{"id":8799,"date":"2023-03-15T00:00:00","date_gmt":"2023-03-14T23:00:00","guid":{"rendered":"https:\/\/www.topconsult.it\/7-step-per-creare-e-implementare-una-strategia-di-document-management\/"},"modified":"2024-04-15T17:23:14","modified_gmt":"2024-04-15T15:23:14","slug":"7-step-per-creare-e-implementare-una-strategia-di-document-management","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/www.topconsult.it\/it\/blog\/news\/7-step-per-creare-e-implementare-una-strategia-di-document-management","title":{"rendered":"7 step per creare e implementare una strategia di Document Management"},"content":{"rendered":"\t\t
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I sistemi di Document Management (gestione documentale in italiano) consentono di creare, gestire, condividere, archiviare il patrimonio di conoscenza<\/strong> delle aziende nel modo pi\u00f9 pratico e veloce possibile. Le soluzioni software<\/a> in quest\u2019ambito permettono, in concreto, di seguire tutto il ciclo di vita dei documenti. E con questi ultimi, di fatto, si intendono tutti i processi aziendali che dai documenti stessi dipendono: si pensi, solo per fare qualche esempio a quanto concerne una fattura, cos\u00ec come alle informazioni da raccogliere per un contratto di assunzione o da condividere per i disegni di prodotto.<\/p>

La tecnologia che sta alla base delle soluzioni di Document Managemen<\/a>t \u00e8 semplice da utilizzare, ma richiede una strategia precisa a livello di impresa, data la delicatezza del suo ruolo<\/strong>. Si vanno infatti a toccare importanti ambiti aziendali, dall\u2019amministrazione alle risorse umane passando per gli uffici di produzione e approvvigionamento, coinvolgendo quindi pi\u00f9 figure. Adottare in azienda la gestione documentale<\/a> elettronica comporta un percorso<\/strong> composto da una serie di step.<\/p>

Il fine ultimo di tutto questo \u00e8 annullare le inefficienze e promuovere la creazione di nuovi servizi<\/strong> che, grazie all\u2019uso di dati pi\u00f9 facilmente condivisibili, possano semplificare le attivit\u00e0 innescando un interessante circolo virtuoso.<\/p>

\"Come<\/a><\/p>

\u00a0<\/span>I 7 passi fondamentali per implementare una strategia di Document Management<\/h3>

Per far s\u00ec che una soluzione di Document Management<\/a> risulti davvero efficace, venga utilizzata da tutti gli addetti e permetta all\u2019organizzazione di sfruttarne tutti i benefici possibili, la sua introduzione deve essere gestita in modo opportuno. Serve che l\u2019organizzazione, tutta o in parte a seconda di ci\u00f2 che si vuole digitalizzare, sia coinvolta e dia il proprio contributo. Vediamo come.<\/p>

  1. Organizzazione di un file management team, con il relativo responsabile<\/strong>
    Nel momento in cui le aziende stabiliscono di aver bisogno per uno o pi\u00f9 dei propri     flussi documentali<\/a> di tool digitali, serve identificare un team (che includa CIO, top management e\/o responsabili di processo) che abbia la responsabilit\u00e0 di scegliere la tecnologia, poi stabilire la pianificazione di adozione, incluse le date in cui si andranno a realizzare tutte le fasi del progetto, quali integrazioni sono necessarie e come eseguirle. Le persone che si occuperanno dell\u2019adozione non saranno a tempo pieno sul progetto ma non si dovranno esimere dall\u2019offrire il proprio contributo in pi\u00f9 momenti. Il loro supporto sar\u00e0 particolarmente importante nella seconda tappa della roadmap verso il Document Management, ovvero quella dedicata all\u2019analisi dei processi.<\/li>
  2. Analisi del processo attuale e individuazione delle inefficienze del workflow documentale<\/a> (con il relativo impatto sui costi)<\/strong>
    Osservare nel dettaglio la situazione esistente \u00e8 importantissimo per capire dove servono interventi (per esempio, in che punto del percorso di un documento si determinino rallentamenti nei processi, si verifichino colli di bottiglia o vi siano rischi di errori e cos\u00ec via). Bisogna capire come sono ricevuti i documenti e da chi, in che modo vengono gestiti e dove, quanto tempo serve per recuperarli, chi li modifica e via dicendo.<\/li>
  3. Identificazione dei documenti coinvolti<\/strong>
    In ciascun device in possesso di impiegati e collaboratori cos\u00ec come nei server aziendali esiste una vastissima quantit\u00e0 di documenti che vanno dai file personali alle informazioni sui clienti, passando per tutti i materiali utili allo svolgimento delle mansioni. Fare un inventario di ci\u00f2 che vi \u00e8 nei sempre pi\u00f9 ampi perimetri aziendali \u00e8 un ulteriore fondamento sui cui basare una strategia di Document Management che risulti vincente.<\/li>
  4. Descrizione della nuova strategia<\/strong>
    A questo punto il team ha tutti i dati per disegnare la strategia di     gestione documentale<\/a> che includa dalla ricezione o produzione dei file, alle loro verifiche sino alla conservazione ed eventuale cancellazione quando non dovessero pi\u00f9 essere necessari. \u00c8 possibile lavorare alla digitalizzazione<\/a> di un solo flusso documentale (per esempio, in ambito amministrativo<\/a>) ma sicuramente ci si render\u00e0 presto conto che la maggiore efficienza si ottiene se tutta la struttura viene coinvolta. Tutti i dipartimenti aziendali si devono scambiare informazioni per portare a termine le proprie mansioni. Per esempio, far interoperare documenti digitali<\/a> e cartacei rappresenta inevitabilmente delle perdite di tempo.<\/li>
  5. Ottimizzazione dei documenti e categorizzazione degli stessi in piena sicurezza<\/strong>
    Istruire i sistemi affinch\u00e9 validino e facciano procedere solo documenti completi, non ridondanti e rispondenti alle normative che li regolano \u00e8 uno step delicato ma imprescindibile. Ugualmente lo \u00e8 categorizzarli perch\u00e9 siano integrati nel workflow e facilmente identificabili. E tutto questo tenendo presenti le normative che regolano privacy e sicurezza dei dati sensibili. Le gestionali     piattaforme documentali<\/a> pi\u00f9 evolute sono impostate per supportare le aziende nell\u2019essere compliant alla legislazione.<\/li>
  6. Definizione delle nuove procedure e delle gerarchie di accesso<\/strong>
    Grazie a tutto il lavoro fin qui descritto, e sulla base di cooperazione e allineamento tra management, personale IT e operativo, \u00e8 possibile delineare ci\u00f2 che occorre fare, tutte le nuove pratiche da eseguire, perch\u00e9 la strategia diventi realt\u00e0. Servir\u00e0 sviluppare specifiche funzioni da un lato e, dall\u2019altro, far s\u00ec che ciascun documento sia sempre disponibile per coloro (e solo per loro) a cui serve. Ogni passaggio deve essere definito, eventualmente se possibile automatizzato, secondo i parametri e i KPI desiderati, in maniera che il     processo documentale<\/a> sia scorrevole e corretto. Per essere sempre certi di condurre al meglio le procedure sono da prevedere feedback costanti e tali da permettere eventuali correzioni.<\/li>
  7. Implementazione della strategia che poi nel tempo deve essere allineata alle esigenze e in base ai feedback che si ricevono<\/strong>
    In conclusione, non rester\u00e0 che applicare le linee strategiche e procedurali. Vi saranno sempre margini di miglioramento, ma la tecnologia stessa sar\u00e0 complice a tal proposito offrendo funzionalit\u00e0 sempre nuove.<\/li><\/ol>

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    MIGLIORA LA GESTIONE DEI DOCUMENTI AZIENDALI<\/div><\/div>\t\t\t\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t
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