{"id":8751,"date":"2021-07-12T14:15:18","date_gmt":"2021-07-12T12:15:18","guid":{"rendered":"https:\/\/www.topconsult.it\/quali-sono-i-vantaggi-della-conservazione-digitale-dei-documenti-aziendali\/"},"modified":"2022-12-12T19:02:34","modified_gmt":"2022-12-12T18:02:34","slug":"quali-sono-i-vantaggi-della-conservazione-digitale-dei-documenti-aziendali","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/www.topconsult.it\/it\/blog\/news\/quali-sono-i-vantaggi-della-conservazione-digitale-dei-documenti-aziendali","title":{"rendered":"Quali sono i vantaggi della conservazione digitale dei documenti aziendali"},"content":{"rendered":"

Mai come in questo terribile momento di emergenza sanitaria ci si è resi conto di quanto sia importante disporre di tutti i contenuti necessari per svolgere le proprie attività dovunque ci si trovi<\/strong>, che sia tra le mura di casa, o in mobilità. I benefici derivati dall’adozione di un software di gestione documentale, che nella conservazione digitale ha il suo naturale epilogo, sono molteplici e vanno da quelli prettamente economici<\/strong> alle opportunità di reinventare i modelli di lavoro e collaboration.<\/strong><\/p>\n

\"Quali<\/span><\/a><\/p>\n

<\/span>Conservazione digitale dei documenti aziendali: quando è obbligatoria?<\/h3>\n

Ovviamente è necessario fare conservazione digitale di tutti quei documenti (dematerializzati o nativi digitali) di cui la legge ne avrebbe imposta la conservazione se fossero stati prodotti in modo tradizionale e su supporti cartacei. Si pensi per esempio ai contratti con firma digitale, alle fatture elettroniche, ma anche a registri contabili, ai bilanci d’esercizio o ai pagamenti gestiti online<\/strong>.<\/p>\n

Il concetto di documento informatico non è però solo legato a quello cartaceo dematerializzato o creato nativamente digitale di cui non si proceda alla stampa. In seguito a vari interventi legislativi, è stato definito documento digitale qualsiasi file<\/strong> (inclusi dati, immagini e contenuti multimediali e messaggi PEC – Posta elettronica certificata) che possa essere utile per portare a compimento i processi aziendali<\/strong>.<\/p>\n

In particolare, con le Nuove Linee guida sulla formazione, gestione e conservazione<\/a> pubblicate a fine anno scorso e in vigore da giugno, tra i documenti informatici sono compresi file prodotti a partire da moduli compilati e inviati via Web e i raggruppamenti di dati<\/strong>.<\/p>\n

Fatta questa premessa, se un’azienda o ente usa informazioni di questo tipo che possono essere oggetto di contenziosi o controlli esse devono essere opportunamente conservate<\/strong>.<\/p>\n

<\/span>Archivio digitale e conservazione a norma, ecco perché<\/h3>\n

I vantaggi generati dall’uso di sistemi software per la conservazione digitale sono principalmente di due nature. Da un lato, essi promuovono efficienza e risparmi<\/strong> e, dall’altro, offrono l’opportunità di rivedere i processi aziendali<\/strong> al fine di rendere l’organizzazione più efficiente nel proprio mercato di riferimento.<\/p>\n

Più nel dettaglio, per punti, seguono i benefici immediatamente riscontrabili<\/strong> una volta introdotto un applicativo per la conservazione digitale nell’organizzazione, sia essa pubblica o privata.<\/p>\n