{"id":8754,"date":"2021-05-03T09:49:00","date_gmt":"2021-05-03T07:49:00","guid":{"rendered":"https:\/\/www.topconsult.it\/perche-dotarsi-di-un-software-per-larchiviazione-dei-documenti-digitali\/"},"modified":"2024-04-23T15:50:22","modified_gmt":"2024-04-23T13:50:22","slug":"perche-dotarsi-di-un-software-per-larchiviazione-dei-documenti-digitali","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/www.topconsult.it\/it\/blog\/news\/perche-dotarsi-di-un-software-per-larchiviazione-dei-documenti-digitali","title":{"rendered":"Perch\u00e9 dotarsi di un software per l’archiviazione dei documenti digitali"},"content":{"rendered":"

Secondo gli ultimi dati dell\u2019Osservatorio Digital B2B della School of Management del Politecnico di Milano, il 53% delle aziende ha digitalizzato almeno una delle fasi che compongono l\u2019eProcurement<\/strong>. Parallelamente, il 72% delle imprese sfrutta almeno uno strumento tra ERP, CRM, sistema di gestione elettronica documentale o un software per l\u2019archiviazione dei documenti digitali.<\/p>\n

\u201cGli investimenti in integrazione e collaborazione si stanno diffondendo anche nelle imprese pi\u00f9 piccole e meno strutturate, ma siamo ancora lontani da una piena maturit\u00e0 digitale\u201d \u00e8 il commento degli analisti dell\u2019Ateneo.<\/p>\n

\"Perch\u00e9<\/span><\/a><\/p>\n

\u00a0<\/span>I vantaggi dell\u2019archiviazione dei documenti digitali, l\u2019approccio Top Consult<\/h3>\n

I principali benefici che conducono alla scelta di adottare un software per l\u2019archiviazione dei documenti digitali<\/strong> sono il risparmio di costi e spazio fisico relativi all\u2019archivio tradizionale, la maggiore efficacia nella gestione delle informazioni anche da mobile, l\u2019univocit\u00e0 del documento e la garanzia che esso venga gestito in piena sicurezza.<\/p>\n

Nello specifico, Top Consult, per i suoi clienti e prospect, focalizza l\u2019attenzione su 3 fattori<\/strong> fondamentali che rendono evidente l\u2019utilit\u00e0 di un software per l\u2019archiviazione dei documenti digitali.<\/p>\n

Prima di tutto, le imprese, appena installata una soluzione di questo tipo, possono sperimentare la possibilit\u00e0 di gestire grossi volumi di documenti<\/strong> in modo immediato, sia dal punto di vista dello stoccaggio sia per quanto riguarda poi la ricerca e consultazione. Cos\u00ec facendo, il tool per la conservazione si trasforma in un valido alleato anche in caso di verifiche<\/strong> contabili e fiscali.<\/p>\n

Inoltre, grazie alla tecnologia di Top Consult, l\u2019accessibilit\u00e0 al dato \u00e8 facilitata<\/strong> dalla possibilit\u00e0 di sfruttare keyword e indici di ricerca che rispondano alle specifiche esigenze di ciascuna organizzazione.<\/p>\n

\u00a0<\/span>Perch\u00e9 scegliere Top Consult<\/h3>\n

Top Consult vanta tra i propri clienti un ampio ventaglio di aziende utenti, attive in qualsiasi settore industriale. Le molteplici referenze<\/strong> sono sempre indicate ai prospect che possono confrontarsi direttamente con organizzazioni loro simili per capire gli effettivi benefici generati dall\u2019adozione degli applicativi del vendor. Top Consult, per fare un solo esempio, ha realizzato nel 1999 l\u2019archivio sostitutivo dei documenti dell\u2019Anagrafe per il Comune di Pesaro.<\/p>\n

La lunga esperienza Top Consult ha quindi consentito il consolidarsi di una conoscenza approfondita, sia in campo tecnico, sia in ambito legale organizzativo<\/strong>: know-how indispensabile quando si procede in un progetto di archiviazione documentale elettronica.<\/p>\n

\u00c8 poi importante ricordare che Top Consult, oltre a essere Conservatore accreditato AgID<\/strong><\/a> \u00e8 conforme ai criteri della normativa per il Sistema di Gestione UNI CEI ISO\/IEC 27001:2014<\/strong> (si tratta della certificazione valida per il campo applicativo \u201cProgettazione e realizzazione di software per la gestione documentale e la conservazione digitale. Erogazione del servizio di fatturazione elettronica, gestione documentale, conservazione digitale\u201d).<\/p>\n

Il software vendor \u00e8 anche compliant ai requisiti normativi inerenti al Sistema di Gestione UNI EN ISO 9001:2015<\/strong> per il medesimo campo applicativo di cui si \u00e8 appena detto.<\/p>\n

Ancora, Top Consult rispetta i criteri delll\u2019Art. 24 del Regolamento (UE) 910\/2014 eIDAS<\/strong> come definito nella Circolare di Accreditamento di ACCREDIA, valutati sulla base della Lista di Riscontro di AgID per il servizio di Conservatore di documenti informatici ai sensi dell\u2019art. 29, comma1, del D.lgs. 7 marzo 2005, n. 82.<\/p>\n

Infine, l\u2019azienda ha un Access Point Peppol accreditato<\/strong><\/a> al fine di permettere la gestione (e trasmissione) di documenti standardizzati nel linguaggio UBL.<\/p>\n

\u00a0<\/span>Archiviazione dei documenti digitali, le 2 possibilit\u00e0 offerte dal vendor<\/h3>\n

Top Consult propone alle organizzazioni due opportunit\u00e0. Da un lato, l\u2019installazione del software per l\u2019archiviazione dei documenti digitali on premise<\/strong>, assicurando pieno supporto agli utenti per tutte le procedure organizzative e tecniche di gestione del processo di conservazione.<\/p>\n

In secondo luogo, Top Consult<\/strong>, in qualit\u00e0 di conservatore accreditato AgID, pu\u00f2 svolgere l\u2019intera attivit\u00e0 di conservazione per conto di aziende clienti<\/strong>. Il vendor \u00e8 infatti in possesso di tutti i requisiti di qualit\u00e0 e sicurezza richiesti per essere iscritto all\u2019apposito elenco pubblico, iscrizione imprescindibile per poter erogare servizio in outsourcing di Conservazione digitale<\/strong> a norma di legge. \u00c8 perci\u00f2 in grado di seguire l\u2019intero processo di conservazione a norma, sollevando completamente l\u2019azienda utente da qualsiasi attivit\u00e0 in merito.<\/p>\n

\u00a0<\/span>I servizi a corredo del modulo software TopMedia Social NED per archiviare documenti digitali<\/h3>\n

All\u2019interno della propria soluzione documentale TopMedia Social NED<\/strong> il compito della conservazione digitale \u00e8 assegnato al modulo Lex<\/strong>. Quest\u2019ultimo consente l\u2019archiviazione di tante tipologie di documenti digitali, dalle fatture alle note di credito, sino ai libri sociali, ai registri contabili, ai cedolini per il pagamento e ai CUD, includendo i messaggi di posta elettronica certificata che, come noto, devono essere conservati per 10 anni.<\/p>\n

A corredo della soluzione pensata per la conservazione on premise, Top Consult propone anche i nuovi servizi ConLex e ManLex.<\/p>\n

ConLex<\/strong>\u00a0comprende la consulenza legale e applicativa per creare gli archivi digitali e questo presuppone supporto legale e tecnico, l\u2019affiancamento per avviare il processo (il che include l\u2019aiuto per la realizzazione del Manuale di Conservazione) e il rilascio del certificato di conformit\u00e0 del Manuale stesso da parte di un legale.<\/p>\n

Il secondo, ManLex<\/strong>, garantisce il mantenimento negli anni degli archivi digitali realizzati, con questo si ha diritto alla ricertificazione annuale del Manuale di Conservazione, alla possibilit\u00e0 di avere soddisfatti 5 quesiti all\u2019anno relativi a problemi tecnico\/legali e a una visita, nei 12 mesi, per fare audit e collaudo degli archivi digitali costruiti.<\/p>\n

\"Scopri<\/span><\/a><\/p>\n

\n

<\/span><\/a><\/p>\n

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