{"id":8770,"date":"2022-06-15T09:22:00","date_gmt":"2022-06-15T07:22:00","guid":{"rendered":"https:\/\/www.topconsult.it\/workflow-documentale-come-implementarlo-in-azienda\/"},"modified":"2024-03-13T16:36:55","modified_gmt":"2024-03-13T15:36:55","slug":"workflow-documentale-come-implementarlo-in-azienda","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/www.topconsult.it\/it\/blog\/news\/workflow-documentale-come-implementarlo-in-azienda","title":{"rendered":"Workflow documentale: come implementarlo in azienda"},"content":{"rendered":"<p style=\"text-align: justify;\">Le aziende, <strong>sotto la pressione delle normative<\/strong> tese a ridurre burocrazia e inefficienze (si pensi, per esempio, alla <a title=\"Come funziona la fattura elettronica B2B in pratica: creazione, invio e conservazione\" href=\"\/it\/blog\/news\/come-funziona-la-fattura-elettronica-b2b-in-pratica-creazione-invio-e-conservazione\">fatturazione elettronica<\/a> obbligatoria cos\u00ec come all\u2019uso dell\u2019<a title=\"NSO: che cos'\u00e8 il Nodo smistamento ordini\" href=\"\/it\/blog\/news\/nso-che-cose-il-nodo-smistamento-ordini\">NSO<\/a> \u2013 Nodo smistamento ordini) e della <strong>necessit\u00e0 di ottimizzare i costi<\/strong>, stanno sempre pi\u00f9 implementando strategie di digitalizzazione dei documenti. In tale contesto gli strumenti per la gestione del <a title=\"Software per la gestione di workflow documentale: la soluzione di Top Consult\" href=\"\/it\/blog\/news\/software-per-la-gestione-di-workflow-documentale-la-soluzione-di-top-consult\"><strong>workflow documentale<\/strong><\/a> rappresentano un alleato prezioso perch\u00e9 consentono in primo luogo di <strong>facilitare<\/strong> la creazione, organizzazione e condivisione dei dati; di innalzare il livello di sicurezza degli accessi alle informazioni; di <strong>diminuire il rischio di errori<\/strong> <strong>o smarrimenti<\/strong> e, infine, di porre una <strong>solida base per la digitalizzazione dei processi<\/strong>, da quelli amministrativi all\u2019intera supply chain, sino a quelli relativi all\u2019ambito human resource.<\/p>\n<p style=\"text-align: justify;\">L\u2019ottimizzazione di tutti i processi, naturalmente, <strong>si ripercuote positivamente sui risultati dell\u2019intera azienda generando aumenti di produttivit\u00e0 e profitti.<\/strong><\/p>\n<p><a title=\"Gestione dei Documenti digitali e Workflow Management\" href=\"https:\/\/lp.topconsult.it\/it\/gestione-dei-documenti-digitali-e-workflow-management\"><span><img loading=\"lazy\" decoding=\"async\" loading=\"lazy\" class=\"img-responsive spacer-in-1 spacer-in-left-1 spacer-in-right-1\" style=\"display: block; margin-left: auto; margin-right: auto;\" title=\"Scarica la guida gratuita: Gestione dei Documenti digitali e Workflow Management\" src=\"https:\/\/www.topconsult.it\/wp-content\/uploads\/2022\/11\/slide_homepage_Workflow_documentale_come_implementarlo_in_azienda.jpg\" alt=\"Workflow documentale: come implementarlo in azienda\" width=\"761\" height=\"327\" \/><\/span><\/a><\/p>\n<h2 class=\"bg-grey spacer-in-left-1 spacer-in-right-1 text-pink bold h3\" style=\"text-align: left;\"><span class=\"fa fa-sitemap h1\">\u00a0<\/span>Il significato del workflow documentale<\/h2>\n<p style=\"text-align: justify;\">Il <a href=\"https:\/\/www.topconsult.it\/it\/workflow-documentale\"><strong>workflow documentale<\/strong><\/a> consiste nel definire precisamente un processo, basandolo su prassi prestabilite e condivise e <strong>organizzando di conseguenza tutte le fasi del ciclo di vita del documento<\/strong> dalla sua produzione alla conservazione, passando per l\u2019autenticazione, protocollazione, modifica, condivisione e, quando serve, cancellazione sicura.<\/p>\n<p style=\"text-align: justify;\">Vuol dire <strong>coinvolgere sempre (e solo) le persone giuste<\/strong> per ciascuna fase dei processi facendo s\u00ec che ciascuno sia informato riguardo a ci\u00f2 che gli serve per lavorare e, d\u2019altra parte, che i responsabili possano avere sempre sotto controllo gli <strong>stati di avanzamento delle procedure<\/strong>. Le varie attivit\u00e0 possono essere infatti sequenziali e\/o parallele ma \u00e8 fondamentale che tutto sia configurato secondo <strong>impostazioni il pi\u00f9 possibile standardizzate<\/strong> perch\u00e9 sia semplice individuare eventuali anomalie, intoppi o necessit\u00e0 di solleciti.<\/p>\n<h2 class=\"bg-grey spacer-in-left-1 spacer-in-right-1 text-pink bold h3\" style=\"text-align: left;\"><span class=\"fa fa-question h1\">\u00a0<\/span>Workflow documentale, come fare<\/h2>\n<p style=\"text-align: justify;\">Implementare una corretta strategia di gestione del workflow <a href=\"https:\/\/www.topconsult.it\/it\/sistema-gestione-documentale\">documentale<\/a> significa, nello specifico:<\/p>\n<ul>\n<li style=\"text-align: justify;\"><strong> identificare i documenti<\/strong> per poterli classificare e indicizzare al meglio (rendendoli cio\u00e8 facilmente recuperabili tramite parole chiave ad hoc);<\/li>\n<li style=\"text-align: justify;\"><strong>individuarne i soggetti responsabili,<\/strong> cio\u00e8 coloro che li hanno formati, che devono conservarli;<\/li>\n<li style=\"text-align: justify;\"><strong>definire i flussi per ciascuna tipologia di file<\/strong> affinch\u00e9, eventualmente, si possano stabilire degli automatismi, per esempio, per il loro smistamento, per l\u2019<a href=\"https:\/\/www.topconsult.it\/it\/blog\/news\/guida-ai-software-di-archiviazione-documenti-e-digitalizzazione-aziendale\">archiviazione<\/a> e cos\u00ec via.<\/li>\n<\/ul>\n<p style=\"text-align: justify;\">Vi sono software appositamente progettati per supportare tutti questi passaggi, <strong>tracciandoli nel dettaglio<\/strong>, offrendone una rappresentazione grafica e che consentono di controllare le attivit\u00e0 mediante dashboard dall\u2019interfaccia intuitiva e non solo. Tali <strong>dashboard opportunamente interrogate possono raccontare<\/strong> i tempi in cui vengono svolte determinate azioni, se lo svolgimento delle attivit\u00e0 corrisponde effettivamente ai piani predisposti o se vi si discostano e perch\u00e9, se le risorse utilizzate (siano quelle umane o di sistema) sono usate in maniera efficiente.<br \/>\nIntegrando i software per la gestione del workflow documentale con le altre app esistenti in azienda (<a href=\"https:\/\/www.topconsult.it\/it\/gestione-conservazione-pec\">posta elettronica<\/a>, tool di produttivit\u00e0, <a href=\"https:\/\/www.topconsult.it\/it\/blog\/news\/i-gestionali-microsoft-dynamics-integrati-con-una-piattaforma-documentale\">gestionali<\/a>, CRM) \u00e8 possibile <strong>sfruttare un ecosistema applicativo capace di dialogare autonomamente<\/strong>, provvedendo allo scambio di dati necessari per portare a termine i vari task.<\/p>\n<h3>AgID \u2013 Agenzia per l\u2019Italia Digitale &#8211; le <strong>Linee Guida sulla formazione, gestione e conservazione dei documenti<\/strong><\/h3>\n<p style=\"text-align: justify;\">Quando si adotta un sistema per la gestione del workflow documentale si deve, ovviamente, far riferimento alle normative relative alla legislazione vigente nel Paese. Nella fattispecie, per quanto riguarda l\u2019Italia, sono state emanate dal Tavolo di lavoro dell\u2019AgID \u2013 Agenzia per l\u2019Italia Digitale le <a title=\"Le Linee Guida per la Gestione e la Conservazione dei documenti informatici\" href=\"\/it\/blog\/news\/le-linee-guida-per-la-gestione-e-la-conservazione-dei-documenti-informatici\"><strong>Linee Guida sulla formazione, gestione e conservazione dei documenti<\/strong><\/a> appositamente per aggiornare il precedente Codice dell\u2019amministrazione digitale e dare una visione di insieme di regole tecniche e circolari sull\u2019argomento, a partire dagli adempimenti obbligatori e dalle figure professionali da coinvolgere.<\/p>\n<p style=\"text-align: justify;\">Queste indicazioni sono <strong>periodicamente rinnovate<\/strong> per tenere il passo con l\u2019evoluzione tecnologica, nello specifico dal primo <strong>gennaio 2022<\/strong> entreranno in vigore le nuove regole che, tra le altre cose, riguardano proprio la ridefinizione delle persone coinvolte, ma anche le modalit\u00e0 di formazione dei documenti che sempre pi\u00f9 possono essere prodotti da strumenti software on premise o in cloud, acquisiti per via informatica o da insieme di dati che derivano da pi\u00f9 fonti.<\/p>\n<p style=\"text-align: justify;\">Una volta scelto e implementato il software pi\u00f9 adeguato alle proprie necessit\u00e0 si deve affrontare il delicato tema del <strong>change management<\/strong> indispensabile per far sfruttare da tutti i collaboratori la tecnologia adottata.<\/p>\n<p style=\"text-align: justify;\">Il software per il workflow documentale deve poi essere <strong>scalabile<\/strong> al fine di accompagnare la crescita dell\u2019azienda, <strong>semplice<\/strong> da usare e <strong>capace di promuovere collaborazione<\/strong> rendendo, per esempio, disponibili strumenti digitali di collaboration.<a title=\"Scopri la soluzione Top Consult per il \" href=\"\/it\/conservazione-digitale\"><span><img loading=\"lazy\" decoding=\"async\" loading=\"lazy\" class=\"img-responsive spacer-in-1 spacer-in-left-1 spacer-in-right-1\" style=\"display: block; margin-left: auto; margin-right: auto;\" title=\"Scopri la soluzione Top Consult per la conservazione digitale\" src=\"https:\/\/www.topconsult.it\/wp-content\/uploads\/2022\/11\/Banner-conservazione-digitale_761x200-def.gif\" alt=\"Scopri la soluzione Top Consult per la conservazione digitale\" width=\"761\" height=\"200\" \/><\/span><\/a><\/p>\n<h3 class=\"bg-grey spacer-in-left-1 spacer-in-right-1 text-pink bold h3\" style=\"text-align: left;\"><span class=\"fa fa-sliders h1\">\u00a0<\/span>Quale software scegliere per gestire il flusso documentale, linee guida<\/h3>\n<p style=\"text-align: justify;\">Il mercato offre una vasta scelta di software per il <a href=\"https:\/\/www.topconsult.it\/it\/blog\/news\/cose-il-workflow-management-e-perche-e-importante-per-la-tua-azienda\">workflow management<\/a>, \u00e8 importante dunque premettere che vi sono delle <strong>funzionalit\u00e0 base<\/strong> in tutti i sistemi, quali quelle di archiviazione, di indicizzazione funzionale alla ricerca e di conservazione.<\/p>\n<p style=\"text-align: justify;\">Tra le prime scelte da compiere vi \u00e8 quella relativa alla tipologia del software che pu\u00f2 <strong>essere installato in azienda (on \u2013 premise) o erogato in <a title=\"Gestione documentale in cloud: caratteristiche e vantaggi\" href=\"\/it\/blog\/news\/gestione-documentale-in-cloud-caratteristiche-e-vantaggi\">cloud<\/a><\/strong>. In entrambi i casi vi sono pro e contro che vanno considerati. Alla convenienza di non dover comperare licenze, occuparsi della manutenzione (condizioni assicurate dal cloud), fa da contraltare la sicurezza e ottemperanza alle normative (si pensi, per esempio, a settori delicati quali il finance) garantite dall\u2019avere in casa gli applicativi. \u00c8 comunque possibile anche costruire <a href=\"https:\/\/www.topconsult.it\/it\/blog\/news\/come-scegliere-migliore-soluzione-gestione-documentale\"><strong>architetture ibride<\/strong> <\/a>che possano soddisfare pi\u00f9 bisogni.<\/p>\n<p style=\"text-align: justify;\">Pre requisito fondamentale \u00e8 essere certi della <strong>sicurezza delle soluzioni<\/strong> che si concretizza nella garanzia di riservatezza e privacy dei dati, oltre nell\u2019avere strumenti che consentono di autenticare in modo univoco le persone che preparano o acquisiscono i documenti, vi accedono, li modificano.<\/p>\n<hr \/>\n<p class=\"text-pink h3\" style=\"text-align: center;\">MIGLIORA LA GESTIONE DEI DOCUMENTI AZIENDALI!<\/p>\n<p class=\"text-pink h3 h4\" style=\"text-align: center;\">Scarica la tua copia gratuita dell\u2019infografica: \u201c<strong>Gestione documentale: un percorso green<\/strong>\u201c, per approfondire gli step che un\u2019azienda deve fare per essere competitiva.<\/p>\n<p class=\"text-pink h3 h4\" style=\"text-align: center;\"><strong><a class=\"btn btn-info btn-lg\" title=\"Gestione documentale: un percorso green\" href=\"https:\/\/lp.topconsult.it\/it\/gestione-documentale-un-percorso-green\">SCARICA LA TUA COPIA QUI<\/a><\/strong><\/p>\n<p>&nbsp;<\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"<p>Una breve guida che sintetizza cos\u2019\u00e8, perch\u00e9 adottare e come scegliere la soluzione software per il workflow documentale pi\u00f9 adatta alle proprie 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