{"id":8792,"date":"2022-04-04T00:00:00","date_gmt":"2022-04-03T22:00:00","guid":{"rendered":"https:\/\/www.topconsult.it\/il-sistema-documentale-topmedia-per-il-gestionale-sap-i-vantaggi-dellintegrazione\/"},"modified":"2024-02-16T11:24:10","modified_gmt":"2024-02-16T10:24:10","slug":"il-sistema-documentale-topmedia-per-il-gestionale-sap-i-vantaggi-dellintegrazione","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/www.topconsult.it\/it\/blog\/news\/il-sistema-documentale-topmedia-per-il-gestionale-sap-i-vantaggi-dellintegrazione","title":{"rendered":"Il sistema documentale TopMedia per il gestionale SAP: i vantaggi dell’integrazione"},"content":{"rendered":"

Estratto INTERVISTA: Matteo Zaffagnini<\/strong>, Responsabile Commerciale di Top Consult<\/span> su Digital4Executive<\/em><\/p>\n

Il tema della gestione documentale<\/strong>, ormai, esula dalle mere procedure di archiviazione<\/strong> e conservazione<\/strong> dei file. Con l\u2019introduzione della fatturazione elettronica<\/strong><\/a> e con la digitalizzazione<\/strong> dei task, accelerata in moltissime organizzazioni dall\u2019emergenza pandemica, l\u2019approccio scelto all\u2019implementazione di una piattaforma di document management<\/a> ha impatti significativi sui processi, sui flussi di lavoro e, in ultima analisi, sulla produttivit\u00e0 di qualsiasi tipo di azienda. In quest\u2019ottica diventa essenziale riuscire a integrare in modo efficace gli strumenti di gestione documentale con quello che sta diventando il cuore pulsante dell\u2019intera catena del valore: l\u2019ERP.
\nLo sa bene Top Consult, societ\u00e0 specializzata nella creazione di soluzioni e servizi di gestione documentale avanzata che gi\u00e0 in tempi non sospetti ha cominciato a costruire connettori<\/a> e integrazioni per le principali piattaforme di Enteprise Resource Planning, a partire ovviamente da quelle proposte da SAP<\/a>.<\/p>\n

Abbiamo chiesto a Matteo Zaffagnini, Responsabile Commerciale di Top Consult, quali sono i vantaggi nell\u2019introdurre in azienda uno strumento come TopMedia, piattaforma documentale di classe enterprise disponibile on-premise o in cloud tramite una infrastruttura IT proprietaria.\u00a0<\/em><\/p>\n

\"Il<\/span><\/a><\/p>\n

A quali esigenze ha risposto Top Consult realizzando l\u2019integrazione con i gestionali SAP?<\/p>\n

L\u2019ERP<\/strong> oggi \u00e8 ampiamente diffuso nelle imprese italiane, a prescindere dalla complessit\u00e0 della loro struttura, ed \u00e8 utilizzato<\/strong> in particolare dalle grandi realt\u00e0 anche per accedere a enormi flussi di documenti<\/strong>. Documenti che hanno, per\u00f2, sempre pi\u00f9 carattere destrutturato. Parliamo di un\u2019alta percentuale di elementi privi dei formati necessari a identificarli univocamente, e quasi sempre sprovvisti dei metadati, indispensabili per archiviarli in modo corretto. Ed ecco che reperire le informazioni di valore, fondamentali per alimentare processi strategici, diventa in qualche caso una caccia al tesoro. E cos\u00ec i collaboratori perdono tempo prezioso che potrebbe invece essere devoluto in attivit\u00e0 a maggior valore aggiunto. Abbiamo intravisto da subito nelle soluzioni SAP la possibilit\u00e0 di portare benefici concreti nella gestione documentale<\/a>, in quanto il vendor espone una serie di strumenti per affrontare in modo standard il processo di integrazione, mettendo a disposizione dei widget che permettono di usare il medesimo sistema e abilitare funzionalit\u00e0 differenti sul document management, rendendo di fatto l\u2019impatto dello strumento sulla user experience finale pari a zero.<\/p>\n

Nello specifico, cosa consente di ottenere l\u2019implementazione della piattaforma e in che modo amplifica le funzionalit\u00e0 degli strumenti SAP?<\/p>\n

Al di l\u00e0 della capacit\u00e0 di esporre la navigazione dei documenti archiviati in TopMedia, SAP acquisisce anche l\u2019agilit\u00e0 necessaria a facilitare i processi decisionali e gli iter approvativi fondati sulla produzione, sulla ricezione e sull\u2019elaborazione di qualsiasi tipo di documento. Allo stesso modo si semplifica notevolmente il lavoro per chi svolge le funzioni di controllo e revisione contabile, grazie all\u2019opportunit\u00e0 di visualizzare file sempre correttamente identificati e archiviati rispettando la compliance normativa. C\u2019\u00e8 poi il tema della tracciabilit\u00e0. Il connettore di TopMedia consente di colloquiare con il content repository di SAP<\/strong> per abilitare un sistema di conservazione digitale avanzato. In questo modo \u00e8 possibile modificare qualsiasi documento tenendo traccia di ciascun aggiornamento ed evidenziando i contenuti in modo coerente con le tempistiche e le modalit\u00e0 di editing. Per comprendere quali vantaggi pu\u00f2 portare un\u2019innovazione del genere, basti banalmente pensare a cosa comporta tutto ci\u00f2 per chi lavora con le anagrafiche clienti. L\u2019integrazione tra l\u2019ERP e TopMedia<\/a> genera valore anche rispetto alla gestione dei documenti di trasporto delle merci, attraverso l\u2019abbinamento automatico tra singoli eventi gestionali e documenti relativi: la semplice lettura di un codice a barre sul DDT consente per esempio di collegare il documento all\u2019interno del sistema senza dover ricorrere alla carta. Il plus sul fronte della fatturazione elettronica riguarda invece la leggibilit\u00e0 del documento: invece di restituire all\u2019operatore un file xml, strutturato ma non human readable, il sistema fornisce, ottimizzando il peso del file, un contenuto mappato su fogli di stile, che permette all\u2019utente di visualizzare tutte le informazioni di valore in modo organizzato su un layout familiare e comprensibile.<\/p>\n

Quali benefici offre la soluzione all\u2019interno di un contesto lavorativo in cui l\u2019operativit\u00e0 da remoto \u00e8 diventata la normalit\u00e0?<\/p>\n

Come tutti sanno, utilizzando un sistema digitale di gestione documentale non occorre<\/strong> pi\u00f9 fare riferimento a un archivio fisico<\/strong>. Non c\u2019\u00e8 bisogno di essere in azienda n\u00e9, nel momento in cui si disponde di una profilazione per l\u2019accesso al sistema, di chiedere a qualcuno il permesso di reperire le informazioni che occorrono per lavorare. In altre parole, si ha subito a disposizione ci\u00f2 di cui si ha bisogno e con la medesima esperienza d\u2019uso dell\u2019ufficio, a prescindere dal luogo in cui ci si trova e dal device utilizzato. La velocit\u00e0 di reperimento dei documenti<\/strong> si rivela essenziale nel migliorare l\u2019operativit\u00e0 nel quotidiano, e pu\u00f2 essere enfatizzata dalla scelta di posizionare la piattaforma in cloud<\/a>, dove si raggiunge il massimo delle prestazioni in termini di capacit\u00e0 computazionale e di sicurezza.<\/p>\n

Che tipo di progettualit\u00e0 \u00e8 necessaria per rendere operativa la piattaforma?<\/p>\n

I tempi di implementazione sono generalmente rapidi<\/strong>. Si parte dall\u2019assessment, che implica lo studio dei processi aziendali per adeguare la piattaforma di document management ai flussi esistenti, l\u2019analisi delle varie tipologie di documenti in uso e il censimento dei possibili scenari di archiviazione. In questa fase non dobbiamo mai dimenticare il principio cardine del nostro approccio: la procedura non deve in alcun modo appesantire l\u2019operativit\u00e0 dell\u2019azienda, altrimenti si perde sostanza nel rapporto costi\/benefici. In linea di principio, il consulente di gestione documentale deve guidare il cliente nell\u2019impostazione del progetto trovando il punto di equilibrio tra esigenze di business, soluzioni tecnologiche e quadro normativo. Superata la fase di assessment, si passa alla customizzazione vera e propria del sistema SAP: si collegano i documenti agli oggetti di business e si effettua un\u2019analisi accurata dell\u2019infrastruttura, cos\u00ec da permettere a chi opera lato SAP di ottenere un numero sufficiente di elementi per testare l\u2019applicazione nel content server e l\u2019efficacia delle comunicazioni. Rispetto alla definizione dei metadati identificativi che consentono la ricerca dei documenti, siamo facilitati dal fatto che l\u2019ERP permette di creare rapidamente strutture stabili, che possono essere sviluppate in prima battuta su un cliente e poi essere mutuate su altre progettualit\u00e0. Rimane da stabilire le dinamiche dei flussi documentali, che devono adattarsi alla struttura organizzativa dell\u2019azienda. Ma anche in questo caso si tratta di un processo relativamente veloce, anche in presenza di organigrammi molto complessi, distribuiti magari su pi\u00f9 sedi operative. Si parte, tendenzialmente dalla capogruppo, dove di solito risiedono i flussi pi\u00f9 cospicui, e quindi si trasla la soluzione sulle consociate o sulle operazioni intercompany. Per esperienza, posso dire infine che anche le sessioni di integration test e di user acceptance test sono di solito semplici da recepire, cos\u00ec come non generano particolari difficolt\u00e0 n\u00e9 l\u2019attivit\u00e0 di manutenzione del sistema, che pu\u00f2 essere gestita in totale autonomia, n\u00e9 tanto meno la formazione dell\u2019utente finale.<\/p>\n

 <\/p>\n

Vedi l\u2019intervista su Digital4Executive<\/a>\u00a0<\/span><\/p>\n

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\"Scopri<\/a><\/p>\n

 <\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"

Migliore tracciabilit\u00e0 delle informazioni, processi pi\u00f9 snelli e operativit\u00e0 garantita anche da remoto. Ecco perch\u00e9 conviene far dialogare ERP e piattaforme di document management. 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