{"id":8755,"date":"2021-12-01T15:36:00","date_gmt":"2021-12-01T14:36:00","guid":{"rendered":"https:\/\/www.topconsult.it\/software-per-la-digitalizzazione-e-conservazione-dei-documenti-sottoscritti-elettronicamente-quale-scegliere\/"},"modified":"2024-04-23T15:49:30","modified_gmt":"2024-04-23T13:49:30","slug":"software-per-la-digitalizzazione-e-conservazione-dei-documenti-sottoscritti-elettronicamente-quale-scegliere","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/www.topconsult.it\/it\/blog\/news\/software-per-la-digitalizzazione-e-conservazione-dei-documenti-sottoscritti-elettronicamente-quale-scegliere","title":{"rendered":"Software per la digitalizzazione e conservazione dei documenti sottoscritti elettronicamente: quale scegliere"},"content":{"rendered":"

L\u2019ultimo miglio da compiere per fare digitalizzazione e conservazione completamente elettronica<\/strong> \u00e8 rappresentato dall\u2019adozione di un modulo software che consenta l\u2019apposizione della firma elettronica<\/strong>. La piattaforma enterprise di Top Consult che risponde a tutte le esigenze di gestione documentale digitale \u00e8 TopMedia Social NED<\/strong> ed \u00e8 completa di tutti i componenti necessari per gestire in sicurezza i file aziendali inclusi dunque i documenti nativi digitali sottoscritti con firma con valore legale.<\/p>\n

\"Software<\/span><\/a><\/p>\n

\u00a0<\/span>Le caratteristiche di un software per la digitalizzazione e conservazione dei documenti<\/h3>\n

TopMedia Social NED \u00e8 disponibile sia on premise sia in cloud, mediante un\u2019infrastruttura IT proprietaria ospitata nei data center di Aruba<\/a>. Tale piattaforma \u00e8 completamente virtualizzata, assicura livelli illimitati di potenza di calcolo ed elevati standard di sicurezza, business continuity e disaster recovery. <\/strong><\/p>\n

La soluzione si contraddistingue per essere potente e scalabile, capace di lavorare anche in presenza di pi\u00f9 utenti collegati contemporaneamente che trattano decine di milioni di documenti grazie a funzioni di load balancing e fault tolerance<\/strong>. E pu\u00f2 essere usata da personal computer e da mobile.<\/p>\n

Top Media Social NED si occupa di tutta la gestione documentale<\/strong>, dalla sottoscrizione di documenti direttamente in digitale alla loro conservazione a norma.<\/p>\n

Nello specifico, la soluzione gestisce tutti i documenti contabili del ciclo attivo e passivo<\/strong>.<\/p>\n

Si pu\u00f2 occupare anche della fatturazione elettronica europea PA<\/strong><\/a> e degli ordini da trattare mediante il Nodo Smistamento degli ordini<\/strong> <\/a>(il sistema da utilizzare da parte delle amministrazioni pubbliche e i fornitori del Servizio Sanitario Nazionale). A questo proposito, Top Consult ha infatti ottenuto la certificazione come Access Point PEPPOL accreditato e, inoltre, possiede la certificazione SMP<\/strong> (Service Metadata Publisher) per gestire la sua infrastruttura di identificatori sulla rete PEPPOL. Accanto a questo, pu\u00f2 utilizzare il formato UBL XML<\/strong>.<\/p>\n

Naturalmente, un sistema documentale davvero efficace per promuovere digitalizzazione all\u2019interno dell\u2019azienda deve poi potersi integrare<\/strong> con i gestionali e gli altri applicativi aziendali in modo semplice.<\/p>\n

Una soluzione come Digital Delivery<\/strong><\/a>, modulo della piattaforma Top Consult, \u00e8, per esempio, finalizzata a permettere una completa digitalizzazione del processo di spedizione e del suo tracciamento (inclusa la geolocalizzazione dei mezzi). Si tratta di un tool che arriva a offrire una gestione completamente digitalizzata anche delle approvazioni e delle firme allo spedizioniere da parte del destinatario finale.<\/p>\n

Tutto questo vale ovviamente anche per la corrispondenza in entrata e in uscita<\/strong>, PEC<\/a> \u2013 Posta Elettronica Certificata compresa.<\/p>\n

Come anticipato, la piattaforma offre la possibilit\u00e0 di firmare elettronicamente i documenti dando varie possibilit\u00e0 di firma a seconda del valore probatorio che esse devono avere. Si va dalla firma elettronica semplice (che ha efficacia valutabile dal giudice caso per caso) alla firma elettronica avanzata<\/strong> che soddisfa i requisiti eIDAS.<\/p>\n

Tutti i documenti prodotti e sottoscritti digitalmente (o eventualmente dematerializzati) grazie a TopMedia Social NED poi possono essere conservati in archivi virtuali<\/strong> costruiti secondo tutte le normative.<\/p>\n

\u00a0<\/span>Le funzioni per lavorare in modalit\u00e0 smart<\/h3>\n

Qualsiasi attivit\u00e0 aziendale si basa su documenti, perci\u00f2 \u00e8 fondamentale che tutti gli addetti dell\u2019organizzazione utilizzino la piattaforma di gestione documentale.<\/p>\n

Top Consult ha quindi costruito la propria proposta in ottica semplice e intuitiva<\/strong>, in particolare, offrendo metodi di comunicazione tratti da social network, che ricordino cio\u00e8 l\u2019efficacia e l\u2019immediatezza delle soluzioni comunemente usate in ambito privato.<\/p>\n

Con l\u2019obiettivo di promuovere condivisione di conoscenza e collaboration, Top Consult ha progettato Social Flow<\/strong><\/a>, la soluzione che integra i moduli Case Flow e WorkFlow rispettivamente per la gestione collaborativa delle pratiche e per l\u2019automazione dei flussi documentali. Grazie a questi tutte le conversazioni tra gli operatori e gli automatismi del sistema vengono memorizzati in una bacheca a disposizione degli addetti e accompagnano l\u2019esecuzione del processo (tecnicamente si ricostruiscono le attivit\u00e0 svolte attraverso l\u2019analisi dei log, le informazioni prodotte dal sistema stesso). In concreto, tutto ci\u00f2 che avviene in riferimento a una pratica viene archiviato e reso disponibile facilmente a tutti coloro ne abbiano bisogno per lavorare.<\/p>\n

Cos\u00ec facendo, come si \u00e8 visto, la collaborazione si estende a un proficuo rapporto uomo-macchine grazie alle tecniche di RPA<\/strong><\/a> sia attended<\/strong>, ossia supervisionate dall\u2019uomo, sia unattended<\/strong> che consentono che determinate attivit\u00e0 siano svolte in automatico a livello di server.<\/p>\n

\u00a0<\/span>I plus di Top Consult<\/h3>\n

Sul mercato esistono varie piattaforme per la digitalizzazione e conservazione dei documenti, tra queste Top Consult si caratterizza per essere completamente italiana<\/strong>, focalizzata quindi sulle normative del nostro Paese.<\/p>\n

Inoltre, Top Consult vanta un\u2019esperienza ultraventennale<\/strong> specificamente nella gestione documentale, accumulata mediante progetti attuati in tanti settori industriali diversi e una conoscenza ricca e approfondita grazie alla partecipazione ai tavoli di lavoro organizzati su queste tematiche dall\u2019Osservatorio Collaborative Business Application della School of Management del Politecnico di Milano.<\/p>\n

Grazie a tutto questo, l\u2019azienda \u00e8 in grado di fornire consulenza tecnica ma anche legale e amministrativa<\/strong> per costruire processi documentali efficienti nel pieno rispetto delle regole, addirittura anticipandole.<\/p>\n

Top Consult ha poi tutte le certificazioni<\/strong> <\/a>necessarie per fornire soluzioni e servizi in ambito gestione documentale: appartiene all\u2019albo Conservatori attivi accreditati presso AgID, \u00e8 conforme ai requisiti della norma per il Sistema di Gestione UNI CEI ISO\/IEC 27001:2014; UNI EN ISO 9001:2015 e ai criteri individuati all\u2019Art. 24 del Regolamento (UE) 910\/2014 eIDAS.<\/p>\n

\"Scopri<\/span><\/a><\/p>\n

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<\/span><\/a><\/p>\n

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