il processo di conservazione digitale garantisca: autenticità, integrità, affidabilità, leggibilità e reperibilità<\/strong> di quanto conservato.<\/p>\n

La legislazione, inoltre, descrive i modelli organizzativi, i ruoli e le responsabilità<\/strong> di coloro che si occupano dei vari step della procedura, ovvero: il produttore del documento, il responsabile della conservazione e l’utente che vi accede per la consultazione. In particolare, la legge impone che sia stilato un Manuale della Conservazione<\/strong><\/a> ove sono illustrati i processi di conservazione, le modalità di esibizione e, inoltre, i formati dei file che sono e andranno conservati. Più nello specifico, in tale Manuale, son spiegati il modello di funzionamento dell’operazione di conservazione, le infrastrutture in uso e le misure di sicurezza adottate. È obbligatorio preparare, e periodicamente aggiornare, questo documento che rappresenta uno dei compiti principali del Responsabile della Conservazione<\/a>.<\/p>\n

<\/span>Conservazione digitale, come fare<\/h3>\n

In sintesi, il procedimento di conservazione digitale si articola nei seguenti pochi passi.<\/p>\n

Una volta predisposto il documento informatico è necessario verificare che ognuno abbia, come anticipato, firma digitale e riferimento temporale (che concorre a stabilire quando è stata apposta la firma stessa). Questo permette di dare evidenza dell’autenticità dell’origine e conferisce integrità<\/strong> al contenuto.<\/p>\n

A questo punto al file in attesa di essere conservato devono essere associati i metadati<\/strong>, ossia delle informazioni che indicano come è strutturato il documento in maniera precisa e tale per cui esso sarà facilmente identificabile tra gli altri e, quindi, recuperabile per la consultazione.<\/p>\n

A queste informazioni si aggiunge il “Pacchetto di versamento<\/strong>”, l’insieme di dati da passare in conservazione che può raggruppare anche più file afferenti a una stessa pratica. Il pacchetto di Versamento è da cristallizzare, infine, in Pacchetto di Archiviazione<\/strong>. Ciò avviene con l’apposizione della firma digitale e della marca temporale da parte del Responsabile della Conservazione per stabilire con esattezza quando si è concluso il processo di archiviazione.<\/p>\n

 <\/span>I benefici generati dalla conservazione digitale dei contratti informatici<\/h3>\n

La conservazione digitale dei contratti informatici è un tassello imprescindibile in un processo di gestione documentale digitale<\/strong> a 360 gradi. Questo il beneficio principale generato all’interno di un’organizzazione che sta completando la sua digitalizzazione in tale campo.<\/p>\n

Da un punto di vista prettamente pratico, poi, i vantaggi sperimentati da un’organizzazione che fa conservazione digitale<\/a> dei contratti sono molteplici, a partire ovviamente dal risparmio di tempo e risorse<\/strong> dedicate alla stampa, ai passaggi di mano necessari per le firme, archiviazione e poi ricerca, consultazione e ricollocazione dei documenti stessi. Conservare digitalmente i contratti significa poi aver la possibilità di gestire la contrattualistica (produrla e archiviarla, ma anche consultarla) da qualsiasi dispositivo e in qualunque momento, indipendentemente dal fatto che si possa accedere in ufficio o meno. Da questo deriva anche il fatto che risulta decisamente migliorata la customer experience. I contratti gestiti e archiviati in digitale possono essere scritti dovunque ci si trovi, e quindi, per esempio, anche di fronte al cliente.<\/p>\n

Gli applicativi per la gestione documentale supportano chi sta redigendo i documenti per far in modo che raccolgano tutti i dati necessari<\/strong>. Non solo, se integrati con gli altri software aziendali quali l’ERP, i software che si occupano di produrre e conservare i contratti permettono di stilare con precisione i dati che occorrono quali, per esempio, quelli relativi ai tempi di consegna. Si tratta di una preziosa opportunità, prima di tutto per evitare errori umani, richieste interdipartimentali che allungano i tempi, ma anche per eliminare il più possibile fraintendimenti o, peggio, il ricorso, un domani, a contenziosi.<\/p>\n

\"Scopri<\/span><\/a><\/p>\n

\n

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La conservazione digitale \u00e8 l\u2019epilogo della gestione documentale elettronica e, in riferimento ai contratti, rappresenta la possibilit\u00e0 di essere pi\u00f9 efficaci nella gestione dei rapporti di business.<\/p>\n","protected":false},"author":4,"featured_media":3169,"comment_status":"closed","ping_status":"open","sticky":false,"template":"","format":"standard","meta":{"reading_time":0,"inline_featured_image":false,"neve_meta_sidebar":"","neve_meta_container":"","neve_meta_enable_content_width":"","neve_meta_content_width":0,"neve_meta_title_alignment":"","neve_meta_author_avatar":"","neve_post_elements_order":"","neve_meta_disable_header":"","neve_meta_disable_footer":"","neve_meta_disable_title":"","footnotes":""},"categories":[41],"tags":[58,110],"class_list":["post-8747","post","type-post","status-publish","format-standard","has-post-thumbnail","hentry","category-news","tag-conservazione-digitale","tag-digitalizzazione-dei-contratti"],"yoast_head":"\nConservazione 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