{"id":8798,"date":"2023-02-20T11:10:44","date_gmt":"2023-02-20T10:10:44","guid":{"rendered":"https:\/\/www.topconsult.it\/gestione-documentale-vantaggi-nellambito-delle-risorse-umane\/"},"modified":"2025-01-16T15:29:07","modified_gmt":"2025-01-16T14:29:07","slug":"gestione-documentale-vantaggi-nellambito-delle-risorse-umane","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/www.topconsult.it\/it\/blog\/news\/gestione-documentale-vantaggi-nellambito-delle-risorse-umane","title":{"rendered":"Gestione documentale: vantaggi nell\u2019ambito delle risorse umane"},"content":{"rendered":"

La gestione documentale elettronica e, in particolare, la digitalizzazione dei contratti<\/a> generano una serie di benefici non solo negli uffici risorse umane<\/strong>, ma anche per l\u2019azienda nel suo complesso. <\/strong><\/p>\n

Una piattaforma completa e integrata che promuova l\u2019automatizzazione dei processi HR rende pi\u00f9 dinamica<\/strong> l\u2019intera organizzazione, aumenta il coinvolgimento<\/strong> di tutti gli addetti e permette loro di svolgere il proprio lavoro e le procedure interne in modo pi\u00f9 soddisfacente.<\/strong> Per fare un esempio a quest\u2019ultimo proposito, una piattaforma per la gestione documentale<\/a> semplifica la redazione di note spese e promuove modelli self-service per la gestione ferie. Si tratta dunque di attivit\u00e0 inerenti all\u2019ufficio risorse umane ma che riguardano tutti i collaboratori.<\/strong><\/p>\n

\"Gestione<\/span><\/a><\/p>\n

\u00a0<\/span>Perch\u00e9 usare un software di gestione documentale nelle risorse umane e per la digitalizzazione dei contratti<\/h3>\n

L\u2019obiettivo finale con cui sono progettati i software di gestione documentale<\/a> appositamente per essere utilizzati in ambito risorse umane \u00e8 assicurare una employee experience eccellente, fidelizzare i talenti<\/strong> gi\u00e0 assunti, attrarne di nuovi e migliorare la produttivit\u00e0 individuale e di team<\/strong> per innalzare i livelli di efficienza interna al dipartimento HR. Tutte le attivit\u00e0 svolte nelle risorse umane \u2013 dalla ricerca e selezione al reclutamento e assunzione del personale; dalla formazione e orientamento degli addetti alla valutazione e agli incentivi alla crescita dei collaboratori, fino all\u2019assegnazione delle risorse \u2013 hanno, naturalmente, un diretto beneficio sulle prestazioni dell\u2019azienda. <\/strong><\/p>\n

Creare, condividere, revisionare, approvare a pi\u00f9 livelli, protocollare e archiviare elettronicamente i documenti (inclusi i contratti<\/a>) sono operazioni che consentono di stabilire flussi digitali che riducono i tempi di gestione e consultazione<\/strong> e favoriscono la digitalizzazione<\/a>, aumentando qualit\u00e0 e sicurezza dei processi. <\/strong><\/p>\n

In pratica, i tool per la gestione dei processi HR collegano le persone tra loro, memorizzando e centralizzando tutti i dati<\/strong> dei dipendenti.<\/p>\n

Tutto questo risponde a un problema molto diffuso negli uffici risorse umane, ovvero la massiccia presenza di documenti, tradizionalmente cartacei ma sempre pi\u00f9 anche digitali. Si tratta cio\u00e8 di informazioni dislocate in diversi archivi \u2013 in alcuni casi anche sparsi sul territorio \u2013 e quindi complicate da gestire. Un approccio paperless<\/strong><\/a> non solo agevola lo svolgimento delle attivit\u00e0, ma promuove anche nuovi e pi\u00f9 efficienti modelli di lavoro, per esempio, sul fronte dello smart working e della collaboration<\/strong> rendendo pi\u00f9 facilmente condivisibile il patrimonio di conoscenza dell\u2019azienda.<\/p>\n

\u00a0<\/span>Cosa fa una piattaforma di gestione documentale nell\u2019ufficio risorse umane<\/h3>\n

Un software documentale<\/a> nell\u2019ufficio risorse umane comporta tutti i vantaggi tipici di un prodotto di questo tipo, facendo risparmiare carta e tempo,<\/strong> agevolando in modo consistente gli addetti nella ricerca e archiviazione dei documenti<\/a><\/strong> e, in generale, nei loro compiti.<\/p>\n

Guardando, per\u00f2, pi\u00f9 nello specifico alla business unit HR, si deve rilevare che un sistema di gestione elettronica dei documenti aiuta a selezionare in tempi veloci i talenti da portare in azienda<\/strong> ottimizzando i processi di recruitment \u2013 per esempio, attraverso il tracciamento automatico delle candidature.<\/p>\n

Ma non solo. Un\u2019organizzazione caratterizzata da elevata digitalizzazione potr\u00e0 vantare una marcia in pi\u00f9 per far s\u00ec che i collaboratori siano interessati, portati a bordo e fidelizzati<\/strong>. \u00c8 infatti possibile monitorare costantemente i percorsi dei dipendenti per verificare le informazioni a loro relative quali quelle legate a formazione, esigenze e performance. A tal proposito, se il sistema \u00e8 dotato di tecnologie di intelligenza artificiale, tutti i dati possono essere correlati per offrire insight utili al miglioramento dei processi<\/a>. <\/strong><\/p>\n

Tra i vantaggi di un sistema documentale<\/a> nell\u2019ambito delle risorse umane<\/strong> un ruolo importante lo detiene la flessibilit\u00e0 dove, grazie ai workflow collaborativi<\/strong><\/a>, il controllo di un processo di lavoro pu\u00f2 essere programmato in base alle varie esigenze aziendali ed i processi approvativi possono essere standardizzati e automatizzati per ottimizzare i flussi e le risorse<\/strong>. L\u2019impostazione dei livelli di accesso alle informazioni garantisce i giusti parametri di riservatezza e integrit\u00e0<\/strong>; strumenti di controllo e reportistica consentono di avere un\u2019analisi dettagliata delle performance di processi e attivit\u00e0 migliorando l\u2019efficienza operativa<\/strong> di ciascun addetto del settore. L\u2019utente pu\u00f2 archiviare, gestire, consultare, utilizzare e scambiare le informazioni ovunque<\/strong> e da qualsiasi dispositivo<\/strong>.<\/p>\n

Una piattaforma documentale<\/a> all\u2019avanguardia permette di automatizzare processi di condivisione e archiviazione, scambi interni di informazioni, tracciare e implementare ogni singola attivit\u00e0 prevista dal flusso di lavoro dell\u2019azienda. I vari documenti gestiti dalle risorse umane come i CV, certificazioni, corsi, lettere di assunzione, certificati medici, cedolini, CUD, ecc. successivamente sono resi disponibili ai dipendenti via web per la consultazione.<\/strong><\/p>\n

\u00a0<\/span>Gestione documentale: le ragioni che conducono alla scelta del digitale nell\u2019HR<\/h3>\n

Tra le prime necessit\u00e0 pratiche che inducono un\u2019azienda ad adottare un software per la gestione documentale nelle risorse umane \u00e8 ottimizzare l\u2019organizzazione dei documenti dei dipendenti,<\/strong> dai curricula a tutte le informazioni e scadenze relative a ciascuno di loro. Il bisogno, in estrema sintesi, \u00e8 quello di diminuire il pi\u00f9 possibile il data entry manuale<\/strong> di informazioni cartacee e l\u2019archiviazione<\/a> delle stesse in modo tradizionale, che comporta poi lunghi tempi anche in fase di consultazione.<\/p>\n

Inoltre, nelle organizzazioni pi\u00f9 grandi, serve anche un supporto sul fronte dello screening<\/strong> di ci\u00f2 che viene eseguito. Occorre poter contare su un tool che aiuti a evitare di replicare attivit\u00e0 \u2013 per esempio, due addetti che chiamano lo stesso candidato. In pratica, serve uno strumento che agevoli il monitoraggio dei compiti svolti in modo che i processi siano sempre completi<\/strong>, ma allo stesso tempo non ridondanti: si pensi a tutte le pratiche fondamentali per un\u2019assunzione.<\/p>\n

Data la natura delle informazioni che circolano negli uffici risorse umane, per lo pi\u00f9 dati sensibili per cui si devono rispettare normative nazionali e internazionali sulla privacy come il GDPR, le soluzioni digitali rappresentano preziose alleate per essere sempre aggiornati e quindi conformi alle legislazioni<\/strong>. I software correttamente istruiti possono indicare quali sono le date corrette di conservazione, mandare avanti solo documenti opportunamente redatti e resi sicuri con tecnologie evolute.<\/p>\n

Infine, pu\u00f2 risultare particolarmente utile fruire di un applicativo che consenta la creazione di un portale interno<\/strong> accessibile a dipendenti e collaboratori che per ognuno di essi renda possibile compiere una serie di attivit\u00e0 come la richiesta di colloqui, permessi, trasferte e ferie. Tale strumento sar\u00e0 anche un\u2019opportunit\u00e0 per trasmettere informazioni generali e inerenti a determinati dipartimenti, per verificare le agende, le presenze<\/strong> fisiche e virtuali in caso di smart working e cos\u00ec via. Non solo. In un portale HR completo si possono anche compilare le schede di valutazione, fissare gli obiettivi, gli incentivi e, d\u2019altra parte, monitorare il livello di raggiungimento dei goal.<\/p>\n

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I benefici della gestione documentale elettronica nell\u2019HR non si fermano all\u2019ottimizzazione e al monitoraggio dei processi. Ecco cosa sapere<\/p>\n","protected":false},"author":4,"featured_media":3291,"comment_status":"closed","ping_status":"open","sticky":false,"template":"","format":"standard","meta":{"reading_time":5,"inline_featured_image":false,"neve_meta_sidebar":"","neve_meta_container":"","neve_meta_enable_content_width":"off","neve_meta_content_width":70,"neve_meta_title_alignment":"","neve_meta_author_avatar":"","neve_post_elements_order":"","neve_meta_disable_header":"","neve_meta_disable_footer":"","neve_meta_disable_title":"","footnotes":""},"categories":[41],"tags":[90,43,117],"class_list":["post-8798","post","type-post","status-publish","format-standard","has-post-thumbnail","hentry","category-news","tag-digitalizzazione-dei-processi","tag-gestione-documentale","tag-processo-amministrativo"],"yoast_head":"\nGestione documentale risorse umane: qui i vantaggi<\/title>\n<meta name=\"description\" content=\"Gestione documentale risorse umane ed i suoi benefici nell\u2019HR non si fermano all\u2019ottimizzazione e al monitoraggio dei processi. 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