{"id":8782,"date":"2022-05-18T10:42:00","date_gmt":"2022-05-18T08:42:00","guid":{"rendered":"https:\/\/www.topconsult.it\/green-software-documentale-il-nostro-impegno-per-lambiente\/"},"modified":"2024-12-19T12:30:48","modified_gmt":"2024-12-19T11:30:48","slug":"green-software-documentale-il-nostro-impegno-per-lambiente","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/www.topconsult.it\/it\/blog\/news\/green-software-documentale-il-nostro-impegno-per-lambiente","title":{"rendered":"Green software documentale: il nostro impegno per l’ambiente"},"content":{"rendered":"

Ultimo aggiornamento: 19\/12\/2024<\/p>

I benefici che derivano dall\u2019uso di un software documentale sono molteplici e arrivano a toccare quel vasto tema che riguarda il green e, pi\u00f9 in generale, la sostenibilit\u00e0 ambientale e sociale<\/a><\/strong>. E questo non esclusivamente in riferimento al risparmio di carta e toner che un sistema elettronico di gestione dei documenti pu\u00f2 generare nelle aziende, ma anche in termini<\/strong> di ottimizzazione dei processi e del supporto allo svolgimento delle attivit\u00e0 in un\u2019ottica di sempre maggiore efficienza.<\/p>\n

\"Green<\/span><\/a><\/p>\n

\u00a0<\/span>Perch\u00e9 adottare un software documentale, i vantaggi principali<\/h3>\n

Digitalizzare la gestione documentale<\/a>, mantenendo elettronici i documenti (tipicamente prodotti dal gestionale o ricevuti da clienti e fornitori) su cui si basa il business, lungo tutto il loro ciclo di vita sino alla conservazione a norma si traduce nella preziosa possibilit\u00e0 di annullare, o ridurre al minimo, il bisogno di carta, stampanti e di tutti i consumabili (oltre al costo delle macchine stesse e della loro manutenzione). Ugualmente, usando sistemi software si pu\u00f2 utilizzare la posta elettronica certificata invece della tradizionale raccomandata. In tali scelte risultano immediatamente evidenti i risparmi economici ai quali si possono aggiungere quelli relativi agli archivi fisici e l\u2019utilit\u00e0 del digitale per minimizzare i tempi di gestione delle pratiche.<\/p>\n

Non sono neppure da trascurare, inoltre, gli effetti della digitalizzazione sull\u2019intera organizzazione che, impostando regole per organizzare il fluire dei file, delinea processi standardizzati e pu\u00f2 focalizzare la propria attenzione sulla possibilit\u00e0 di automatizzare determinati compiti<\/a> semplici, riducendo, per esempio, all\u2019essenziale il data entry manuale, rendendo autonomi i sistemi nello scambio di dati per far funzionare le applicazioni.<\/p>\n

I software, inoltre, supportano le imprese nel loro impegno nel rispettare le normative generali e delle policy interne. Per esempio, \u00e8 possibile impostare un flusso di lavoro che si blocca nel momento in cui non si siano raccolti tutti i dati necessari, oppure le firme e le autorizzazioni imprescindibili o si possono stabilire le regole di accesso e riservatezza alle informazioni e cos\u00ec via.<\/p>\n

\u00a0<\/span>In che modo la dematerializzazione aiuta l\u2019ambiente<\/h3>\n

Nella scelta di abbracciare la rivoluzione paperless da parte delle aziende si ravvisa la volont\u00e0 di rendere efficienti le risorse e i processi, ma non ci si limita a questo. Le organizzazioni, infatti, sono sempre pi\u00f9 attente anche all\u2019impatto ambientale della propria attivit\u00e0 e un ridotto consumo di carta e materiali per la stampa ha indubbi effetti positivi.<\/p>\n

Lo stesso vale rispetto alla trasformazione del modo di cooperare riconducibile all\u2019uso del digitale che rende inutili gli spostamenti per accedere agli archivi, per portare ordini, condividere progetti, apporre firme autografe ormai sostituibili da firme digitali<\/a> che ne hanno il medesimo valore legale e probatorio.<\/p>\n

In ultima analisi, la digitalizzazione dei documenti<\/a> agevola la possibilit\u00e0 di fare smart working ed elimina la necessit\u00e0 di vedersi in uno stesso luogo tra componenti di team di lavoro dislocati su pi\u00f9 sedi o tra partner di filiera.<\/p>\n

\"Scarica<\/a><\/p>\n

\u00a0<\/span>I benefici in ottica di sostenibilit\u00e0 sociale e green determinati da un software documentale che aumenta la collaboration<\/h3>\n

Rendere completamente digitali i processi e i flussi di lavoro ha effetti benefici anche sulle modalit\u00e0 di lavoro. Per esempio, consente di regolarizzare gli scambi comunicativi e fare s\u00ec che tutte le persone appartenenti a un team siano sempre aggiornate<\/strong> sulle attivit\u00e0 alle quali stanno partecipando senza incontrarsi fisicamente, aumentando al tempo stesso la soddisfazione e la qualit\u00e0 del lavoro di ciascuno<\/strong>. Questo vuol dire accrescere la produttivit\u00e0 e rendere pi\u00f9 collaborativi dipendenti e addetti (sia interni sia esterni alle aziende) a un determinato task, rimuovendo le barriere che separavano i vari dipartimenti aziendali, ma anche promuovere nuovi modelli di attivit\u00e0 in gruppo (e di formazione) all\u2019insegna di una pi\u00f9 agevole condivisione del patrimonio di conoscenza aziendale<\/strong>.<\/p>\n

Le aziende che mettono a fattor comune i propri dati in un database centralizzato e si affidano a un motore documentale capace di sollecitare l\u2019attenzione degli utenti sulle informazioni importanti per loro, generano un maggior coinvolgimento delle persone<\/strong> e fanno s\u00ec che esse si sentano parte della realt\u00e0 aziendale. Questo rappresenta un elemento di fidelizzazione e di employee engagement<\/strong> che aiutare a creare un ambiente di lavoro attrattivo per i nuovi talenti e inclusivo per gli ultimi arrivati. <\/strong><\/p>\n

I software di gestione documentale, poi, contribuiscono a delineare un\u2019immagine di trasparenza dell\u2019azienda<\/strong> nei confronti di clienti e fornitori, trasmettendo fiducia e, di nuovo, esprimendo la capacit\u00e0 sia di creare situazioni di lavoro confortevoli sia di essere reattivi ai mutamenti di mercato e della domanda grazie a un costante allineamento tra tutte le parti attive in un certo processo di produzione e distribuzione.<\/p>\n

\u00c8 fondamentale ricordare che affinch\u00e9 un software di gestione documentale<\/a> agisca in maniera efficace in azienda e venga sfruttato appieno, il fornitore di tecnologia deve rappresentare un vero e proprio partner. Un produttore di software che abbia referenze attive in pi\u00f9 comparti industriali, che possa vantare competenze oltre che tecniche e di processo anche legali<\/strong>, \u00e8 un supporto importantissimo per costruire processi e flussi documentali ad hoc per ciascuna impresa o ente, nel pieno rispetto delle sue peculiarit\u00e0.<\/p>\n

\n

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 <\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"

Adottare un software per la gestione documentale si traduce nella possibilit\u00e0 di introdurre in azienda modelli di lavoro che promuovono la diffusione della cultura di sostenibilit\u00e0 e di pratiche green<\/p>\n","protected":false},"author":4,"featured_media":3301,"comment_status":"closed","ping_status":"open","sticky":false,"template":"","format":"standard","meta":{"reading_time":0,"inline_featured_image":false,"neve_meta_sidebar":"","neve_meta_container":"","neve_meta_enable_content_width":"off","neve_meta_content_width":70,"neve_meta_title_alignment":"","neve_meta_author_avatar":"","neve_post_elements_order":"","neve_meta_disable_header":"","neve_meta_disable_footer":"","neve_meta_disable_title":"","footnotes":""},"categories":[41],"tags":[49,43,44],"class_list":["post-8782","post","type-post","status-publish","format-standard","has-post-thumbnail","hentry","category-news","tag-collaboration","tag-gestione-documentale","tag-gestione-documentale-collaborativa"],"yoast_head":"\nGreen software documentale: il nostro impegno per l'ambiente<\/title>\n<meta name=\"description\" content=\"Il green software documentale favorisce la cultura aziendale, la sostenibilit\u00e0 e l\u2019adozione di pratiche responsabili. 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