{"id":8802,"date":"2023-02-01T13:53:00","date_gmt":"2023-02-01T12:53:00","guid":{"rendered":"https:\/\/www.topconsult.it\/digitalizzazione-dei-contratti-i-passi-da-compiere\/"},"modified":"2025-01-16T15:30:42","modified_gmt":"2025-01-16T14:30:42","slug":"digitalizzazione-dei-contratti-i-passi-da-compiere","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/www.topconsult.it\/it\/blog\/news\/digitalizzazione-dei-contratti-i-passi-da-compiere","title":{"rendered":"Digitalizzazione dei contratti: i passi da compiere"},"content":{"rendered":"\t\t
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Tantissimi processi aziendali in molteplici dipartimenti si basano sulla stipula di contratti<\/strong>. Troppi ancora prevedono una gestione cartacea di questi ultimi, o quanto meno ibrida.<\/p>

I contratti di fornitura, di acquisto, quelli che regolano i rapporti con dipendenti e collaboratori e cos\u00ec via sono ormai sempre prodotti come file digitali ma poi vengono stampati, firmati, magari re-inviati ad altri che devono contro firmare o comunque definitivamente riceverli. Il tutto crea un processo farraginoso che comporta pi\u00f9 passaggi, occasioni suscettibili di ritardi, ed espone l\u2019organizzazione a rischi di errori e dimenticanze. La digitalizzazione<\/a> \u00e8 un\u2019arma infallibile che supporta le organizzazioni nel compiere la rivoluzione definitiva: abbandonare carta e inchiostro<\/strong> (sia della penna, sia della stampante).<\/p>

Qui di seguito i 4 step da compiere per innovare i processi e per realizzare contratti telematici assolutamente equiparabili a quelli cartacei<\/strong>.<\/p>\t\t\t\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t

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\u00a0<\/span>1. Analizzare i contratti per procedere alla loro digitalizzazione<\/h3>

Il primo passo da effettuare per avviare il processo di digitalizzazione dei contratti \u00e8 compiere una verifica dei documenti che si intende rendere digitali<\/strong>. E di conseguenza stabilire quali sono i processi, relativi alla loro stesura, condivisione e firma<\/strong>, che devono essere innovati.<\/p>

Per disegnare le nuove procedure \u00e8, infatti, necessario prima di tutto capire come le attivit\u00e0 sono state sempre svolte e cio\u00e8: in che modo sono prodotti i contratti<\/strong>, chi li riceve, in quali formati, quali collaboratori devono averne accesso per le verifiche e chi d\u00e0 le autorizzazioni.<\/p>

\u00a0<\/span>2. Ridisegnare i processi<\/h3>

In base ai dati raccolti nella fase precedente \u00e8 possibile disegnare i flussi che consentono la creazione e completa preparazione dei vari contratti in maniera totalmente digitale<\/strong>.<\/p>

I software documentali consentono di predisporre ciascun passaggio<\/strong> in modo che possa essere accessibile solo in seguito alla corretta implementazione di quello precedente. Esattamente come succedeva in formato cartaceo, si delineano i modelli che occorrono per raccogliere tutte le informazioni e poi si individuano i decisori che servono per far avanzare la pratica. <\/strong><\/p>

Si stabilisce quindi quali sono i dati necessari<\/strong> ed \u00e8 possibile istruire il software per far s\u00ec che senza tali dati il processo si blocchi.<\/p>

Dopodich\u00e9, individuati tutti i soggetti coinvolti nel contratto si imposta un workflow<\/a> per cui ciascuno di loro riceva il documento<\/strong> (tipicamente mediante notifiche su una app, oppure instant messaging) e possa modificarlo, oppure solo leggerlo a seconda delle prerogative di ogni addetto.<\/p>

\u00a0<\/span>3. Scegliere i firmatari e la tipologia di firma<\/h3>

A questo punto il contratto \u00e8 pronto per essere firmato. Tradizionalmente il documento redatto viene messo nel libro firma e portato nei vari uffici, mandato al cliente o fornitore del caso per essere poi rispedito siglato e cos\u00ec via.<\/p>

Con uno strumento elettronico sar\u00e0 sufficiente individuare tutte le figure che devono apporre la firma ed eventualmente fissare delle priorit\u00e0<\/strong>. Per ogni contratto, poi, si decider\u00e0 quale tipologia di firma elettronica<\/a> serve affinch\u00e9 lo stesso abbia il valore probatorio desiderato.<\/strong><\/p>

\u00a0<\/span>4. Conservare a norma i documenti digitali<\/h3>

Tutti i documenti, e a maggior ragione i contratti, devono essere conservati per un certo periodo di tempo a seconda della loro tipologia e di quanto prescrive la legislazione.<\/p>

La conservazione a norma<\/a> di un documento digitale<\/strong> (secondo quanto fissato dalle normative vigenti) \u00e8 il processo che gli assicura la totale validit\u00e0 legale e gli conferisce efficacia giuridica<\/strong> pari a quello cartaceo.<\/p>

Pi\u00f9 nello specifico, per quanto riguarda l\u2019Italia, l\u2019AgID \u2013 Agenzia per l\u2019Italia digitale, la conservazione \u00e8 l\u2019attivit\u00e0 volta a proteggere nel tempo gli archivi di documenti informativi. Ed \u00e8 l\u2019Agenzia stessa ad aver enunciato i modi operativi perch\u00e9 questo si realizzi, in quanto ha fornito indicazioni che includono modelli organizzativi, i profili professionali da coinvolgere e, naturalmente, le regole tecniche da osservare.<\/p>

\"Quali<\/p>

\u00a0<\/span>I vantaggi della digitalizzazione dei contratti per le aziende<\/h3>

Vi sono varie ragioni operative e strategiche che conducono alla scelta di digitalizzare i contratti, ma tutte si possono riassumere in tre parole: semplicit\u00e0, velocit\u00e0 e sicurezza. <\/strong><\/p>

I file sono pi\u00f9 facili da gestire in mobilit\u00e0 (pensiamo alla possibilit\u00e0 di siglare un ordine direttamente durante una visita presso il cliente), offrono un\u2019immagine pi\u00f9 evoluta dell\u2019organizzazione<\/strong>, garantendo la possibilit\u00e0 di dar immediatamente seguito alle decisioni prese (siano esse relative a processi interni o alla gestione dei rapporti con i fornitori o i clienti).<\/p>

Inoltre, come si \u00e8 visto, un sistema di gestione elettronica documentale pu\u00f2 essere istruito con tutte le caratteristiche che ciascun contratto deve avere e quindi si pu\u00f2 far procedere solo file completi, opportunamente stilati. E questo mette al riparo l\u2019azienda dal rischio di avere documenti incompleti o sbagliati, diminuendo drasticamente il pericolo di esporsi a contenziosi. <\/strong><\/p>

Come sempre quando si tratta di automatizzare i processi, anche nel caso della digitalizzazione dei contratti, l\u2019organizzazione beneficer\u00e0 di risparmio di tempo e risorse. <\/strong><\/p>

Ampliando il punto di vista, i contratti digitali possono e devono diventare parte attiva della digitalizzazione di tutto il processo di cui sono protagonisti.<\/strong> Digitalizzare documenti delicati come i contratti significa abituare impiegati e top management a nuovi modi di operare che man mano permeano tutte le attivit\u00e0. Non solo.<\/p>

Questa spinta all\u2019innovazione si pu\u00f2 imprimere anche al di fuori del perimetro aziendale<\/strong>, portando il nuovo anche nelle imprese dei fornitori e dei partner di filiera.<\/p>

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