{"id":8760,"date":"2025-12-17T17:28:00","date_gmt":"2025-12-17T16:28:00","guid":{"rendered":"https:\/\/www.topconsult.it\/qual-e-la-differenza-tra-documento-informatico-e-documento-analogico\/"},"modified":"2025-12-19T10:33:45","modified_gmt":"2025-12-19T09:33:45","slug":"qual-e-la-differenza-tra-documento-informatico-e-documento-analogico","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/www.topconsult.it\/it\/blog\/news\/qual-e-la-differenza-tra-documento-informatico-e-documento-analogico","title":{"rendered":"Qual \u00e8 la differenza tra documento informatico e documento analogico"},"content":{"rendered":"\t\t
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In un mondo sempre pi\u00f9 digitalizzato, la gestione dei documenti assume un ruolo cruciale in ogni settore. Oltre alla tradizionale forma cartacea, l\u2019emergere del documento informatico ha suscitato nuove sfide e opportunit\u00e0 nell\u2019ambito della conservazione e della validit\u00e0 legale dei dati.<\/p>

Qualsiasi processo aziendale si basa su documenti, siano quelli necessari per assumere una persona o i disegni tecnici per costruire un prodotto, oltre ovviamente agli ordini dei clienti e alle richieste d\u2019acquisto di materie prime cos\u00ec come alle fatture, ai DDT (Documenti di trasporto)<\/a> e a tutto quel che occorre per la logistica.<\/p>

Tali documenti possono assumere vari formati, tradizionalmente soprattutto il classico foglio di carta, ma anche registrazioni audio\/video o per esempio messaggi di posta elettronica.<\/p>

Sul sito di AgID \u00e8 espressamente riportato che il CAD \u2013 Codice dell\u2019amministrazione digitale -DLgs 82\/2005 definisce il documento informatico come \u201crappresentazione informatica di atti, fatti o dati giuridicamente rilevanti\u201d in contrapposizione al documento analogico (\u201crappresentazione non informatica di atti, fatti o dati giuridicamente rilevanti\u201d). Inoltre, il Regolamento eIDAS n. 910\/2014 identifica il documento elettronico come \u201cqualsiasi contenuto conservato in forma elettronica, in particolare testo o registrazione sonora, visiva o audiovisiva\u201d.<\/p>

Con l\u2019avvento di nuove tecnologie emergenti nel settore della\u00a0gestione documentale<\/a>, come l\u2019implementazione sempre pi\u00f9 diffusa di intelligenza artificiale<\/a> e blockchain per garantire la sicurezza e la tracciabilit\u00e0 dei documenti, l\u2019approccio alla conservazione e gestione dei documenti, sia cartacei che informatici, ha subito ulteriori e significative trasformazioni negli ultimi anni, portando a nuove sfide e prospettive nell\u2019ambito della digitalizzazione aziendale.<\/p>

Definizione e valore del documento analogico<\/h2>

Con documento analogico si fa riferimento a un oggetto che occupa uno spazio fisico e, tipicamente, si intende uno o pi\u00f9 fogli di carta.<\/p>

Da un punto di vista, pi\u00f9 strettamente legale, un documento originale analogico \u00e8 quello redatto in modo definitivo e autentico, contenente tutti gli elementi di informazione e garanzia del mittente e del destinatario e dotato di firma autografa.<\/p>

Vi sono una serie di normative che regolano la gestione dei documenti analogici a seconda della loro tipologia, per esempio in merito a come devono essere costituiti, o al periodo obbligatorio di conservazione.<\/p>

Recentemente entrato in vigore, anche il GDPR \u2013 Regolamento generale per la protezione dei dati, si \u00e8 occupato dei documenti cartacei stabilendo, per esempio, per tutelare la privacy, di adottare misure di pseudonimizzazione come l\u2019uso di numeri che sostituiscano il nome del proprietario di dati sensibili, la dotazione di soluzioni di archiviazione<\/a> a scomparsa, la predisposizione di archivi con accessi riservati ad alcune figure professionali e non a tutti e cos\u00ec via.<\/p>

\"TopMedia<\/a><\/p>

Creazione del documento informatico: modalit\u00e0 e requisiti<\/h2>

Vi sono diverse modalit\u00e0 in cui \u00e8 possibile creare un documento informatico<\/a>. In primo luogo, mediante strumenti software in grado di gestire i formati necessari a seconda del tipo di documento (pdf, tracciato .xml ecc.).<\/p>

I documenti informatici possono, altrimenti, essere acquisiti per via telematica oppure da un supporto informatico, ma anche cartaceo.<\/p>

Il documento informatico pu\u00f2 anche essere frutto di memorizzazione in formato digitale di transazioni o processi informatici<\/a>, oppure ancora mediante moduli disponibili online e, infine, per generazione o raggruppamento in via automatica di un insieme di dati<\/a> (anche di pi\u00f9 soggetti diversi) secondo una struttura predeterminata memorizzata in forma statica.<\/p>

Per essere valido un documento informatico deve essere identificato in modo persistente e univoco, immodificabile e garantire integrit\u00e0. Queste caratteristiche sono assicurate da una o pi\u00f9 delle seguenti operazioni: apposizione di firma elettronica qualificata<\/a> o avanzata, memorizzazione su sistemi di gestione documentale<\/a> che adottino specifici criteri di sicurezza e versamento a un sistema di conservazione.<\/p>

L\u2019immodificabilit\u00e0 \u00e8 garantita dall\u2019associazione di metadati, cio\u00e8 di una serie di informazioni che identificano precisamente il documento e lo rendono riproducibile in modo preciso quando viene consultato.<\/p>

Valore probatorio del documento informatico<\/h2>

Il valore probatorio di un documento cambia a seconda che esso sia senza firma, con firma elettronica semplice o con firma elettronica forte.<\/p>

La definizione di firma semplice secondo eIDAS \u00e8 \u00abdati in forma elettronica, acclusi oppure connessi tramite associazione logica ad altri dati elettronici e utilizzati dal firmatario per firmare\u00bb, con essa, cio\u00e8, il firmatario cio\u00e8 manifesta la sua volont\u00e0 di firmare un dato contenuto.<\/p>

La firma elettronica<\/a> avanzata soddisfa i seguenti requisiti: \u00e8 connessa unicamente al firmatario; \u00e8 idonea a identificarlo; \u00e8 creata mediante dati che il firmatario pu\u00f2 usare sotto il proprio controllo esclusivo con un elevato livello di sicurezza; \u00e8 collegata ai dati sottoscritti in modo da consentire l\u2019identificazione di ogni modifica successiva.<\/p>

La firma elettronica qualificata ha in aggiunta il fatto che pu\u00f2 essere gestita su un dispositivo qualificato ed \u00e8 basata su certificato elettronico qualificato.<\/p>

Infine, \u00e8 definita sempre dal CAD la firma digitale<\/a> come \u00abun particolare tipo di firma qualificata basata su un sistema di chiavi crittografiche, una pubblica e una privata, correlate tra loro, che consente al titolare tramite la chiave privata e al destinatario tramite la chiave pubblica, rispettivamente, di rendere manifesta e di verificare la provenienza e l\u2019integrit\u00e0 di un documento informatico o di un insieme di documenti informatici.\u00bb<\/p>

Mentre la firma semplice<\/a>, sul piano probatorio, \u00e8 liberamente valutabile in giudizio, quando un documento informatico \u00e8 sottoscritto con firma elettronica avanzata, qualificata o digitale esso ha l\u2019efficacia prevista dall\u2019 art. 2702 c.c. (scrittura privata).<\/p>

Linee Guida AGID 2022 per documento informatico<\/h2>

Le Linee Guida emanate da AGID sulla \u201cformazione, gestione e conservazione dei documenti informatici\u201d sono in vigore a partire dal 1\/1\/2022 e dalla stessa data sono stati abrogati i precedenti provvedimenti su analoghi temi tra cui il DPCM 3\/12\/2013. Le Linee Guida, adottate ai sensi dell\u2019art. 71 CAD, riuniscono e sostituiscono le regole tecniche precedenti (DPCM 2013\u20132014) e introducono allegati fondamentali (metadati, formati, certificazione di processo, standard) oltre al Regolamento sui criteri per la fornitura dei servizi di conservazione (Det. AgID n. 455\/2021) anch\u2019esso operativo dal 1\u00b0 gennaio 2022.<\/p>

Le Linee Guida sono emanate in riferimento all\u2019art. 71 del Codice dell\u2019Amministrazione Digitale e definiscono tra l\u2019altro le caratteristiche dei sistemi di Conservazione Digitale, garantendo l\u2019autenticit\u00e0, l\u2019integrit\u00e0, l\u2019affidabilit\u00e0, la leggibilit\u00e0 e la reperibilit\u00e0 sia dei documenti informatici che dei fascicoli di documenti informatici (aggregazione di documenti informatici).<\/p>

Le Linee Guida definiscono i modelli organizzativi, i ruoli e le responsabilit\u00e0 distinguendo le figure del titolare dell\u2019oggetto della conservazione, del produttore dei pacchetti di versamento, dell\u2019utente, del responsabile della conservazione<\/a> e del conservatore. \u00c8 ribadito l\u2019obbligo del Manuale della Conservazione all\u2019interno del quale vengono definiti il processo della conservazione stessa, le modalit\u00e0 di esibizione e i formati pi\u00f9 idonei per la conservazione. Grande attenzione inoltre \u00e8 dedicata ai metadati che devono essere presenti e valorizzati in fase di conservazione ma che accompagnano il documento sin dalla sua nascita.<\/p>

I sistemi di conservazione preesistenti rimangono validi ma, a partire dall\u2019 1\/1\/2022, sono applicabili esclusivamente le nuove regole tecniche.<\/p>

Per la conservazione digitale<\/a> la norma fiscale di riferimento resta il Decreto del Ministero dell\u2019Economia e delle Finanze del 17\/06\/2014 che ha semplificato le modalit\u00e0 di assolvimento degli obblighi fiscali relativi ai documenti informatici e alla loro riproduzione su diversi tipi di supporto \u2013 art. 21, comma 5 del CAD.<\/p>

Infine, le disposizioni pi\u00f9 recenti del CAD attribuiscono all\u2019AgID significative responsabilit\u00e0 sanzionatorie. In seguito a richiesta di dati, documenti e informazioni, se si dovessero rilevare non conformit\u00e0, l\u2019ente pu\u00f2 infliggere multe che possono andare da 10 mila sino a 100 mila euro.<\/p>

Gestione di documenti analogici e informatici in azienda<\/h2>

Detto tutto questo, il documento informatico rappresenta la base da cui partire per la digitalizzazione aziendale.<\/p>

Ogni documento, che sia analogico o informatico, va conservato per un determinato periodo di tempo a seconda della normativa di riferimento per il proprio contenuto.<\/p>

Grande differenza sta proprio nelle modalit\u00e0 di gestione e archiviazione dei documenti<\/a>, quando si prediligono i supporti cartacei vanno predisposti appositi contenitori (e stabilite procedure di archiviazione e consultazione) in spazi adeguati, da persone qualificate e competenti in materia. In questo caso, la tecnologia pu\u00f2 supportare il lavoro di costruzione dell\u2019archivio per rendere pi\u00f9 facilmente organizzabili e reperibili i contenuti.<\/p>

Diversamente, i software di gestione documentale si prendono in carico l\u2019intero processo di produzione (eventualmente dematerializzazione se l\u2019organizzazione produce o riceve materiali cartacei), archiviazione e conservazione a norma nel pieno rispetto di tutte le normative vigenti.<\/p>

Esistono anche fornitori, certificati e specializzati in quest\u2019ambito, che possono occuparsi dell\u2019intero processo, fornendo un servizio in outsourcing.<\/p>

La comprensione approfondita delle differenze tra documento informatico e analogico \u00e8 essenziale per adottare strategie di gestione documentale efficaci e conformi alle normative vigenti. L\u2019evoluzione delle linee guida e l\u2019accentuata responsabilit\u00e0 attribuita alle autorit\u00e0 competenti pongono l\u2019accento sull\u2019importanza di adattarsi e integrare soluzioni idonee per garantire la sicurezza, l\u2019integrit\u00e0 e l\u2019accessibilit\u00e0 dei documenti, elemento chiave per il progresso aziendale nell\u2019era digitale.<\/p>

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