{"id":8803,"date":"2023-05-04T00:00:00","date_gmt":"2023-05-03T22:00:00","guid":{"rendered":"https:\/\/www.topconsult.it\/come-automatizzare-i-processi-aziendali-con-un-sistema-di-gestione-documentale\/"},"modified":"2023-05-23T12:44:30","modified_gmt":"2023-05-23T10:44:30","slug":"come-automatizzare-i-processi-aziendali-con-un-sistema-di-gestione-documentale","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/www.topconsult.it\/it\/blog\/news\/come-automatizzare-i-processi-aziendali-con-un-sistema-di-gestione-documentale","title":{"rendered":"Come automatizzare i processi aziendali con un sistema di gestione documentale"},"content":{"rendered":"

Per<\/span> automatizzare i processi aziendali si deve lavorare su dati digitali<\/strong>, verificando, correlando ed elaborando informazioni per analizzare, ottimizzare e innovare lo svolgimento delle attivit\u00e0 in ottica di maggiore efficacia e produttivit\u00e0. Il sistema di <\/span>gestione elettronica documentale<\/strong><\/a> \u00e8 lo strumento per la dematerializzazione<\/a> e digitalizzazione dei documenti<\/a>: rappresenta quindi il primo e fondamentale passo per l\u2019automazione dei processi aziendali<\/a>.<\/span><\/p>\n

\u00a0<\/span>Il primo e imprescindibile step per automatizzare i processi aziendali<\/h3>\n

La gestione documentale elettronica<\/strong><\/a> \u00e8 uno tra i primi punti di contatto tra l\u2019IT e il business. Si pu\u00f2 considerare la digitalizzazione dei documenti il principale presupposto per la digital transformation dei processi. Utilizzando un software per la gestione documentale<\/a> \u00e8 possibile definire flussi di lavoro in modo che non necessitino di lavorazioni\/firme<\/a> su fogli cartacei, che non presuppongano incontri per scambiarsi documenti<\/strong>, insomma che non abbiano bisogno di passaggi di ordini<\/a>, fatture<\/a>, progetti, contratti<\/a> e quant\u2019altro tra scrivanie, uffici e luoghi diversi.<\/p>\n

Un primo step da compiere per poter automatizzare i processi aziendali<\/a> \u00e8 dunque la creazione di un archivio digitale di documenti<\/a>.<\/p>\n

\u00a0<\/span>L\u2019importanza della standardizzazione<\/h3>\n

Una volta che si \u00e8 creato l\u2019archivio dati \u00e8 possibile procedere con il secondo passo che caratterizza un percorso verso l\u2019automazione dei processi.<\/p>\n

Si tratta di impostare flussi di lavoro sulle pratiche standardizzati<\/strong>, cos\u00ec facendo gli addetti avranno sempre chiaro qual \u00e8 lo svolgimento normale del workflow<\/a> e quali eventuali eccezioni<\/strong> su cui intervenire (o far intervenire le macchine grazie alla RPA \u2013 Robotic process automation<\/a>). Cos\u00ec intere procedure documentali potranno essere digitalizzate<\/a> (si pensi per esempio a ciclo attivo e passivo, ma anche all\u2019assunzione di un dipendente<\/a>). Tali procedure cos\u00ec impostate saranno sempre facilmente monitorabili. Ciascun passaggio di composizione, modifica e verifica di un documento pu\u00f2 venir predefinito (in modo essenziale, senza ridondanze e burocrazia) affinch\u00e9 soddisfi determinate condizioni (in merito, per esempio, a dati raccolti, firme<\/a> o autorizzazioni) prima che avvenga il successivo. Qualora non si verifichino le condizioni, sar\u00e0 il sistema stesso a notificarlo.<\/p>\n

\"Come<\/a><\/p>\n

\u00a0<\/span>Integrazione per aumentare le conoscenze del sistema e velocit\u00e0 dei processi<\/h3>\n

Quanto pi\u00f9 il sistema di gestione documentale \u00e8 integrato con gli altri applicativi aziendali<\/strong><\/a> (ERP, CRM ecc.) tanto pi\u00f9 l\u2019azienda sfrutter\u00e0 i dati in suo possesso e potr\u00e0 usarli per digitalizzare e automatizzare i processi.<\/p>\n

Grazie all\u2019integrazione, si potranno evitare inserimenti manuali delle informazioni tra applicazioni, trasmissioni di messaggi tra vicini di scrivania e collaboratori di reparti diversi o anche partner di filiera. In un sistema applicativo integrato, tutti i processi che comportano comunicazioni potranno quindi essere ottimizzati in termini di velocit\u00e0.<\/strong><\/p>\n

<\/span>L\u2019analisi necessaria per individuare inefficienze e possibilit\u00e0 di innovazione<\/h3>\n

I dati raccolti e integrati in un archivio digitale<\/a> sono basilari nel momento in cui si effettua un\u2019analisi dello stato dei processi<\/strong>. Tantissime attivit\u00e0 aziendali sono regolate da documenti e quindi attingere alle informazioni in essi contenute consente di delineare lo svolgimento del business. Emerger\u00e0 subito quali sono i processi a cui si deve dare maggiore attenzione perch\u00e9 caratterizzati da inefficienze, verranno individuate le aree dove \u00e8 possibile semplificare i processi<\/strong> o aggiungere funzioni ai sistemi per essere compliance alle normative (si pensi, per far un solo esempio, ai meccanismi di sicurezza richiesti dai regolamenti sulla privacy per il trattamento dei dati sensibili).<\/p>\n

I dati archiviati dal sistema di gestione documentale<\/a> possono, inoltre, essere materiale prezioso per i sistemi di business intelligence<\/strong>. Questi ultimi correlando i dati e sfruttando funzionalit\u00e0 di elaborazione avanzate (intelligenza artificiale<\/a> e machine learning) favoriranno la comprensione della situazione e suggeriranno come migliorare l\u2019impiego di tutte le risorse e quindi le opportunit\u00e0 di ottimizzazione.<\/p>\n

\u00a0<\/span>Un esempio pratico<\/h3>\n

Una volta definito dove intervenire il sistema gestionale fornisce tutto lo storico documentale utile per impostare nuovi servizi che agevolino e automatizzino il lavoro degli addetti e indirizzino in modo pi\u00f9 efficace e produttivo la loro attivit\u00e0, innalzando naturalmente i risultati dei processi di business nel loro complesso.<\/p>\n

Per esempio, applicazioni e Web app accessibili, sia da desktop sia da remoto, consentiranno di velocizzare e rinnovare il lavoro dei commerciali<\/strong>, i quali -ovunque si trovino- potranno raccogliere tutte le informazioni per preparare la visita a un prospect o a un cliente acquisito, ma non solo. Durante l\u2019incontro possono avere a disposizione tutto quel che occorre per concludere un contratto, dalle informazioni su listini e promozioni a quelle (fornite autonomamente dal sistema) su possibili prodotti da abbinare al venduto o a ci\u00f2 che si sta proponendo, ma anche i dati sulle possibilit\u00e0 di personalizzazione della merce, sulle tempistiche e modalit\u00e0 di consegna e via di questo passo.<\/p>\n

In questo esempio \u00e8 immediatamente comprensibile come la digitalizzazione pu\u00f2 ottimizzare un processo rendendolo pi\u00f9 veloce. I tempi di chiusura di un ordine dipenderanno solo dallo svolgimento delle trattative e non pi\u00f9 dai passaggi di informazione interni.<\/p>\n

L\u2019intera organizzazione beneficer\u00e0 di un miglioramento della brand reputation e del livello di soddisfazione delle proprie risorse umane<\/a><\/strong> che potranno lavorare con strumenti moderni, flessibili e che favoriscono comunicazione e collaboration<\/a>.<\/p>\n

\n

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Digitalizzare i processi di gestione documentale crea i presupposti per l\u2019ottimizzazione dei flussi e un efficace percorso di digitalizzazione, ecco perch\u00e9.<\/p>\n","protected":false},"author":4,"featured_media":3135,"comment_status":"closed","ping_status":"open","sticky":false,"template":"","format":"standard","meta":{"reading_time":0,"inline_featured_image":false,"neve_meta_sidebar":"","neve_meta_container":"","neve_meta_enable_content_width":"off","neve_meta_content_width":70,"neve_meta_title_alignment":"","neve_meta_author_avatar":"","neve_post_elements_order":"","neve_meta_disable_header":"","neve_meta_disable_footer":"","neve_meta_disable_title":"","footnotes":""},"categories":[41],"tags":[87,90,105,43],"class_list":["post-8803","post","type-post","status-publish","format-standard","has-post-thumbnail","hentry","category-news","tag-digitalizzazione","tag-digitalizzazione-dei-processi","tag-digitalizzazione-documentale","tag-gestione-documentale"],"yoast_head":"\nAutomatizzare i processi aziendali con la gestione documentale<\/title>\n<meta name=\"description\" content=\"Digitalizzare i processi di gestione documentale 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