{"id":8777,"date":"2022-05-01T09:34:00","date_gmt":"2022-05-01T07:34:00","guid":{"rendered":"https:\/\/www.topconsult.it\/gestione-documentale-e-gdo-come-realizzarla-al-meglio-con-gli-strumenti-giusti\/"},"modified":"2024-11-25T16:49:30","modified_gmt":"2024-11-25T15:49:30","slug":"gestione-documentale-e-gdo-come-realizzarla-al-meglio-con-gli-strumenti-giusti","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/www.topconsult.it\/it\/blog\/news\/gestione-documentale-e-gdo-come-realizzarla-al-meglio-con-gli-strumenti-giusti","title":{"rendered":"Gestione documentale e GDO: come realizzarla al meglio con gli strumenti giusti"},"content":{"rendered":"

Raccogliere tutti i dati in maniera tale che possano essere omogenei tra loro e sempre aggiornati<\/strong> (da qualsiasi fonte arrivino) e gestibili da un\u2019unica interfaccia<\/strong> accessibile a tutte le figure professionali, sia interne sia esterne all\u2019organizzazione, in modo semplice e immediato. Con questo obiettivo, e all\u2019insegna del motto \u201cAvanti Veloce<\/strong><\/a>\u201d che significa prontezza di risposta ai propri clienti per far s\u00ec che a loro volta essi siano proattivi con i propri, Top Consult propone alle aziende il sistema di gestione documentale TopMedia Social NED<\/a><\/strong>. Il software, prodotto dalla societ\u00e0 torinese che vanta oltre 30 anni di attivit\u00e0 e 500 referenze in tutto il mondo, \u00e8 pensato per le organizzazioni attive in qualsiasi settore ed \u00e8 stato personalizzato per diverse industry, tra cui la GDO.<\/p>\n

\"Gestione<\/span><\/a><\/p>\n

\u00a0<\/span>Gli scenari applicativi di un sistema di gestione documentale in una realt\u00e0 della GDO<\/h3>\n

Nelle aziende che appartengono al comparto grande distribuzione<\/strong> si possono verificare vari scenari applicativi in cui una piattaforma come TopMedia Social NED pu\u00f2 risultare protagonista. Top Consult, lavorando nel settore e raccogliendone gli input, ha optato per lo sviluppo di funzioni ad hoc per soddisfare i bisogni della GDO<\/a><\/strong> perch\u00e9 il motore documentale si adattasse anche ad ambiti pi\u00f9 specifici come per esempio la gestione del personale e della logistica.<\/p>\n

\u00c8 il caso, per esempio, delle funzioni a supporto dell\u2019apertura di un punto vendita<\/strong> per cui va raccolta tutta la documentazione per la identificazione della location, i contratti di vendita o locazione, le autorizzazioni e i permessi per la costruzione o i progetti di ristrutturazione e arredamento e cos\u00ec via.<\/p>\n

Nella GDO, inoltre, \u00e8 fondamentale mettere a fattor comune l\u2019insieme dei documenti necessari per far lavorare, per esempio, primi fra tutti i fornitori e gli addetti agli espositori<\/strong> per i quali servono badge da presentare. In tal caso \u00e8 utile creare gruppi di lavoro misti, tra utenti esterni e interni, raccogliendo i dati a loro riconducibili e TopMedia Social NED facilita questa cooperazione.<\/p>\n

Nello scenario applicativo \u201cGestione apertura e chiusura cassa<\/strong>\u201d il gestionale documentale Top Consult offre la possibilit\u00e0 di compilare il documento fondo cassa e firmarlo digitalmente, sottoporlo ai livelli di approvazione previsti in modo immediato.<\/p>\n

Uno scenario a s\u00e9 riguarda poi le catene in franchising<\/strong> che richiedono tutta una serie di procedure e, quindi, documenti ad hoc che devono essere completi e sempre disponibili.<\/p>\n

Parallelamente, la documentazione del personale pu\u00f2 rappresentare uno scenario pi\u00f9 complicato nel settore GDO rispetto ad altre industry, in quanto i negozi (e i relativi dipendenti) possono essere dislocati su un ampio territorio e sono tipicamente distanti dalla sede centrale. In questo caso \u00e8 possibile integrare la soluzione TopMedia Social NED con il portale aziendale<\/strong> per mettervi a disposizione le informazioni da veicolare ai dipendenti.<\/p>\n

\u00a0<\/span>Digitalizzazione della GDO, i vantaggi<\/h3>\n

I player della GDO, adottando i componenti che caratterizzano la piattaforma TopMedia Social NED, sperimenteranno i benefici che solitamente si riscontrano in seguito alla digitalizzazione documentale<\/a> (che riguardano risparmio di tempo e costi<\/strong> di gestione e la realizzazione di un database completo e sempre aggiornato). Inoltre, avranno un immediato impatto positivo in termini di collaboration<\/strong> e di opportunit\u00e0 di andare oltre alle rigidit\u00e0 che spesso ostacolano lo scambio di dati e quindi la cooperazione.<\/p>\n

Mediante, poi, funzionalit\u00e0 smart (per esempio ricerche per tag facilmente associabili ai documenti a seconda dei propri modi di lavorare) e all\u2019applicazione di logiche social (bacheche, canali privilegiati, notifiche al fine di evitare voluminosi scambi di mail e per avere sempre una sola versione aggiornata del documento), l\u2019uso di TopMedia Social NED \u00e8 semplice e intuitivo, ma allo stesso tempo sicuro grazie alla solida architettura enterprise<\/a><\/strong> su cui la piattaforma si basa.<\/p>\n

Infine, grazie a questa piattaforma, capace di dialogare con gli altri applicativi presenti in azienda, a partire dai documenti, \u00e8 possibile disegnare workflow (per esempio approvazioni o invio di notifiche push) in pratica, per avviare processi automatici<\/strong> mediante step configurabili.<\/p>\n

\"Scarica<\/a><\/p>\n

\u00a0<\/span>Digitalizzazione della gestione documentale della GDP, il caso Bennet<\/h3>\n

In una realt\u00e0 come Bennet<\/strong><\/a> anche le \u201csole\u201d fatture annue di fornitori di prodotti e servizi richiedono un processo di lavorazione e approvazione molto lungo e articolato. Si tratta, infatti, di un ingente volume di documenti<\/strong> che coinvolgono tanti attori diversi. \u00c8 proprio dall\u2019esigenza di rendere pi\u00f9 efficiente il processo di fatturazione che si \u00e8 partiti con la digitalizzazione della gestione documentale in questo importante protagonista della GDO italiana.<\/p>\n

Nel corso del tempo (l\u2019intervento di digitalizzazione delle fatture \u00e8 stato avviato nel 2006) i documenti fiscali hanno progressivamente sempre pi\u00f9 rappresentato una fonte preziosa di dati che in automatico andavano ad alimentare i processi amministrativi<\/a><\/strong>, primo fra tutti la contabilizzazione che oggi in Bennet non richiede alcun intervento umano se non quello di verifica quando necessario.<\/p>\n

I vantaggi<\/strong> attualmente sperimentati da Bennet sono una drastica riduzione dei tempi dedicati agli iter approvativi delle fatture, incremento dell\u2019efficienza, riduzione degli errori in fase di registrazione, risparmi riconducibili alla dematerializzazione<\/a> e miglioramento dei rapporti con il fornitore grazie a una maggiore trasparenza del sistema.<\/p>\n

\n

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