{"id":8768,"date":"2021-12-03T10:26:00","date_gmt":"2021-12-03T09:26:00","guid":{"rendered":"https:\/\/www.topconsult.it\/linee-guida-gestione-documentale-pubblica-amministrazione\/"},"modified":"2022-12-12T19:02:23","modified_gmt":"2022-12-12T18:02:23","slug":"linee-guida-gestione-documentale-pubblica-amministrazione","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/www.topconsult.it\/it\/blog\/news\/linee-guida-gestione-documentale-pubblica-amministrazione","title":{"rendered":"Linee Guida per la gestione documentale nella pubblica amministrazione"},"content":{"rendered":"<p style=\"text-align: justify;\">Redatte dal <strong>Tavolo di lavoro dell&rsquo;<a title=\"Le Linee Guida per la Gestione e la Conservazione dei documenti informatici\" href=\"\/it\/blog\/news\/le-linee-guida-per-la-gestione-e-la-conservazione-dei-documenti-informatici\">AgID<\/a> &#8211; Agenzia per l&rsquo;Italia Digitale<\/strong>, le Linee Guida sulla formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici sono state scritte con lo scopo di <strong>aggiornare il Codice dell&rsquo;amministrazione digitale (CAD)<\/strong>. Le Linee Guida, quindi, riguardano la formazione, protocollazione, gestione e conservazione dei documenti informatici e <strong>raccolgono tutte le regole tecniche e le circolari in materia<\/strong> di gestione documentale, offrendone una visione di insieme.<\/p>\n<p><a title=\"Gestione dei Documenti digitali e Workflow Management\" href=\"https:\/\/lp.topconsult.it\/it\/gestione-dei-documenti-digitali-e-workflow-management\"><span><img loading=\"lazy\" decoding=\"async\" loading=\"lazy\" class=\"img-responsive spacer-in-1 spacer-in-left-1 spacer-in-right-1\" style=\"display: block; margin-left: auto; margin-right: auto;\" title=\"Scarica la guida gratuita: Gestione dei Documenti digitali e Workflow Management\" src=\"https:\/\/www.topconsult.it\/wp-content\/uploads\/2022\/11\/slide_homepage_Linee-guida_per_la_gestione_documentale_nella_pubblica_amministrazione.jpg\" alt=\"Linee guida per la gestione documentale nella pubblica amministrazione\" width=\"761\" height=\"327\" \/><\/span><\/a><\/p>\n<h3 class=\"bg-grey spacer-in-left-1 spacer-in-right-1 text-pink bold h3\" style=\"text-align: left;\"><span class=\"fa fa-archive h1\">&nbsp;<\/span>Linee Guida gestione documentale pubblica amministrazione, in breve<\/h3>\n<p style=\"text-align: justify;\">Le Linee guida dell&rsquo;AgID forniscono alla PA tutte le indicazioni necessarie per <strong>gestire il delicato processo di trasformazione digitale<\/strong>. I documenti informatici delle pubbliche amministrazioni rappresentano, infatti, <strong>atti e fatti rilevanti dal punto di visto giuridico ed economico<\/strong> e quindi devono essere gestiti in maniera corretta.<\/p>\n<p style=\"text-align: justify;\">Le Linee Guida sono rivolte a Pubbliche Amministrazioni; Enti gestori di pubblici servizi; Societ&agrave; a controllo pubblico; privati (per le parti di competenza) e soggetti privati che erogano servizi alla PA (in ottemperanza a quanto previsto nell&rsquo;art. 2 commi 2 e 3 del Codice dell&rsquo;Amministrazione Digitale).<\/p>\n<p style=\"text-align: justify;\">In sintesi, tali linee impongono due principali adempimenti: l&rsquo;<strong>identificazione del Responsabile della gestione documentale<\/strong> e la preparazione del <a title=\"Manuale di gestione documentale: che cos'&egrave; e a che cosa serve\" href=\"\/it\/blog\/news\/manuale-di-gestione-documentale-che-cose-e-a-che-cosa-serve\"><strong>Manuale di gestione documentale<\/strong><\/a>. &Egrave; espressamente detto che ogni aspetto del ciclo di vita del documento debba essere presidiato e organizzato per assicurare protezione e autenticit&agrave; del documento stesso. Inoltre, si richiede <strong>efficienza dell&rsquo;intero processo di gestione documentale<\/strong> (che eventualmente pu&ograve; anche essere delegato a terzi secondo specifiche condizioni).<\/p>\n<p style=\"text-align: justify;\">In particolare, &egrave; fondamentale che il Manuale di gestione documentale venga costantemente <strong>aggiornato data la rapida evoluzione della tecnologia<\/strong>, per evitare il rischio di obsolescenza delle soluzioni digitali utilizzate e il pericolo che non si possa ricorrere, quando necessario, alle informazioni custodite negli archivi sostitutivi.<\/p>\n<p style=\"text-align: justify;\">L&rsquo;impostazione dello schema del Manuale (e la responsabilit&agrave; dei successivi aggiornamenti) sono tra i <strong>compiti principali del <a title=\"Chi &egrave; il responsabile della conservazione digitale dei documenti?\" href=\"\/it\/blog\/news\/chi-e-il-responsabile-della-conservazione-digitale-dei-documenti\">Responsabile della gestione documentale<\/a><\/strong> a cui si aggiungono:<\/p>\n<ul>\n<li style=\"text-align: justify;\">la predisposizione del piano per la sicurezza informatica;<\/li>\n<li style=\"text-align: justify;\">la definizione dei criteri minimi per il trattamento del documento informatico;<\/li>\n<li style=\"text-align: justify;\">la gestione del protocollo informatico;<\/li>\n<li style=\"text-align: justify;\">la produzione del pacchetto di versamento nel sistema di conservazione.<\/li>\n<\/ul>\n<h3 class=\"bg-grey spacer-in-left-1 spacer-in-right-1 text-pink bold h3\" style=\"text-align: left;\"><span class=\"fa fa-balance-scale h1\">&nbsp;<\/span>Normativa, protocollo e costituzione dell&#8217;archivio<\/h3>\n<p style=\"text-align: justify;\">Le linee guida sul documento informatico offrono tutte le specifiche relative alle funzioni che permettono di gestire e organizzare la documentazione. Nello specifico, la<strong> gestione dei flussi documentali<\/strong> deve garantire la corretta registrazione di protocollo, l&rsquo;assegnazione, la classificazione, la fascicolazione, il reperimento e, poi, la conservazione.<\/p>\n<p style=\"text-align: justify;\">In particolare, il terzo capitolo delle Linee guida sulla gestione documentale si occupa del <a title=\"Soluzione per la gestione Protocollo e Corrispondenza\" href=\"\/it\/gestione-protocollo-e-corrispondenza\"><strong>protocollo informatico<\/strong><\/a>, ovvero l&rsquo;insieme di infrastrutture e procedure che le PA devono impiegare per la gestione documentale per andare via via a eliminare qualsiasi altra tipologia di protocollo. In questo ambito, un ruolo di primo piano &egrave; svolto dai <strong>metadati<\/strong> che identificano e descrivono il documento a vari livelli.<\/p>\n<p style=\"text-align: justify;\">I <strong>metadati minimi<\/strong> che, secondo la normativa italiana devono essere associati al documento informatico, sono: identificativo; data di chiusura; oggetto; soggetto produttore e destinatario.<\/p>\n<p style=\"text-align: justify;\">Nel medesimo capitolo, particolare attenzione &egrave; focalizzata sulla <strong>classificazione<\/strong> dei documenti informatici, sulla <strong>redazione dei fascicoli informatici<\/strong> e sull&rsquo;archivio informatico, individuando con precisione i compiti del responsabile della gestione documentale in merito a tutto questo.<\/p>\n<p><a title=\"Scopri la soluzione Top Consult per le Firme Elettroniche\" href=\"\/it\/firme-elettroniche\"><span><img loading=\"lazy\" decoding=\"async\" loading=\"lazy\" class=\"img-responsive spacer-in-1 spacer-in-left-1 spacer-in-right-1\" style=\"display: block; margin-left: auto; margin-right: auto;\" title=\"Scopri la soluzione Top Consult per la conservazione digitale\" src=\"https:\/\/www.topconsult.it\/wp-content\/uploads\/2022\/11\/Banner-firma-elettronica_761x200-v1.gif\" alt=\"Scopri la soluzione Top Consult per le firme elettroniche\" width=\"761\" height=\"200\" \/><\/span><\/a><\/p>\n<h3 class=\"bg-grey spacer-in-left-1 spacer-in-right-1 text-pink bold h3\" style=\"text-align: left;\"><span class=\"fa fa-gavel h1\">&nbsp;<\/span>Linee Guida: gli aggiornamenti in vigore dal 1&deg; gennaio 2022<\/h3>\n<p style=\"text-align: justify;\">Dal <strong>primo gennaio 2022<\/strong> entreranno in vigore e vi sar&agrave; obbligo di adozione delle nuove regole sulla formazione, gestione e <a title=\"Conservazione digitale o sostitutiva: le regole e le tecniche da seguire per farla al meglio\" href=\"\/it\/blog\/news\/conservazione-digitale-o-sostitutiva-le-regole-e-le-tecniche-da-seguire-per-farla-al-meglio\">conservazione dei documenti informatici<\/a>. Tali novit&agrave; sarebbero dovute diventare legge a giugno 2021, ma il legislatore ha prorogato la data di alcuni mesi per permettere agli enti di adeguarsi.<\/p>\n<p style=\"text-align: justify;\">Le novit&agrave; sono relative a <strong>tutta la gestione del documento e all&rsquo;aggiornamento dei processi e delle procedure. <\/strong><\/p>\n<p style=\"text-align: justify;\">Le nuove Linee Guida <strong>ridefiniscono i ruoli delle figure coinvolte nel processo di gestione documentale<\/strong> guardando, in particolare, al Responsabile della Conservazione che si prevede sia inserito nell&rsquo;organigramma della PA nella figura di responsabile o funzionario interno che vanti competenze legali, informatiche e archivistiche.<\/p>\n<p style=\"text-align: justify;\">Sono stati poi identificati <strong>modi operativi per ottenere certificazioni di processo che assicurino, nel caso si dematerializzino<\/strong> documenti analogici, la corrispondenza con la loro copia informatica.<\/p>\n<p style=\"text-align: justify;\">Le nuove linee guida inoltre <strong>rivisitano le modalit&agrave; di <a title=\"Qual &egrave; la differenza tra documento informatico e documento analogico\" href=\"\/it\/blog\/news\/qual-e-la-differenza-tra-documento-informatico-e-documento-analogico\">formazione del documento<\/a><\/strong>&nbsp;che potr&agrave; avvenire mediante l&rsquo;uso di strumenti software on premise o in cloud secondo specifiche regole di interoperabilit&agrave;. Il documento potr&agrave; essere acquisito per via informatica o copia di documento analogico, quale frutto di transazioni, compilazione di moduli o processi informatici oppure ancora perch&eacute; generato automaticamente da un insieme di dati provenienti da pi&ugrave; fonti.<\/p>\n<p style=\"text-align: justify;\">Sono state <strong>rimodulate anche le regole operative<\/strong> che stabiliscono la realizzazione del processo di conservazione e alle modalit&agrave; di sottoscrizione dei pacchetti informativi. Pi&ugrave; nello specifico, il pacchetto di archiviazione, che si forma in seguito alla trasformazione di uno o pi&ugrave; pacchetti di versamento secondo quanto sottoscritto nel Manuale di conservazione di ciascuna organizzazione, cos&igrave; come il pacchetto di distribuzione, prodotto ai fini dell&rsquo;esibizione richiesta dall&rsquo;utente, devono essere siglati con <a title=\"Valore probatorio della firma digitale: cosa dice la normativa\" href=\"\/it\/blog\/news\/valore-probatorio-della-firma-digitale-cosa-dice-la-normativa\">firma digitale<\/a>, <a title=\"Che cos'&egrave; la firma elettronica qualificata e come ottenerla\" href=\"\/it\/blog\/news\/che-cose-la-firma-elettronica-qualificata-e-come-ottenerla\">qualificata<\/a> o <a title=\"A cosa serve la firma elettronica avanzata?\" href=\"\/it\/blog\/news\/a-cosa-serve-la-firma-elettronica-avanzata\">avanzata<\/a> da parte del Responsabile della conservazione oppure anche del<a title=\"Chi &egrave; il responsabile della conservazione digitale dei documenti?\" href=\"\/it\/blog\/news\/chi-e-il-responsabile-della-conservazione-digitale-dei-documenti\"> Responsabile del servizio di conservazione<\/a> oppure ancora con il sigillo elettronico apposto dal conservatore esterno.<\/p>\n<hr \/>\n<p class=\"text-pink h3\" style=\"text-align: center;\">MIGLIORA LA GESTIONE DEI DOCUMENTI AZIENDALI!<\/p>\n<p class=\"text-pink h3 h4\" style=\"text-align: center;\">Scarica la tua copia gratuita dell&#8217;infografica: &#8220;<strong>Gestione documentale: un percorso green<\/strong>&#8220;, per approfondire gli step che un&#8217;azienda deve fare per essere competitiva.<\/p>\n<p class=\"text-pink h3 h4\" style=\"text-align: center;\"><strong><a class=\"btn btn-info btn-lg\" title=\"Gestione documentale: un percorso green\" href=\"https:\/\/lp.topconsult.it\/it\/gestione-documentale-un-percorso-green\">SCARICA LA TUA COPIA QUI<\/a><\/strong><\/p>\n<p>&nbsp;<\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"<p>Una breve 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