{"id":8779,"date":"2022-04-20T14:45:00","date_gmt":"2022-04-20T12:45:00","guid":{"rendered":"https:\/\/www.topconsult.it\/software-per-la-gestione-di-workflow-documentale-la-soluzione-di-top-consult\/"},"modified":"2024-07-11T15:00:11","modified_gmt":"2024-07-11T13:00:11","slug":"software-per-la-gestione-di-workflow-documentale-la-soluzione-di-top-consult","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/www.topconsult.it\/it\/blog\/news\/software-per-la-gestione-di-workflow-documentale-la-soluzione-di-top-consult","title":{"rendered":"Software per la gestione di workflow documentale: la soluzione di Top Consult"},"content":{"rendered":"

L\u2019obiettivo principale di Top Consult nella realizzazione del modulo per la gestione del workflow documentale<\/a> della propria piattaforma TopMedia Social NED era quello di offrire una soluzione semplice<\/strong>, utilizzabile dai dipendenti e collaboratori aziendali che non abbiano particolari competenze tecniche. Per garantire tale facilit\u00e0 di utilizzo, la software house torinese ha optato per uno strumento che consentisse di disegnare un workflow grafico, di delineare diagrammi di flusso in modo intuitivo<\/strong> mediante righe ed elementi semplici da riconoscere, ovviamente quindi senza la necessit\u00e0 di avere skill di programmazione.<\/p>\n

\"Software<\/span><\/a><\/p>\n

\u00a0<\/span>In cosa consiste la gestione del workflow documentale digitale<\/h3>\n

Gestire in modo efficace il flusso documentale significa utilizzare un tool che consenta di guidare i documenti lungo tutto il loro ciclo di vita<\/strong>. Nella fattispecie, una volta che tali documenti sono acquisiti: autenticarli e firmarli digitalmente<\/a>, protocollarli<\/a>, renderli modificabili in modo sicuro e condivisibili; conservarli a norma ed eventualmente cancellarli, rispettando quanto stabilito dalle policy vigenti nella organizzazione.<\/p>\n

I vantaggi derivati dall\u2019uso di un software per la gestione del workflow documentale<\/a> sono incremento dell\u2019efficienza<\/strong>, miglior controllo del processo<\/strong> (sfruttando l\u2019opportunit\u00e0 di standardizzare i modelli di lavoro ed eventualmente anche predisporre verifiche dello svolgimento delle attivit\u00e0) e aumentare la flessibilit\u00e0<\/strong> dei processi stessi grazie alle possibilit\u00e0 di modificarli rapidamente.<\/p>\n

A tutto questo si aggiungano i benefici pratici che possono essere sperimentati dalle imprese che adottano un sistema per la gestione del workflow documentale, ovvero riduzione degli errori di compilazione, invio pi\u00f9 efficiente delle comunicazioni; abbassamento dei tempi di risposta<\/strong> e di gestione delle scadenze; automatizzazione di alcuni processi<\/strong> <\/a>o parte di essi; possibilit\u00e0 di essere coinvolti nell\u2019attivit\u00e0 da dovunque ci si trovi cos\u00ec, in mobilit\u00e0<\/strong>.<\/p>\n

\u00a0<\/span>TopMedia Social NED, focus sulla collaboration<\/h3>\n

Workflow collaborativo \u00e8 la soluzione della piattaforma TopMedia Social NED<\/a> che \u00e8 stata progettata per promuovere modalit\u00e0 di lavoro smart<\/strong> e che favorisce una maggiore collaborazione grazie al fatto che, agevolando il disegno di flussi documentali ottimizzati per processi strutturati e non, assicura che i team di lavoro siano costantemente aggiornati. <\/strong><\/p>\n

Il massimo coinvolgimento tra gli addetti a una certa attivit\u00e0 \u00e8, infatti, garantito dalla capacit\u00e0 del motore documentale<\/strong>, che sta alla base della piattaforma di Top Consult, di richiamare persone e documenti in modo da promuovere sempre allineamento tra i componenti di un gruppo di lavoro e velocit\u00e0 di intervento ove necessario. Si pensi, per esempio, al processo di approvazione di un documento che pu\u00f2 essere automatizzato ma, d\u2019altra parte, richiedere supervisioni urgenti in caso di eccezioni o anomalie.<\/p>\n

Il designer grafico<\/strong> permette di definire la sequenza delle azioni, quali condizioni si devono verificare e quali persone eventualmente far intervenire, il tutto viene poi eseguito dal workflow engine. Grazie al Controllo Workflow<\/strong> \u00e8 possibile monitorare lo stato di avanzamento dei processi e, quindi, se ci sono intoppi o colli di bottiglia per cui sia necessarie redistribuire i task, si possono programmare comunicazioni automatiche e notifiche push.<\/p>\n

La possibilit\u00e0 di utilizzare il software in cloud e le funzionalit\u00e0 che promuovono l\u2019uso di tutte le tipologie di firma elettronica (a seconda delle specifiche necessit\u00e0) rappresentano ulteriori fattori fondamentali che contraddistinguono il Workflow collaborativo che pu\u00f2 essere abilitato dal modulo Top Consult. Esso permette di annullare completamente il bisogno di ricorrere alla carta<\/strong> e quindi evitare i passaggi che servono per utilizzare la carta stessa, quali raggiungere fisicamente le persone di cui si ha bisogno, innalzando, tra l\u2019altro, il livello di agilit\u00e0 dei processi<\/strong>.<\/p>\n

Il fine che si vuole e si pu\u00f2 conseguire, inoltre, \u00e8: nessun messaggio di posta elettronica ma schermate che restituiscono bacheche di semplice fruizione<\/strong> allo scopo di avere sempre situazioni aggiornate, l\u2019ultimo documento redatto con tutte le modifiche e gli interventi pi\u00f9 recenti (che tenga traccia anche di chi ha compiuto tali modifiche, quando e via di questo passo).<\/p>\n

Davanti al PC, allo smartphone o al tablet l\u2019Utente Collaborativo (questa la definizione di Top Consult) sar\u00e0 sempre attivo, partecipe e informato, ovunque si trovi. Si pu\u00f2, di fatti, avere accesso alla soluzione TopMedia Social NED anche con una App Mobile<\/strong> che, come i client Web, guider\u00e0 l\u2019utente nello svolgimento di tutte le attivit\u00e0: non occorrer\u00e0 andare in cerca di altri documenti o messaggi.<\/p>\n

\"Scarica<\/a><\/p>\n

\u00a0<\/span>L\u2019importanza dell\u2019integrazione: obiettivo rispondere alle esigenze di qualsiasi organizzazione<\/h3>\n

TopMedia Social NED consente ampie possibilit\u00e0 di integrazione con i sistemi che compongono l\u2019ambiente applicativo in azienda, per esempio il mondo Office<\/strong>, oltre ovviamente al gestionale<\/strong><\/a> dal quale tipicamente si producono i documenti. Questo aumenta la possibilit\u00e0 di cooperazione e la predisposizione di flussi che includano pi\u00f9 attori sia interni sia esterni.<\/p>\n

Pi\u00f9 nello specifico, grazie alle sue abilit\u00e0 di integrazione, il modulo Workflow collaborativo di Top Consult pu\u00f2 occuparsi di funzioni ma anche degli organigrammi, dell\u2019organizzazione di gruppi di persone in qualsiasi tipologia di societ\u00e0 a qualunque industry appartenga. E pu\u00f2 farlo agendo anche a livello internazionale, in quanto il programma \u00e8 multilingua<\/strong>.<\/p>\n

Top Consult \u00e8 a supporto dei propri clienti<\/a><\/strong> per impostare la soluzione e supportarli sia dal punto di vista tecnico sia, se necessario, normativo dato che ha referenze in molteplici comparti e pu\u00f2 contare su solide competenze consulenziali.<\/p>\n

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Semplicit\u00e0 di fruizione, capacit\u00e0 di ottimizzare la condivisione delle informazioni e la collaboration: questi i principi all\u2019insegna dei quali \u00e8 stato progettato Workflow 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