La definizione di <\/span>Document <\/strong>M<\/strong>anagement System<\/strong><\/a> nell\u2019offerta di Top Consult implica un <\/span>nuovo modo di gestire <\/strong>non solo i documenti, ma<\/span> il business nel suo complesso<\/strong>, sia da parte delle persone interne all\u2019azienda sia cooperando con i partner esterni e, in generale, lungo tutta la filiera. Nella proposta Top Consult, attiva da oltre 35 anni nella fornitura di software documentali, vi sono, infatti, varie tecnologie e funzioni che promuovono la digitalizzazione dei processi<\/a> e l\u2019opportunit\u00e0 di svolgerli all\u2019insegna di un innovativo concetto di collaborazione immediata ed estesa.<\/span><\/p>\n TopMedia Social NED <\/strong>\u00e8 la piattaforma documentale creata da Top Consult, disponibile on premise e in cloud che offre tutte le funzionalit\u00e0 <\/span>per gestire i documenti dalla loro creazione in digitale (o dematerializzazione<\/a>) sino alla conservazione<\/a><\/strong>, ma \u00e8 anche molto di pi\u00f9. Questa soluzione mutua le modalit\u00e0 operative dei social network e della digital collaboration per trasformare il modo di lavorare, basandosi naturalmente sulla gestione dei documenti che regolano l\u2019attivit\u00e0 di business e valorizzando i dati in essi contenuti.\u00a0<\/span><\/p>\n Ulteriore peculiarit\u00e0 di Top Consult \u00e8 rappresentata dal fatto che, forte della sua lunga esperienza,<\/span> il vendor <\/strong>siede ai principali tavoli dove si discute delle normative tecniche e procedurali inerenti ai documenti<\/strong>. Questo coinvolgimento consente un aggiornamento costante dei prodotti al fine di risolvere o, addirittura, come vedremo, anticipare i bisogni dei clienti.<\/span><\/p>\n Ecco qui di seguito, pi\u00f9 nello specifico, <\/span>i 4 punti di forza della tecnologia Top Consult.<\/span><\/strong><\/p>\n La piattaforma enterprise per la gestione documentale<\/a> <\/strong>permette la dematerializzazione e digitalizzazione<\/a> di qualsiasi documento, dalle fatture agli ordini NSO, dai DDT \u2013 Documenti di trasporto e cos\u00ec via. Consente, tra l\u2019altro, di gestire <\/span>trasmissione e ricezione di file mediante qualsiasi canale sia necessario adoperare<\/strong>, <\/span>incluso Peppol. Nello specifico, Top Consult ha ottenuto la certificazione come Access Point Peppol<\/a> \u2013 Pan-European Public Procurement On-Line accreditato e possiede anche quella SMP (Service Metadata Publisher), per gestire la sua infrastruttura di identificatori sulla rete Peppol.<\/span><\/p>\n Ci\u00f2 significa che un sistema documentale di questo tipo rappresenta un collettore di informazioni molto vasto. Non solo, <\/span>la soluzione Top Consult pu\u00f2 e deve essere integrata con il gestionale<\/a> affinch\u00e9 possa prendersi in carico direttamente tutte le informazioni che riguardano l\u2019azienda<\/strong>, organizzandole, rendendole facilmente condivisibili e conservandole a norma. E questo <\/span>vale anche per dati destrutturati<\/strong> ovvero non caratterizzati da formati tradizionali e non direttamente utilizzabili da software.<\/span><\/p>\n TopMedia Social NED si interfaccia con i principali gestionali semplificando e velocizzando notevolmente i processi.\u00a0<\/span><\/span><\/p>\n Un sistema gestionale integrato \u00e8 in grado di <\/span>promuovere workflow<\/a> <\/strong>che regolano lo svolgimento delle attivit\u00e0 dentro e fuori i confini aziendali. In particolare, la soluzione Top Consult consente la <\/span>definizione di regole che poi vengono eseguite da un motore interno al software documentale<\/strong> al fine di impostare processi strutturati.\u00a0<\/span><\/p>\n Top Consult ha posto al centro del proprio sistema le persone. L\u2019utente segue tutti i workflow documentali<\/a> <\/strong>in cui \u00e8 coinvolto mediante una <\/span>home page semplice e intuitiva<\/strong>, ha modo cos\u00ec di monitorare ci\u00f2 che deve approvare o modificare, pu\u00f2 controllare lo stato di avanzamento lavori e intervenire in caso di anomalie, colli di bottiglia.\u00a0\u00a0<\/span><\/p>\n Porre al centro del sistema le persone, secondo Top Consult<\/a>, vuol dire anche <\/span>sollevarle da tutti i compiti che possono essere automatizzati,<\/strong> liberandole da task ripetitivi che possono essere delegati alle macchine. D\u2019altra parte, per ciascun documento il sistema stesso sa se ci sono regolamentazioni e obblighi da osservare. Ci\u00f2 significa che il software, offre un valido aiuto anche per essere conformi alle normative.<\/span><\/p>\n TopMedia Social NED fa tutto questo adattandosi al contesto aziendale<\/strong>, cercando di stravolgere il meno possibile le abitudini delle persone e, d\u2019altro canto, aiutando i responsabili a verificare dove sia possibile attuare ottimizzazioni.<\/span><\/p>\n Obiettivo di Top Consult \u00e8 <\/span>rendere pi\u00f9 efficienti le comunicazioni in azienda<\/strong>. Il Document <\/span>M<\/span>anagement <\/span>S<\/span>ystem dell\u2019azienda si ispira all\u2019immediatezza di social network e instant messaging per facilitare le persone nello svolgimento dei loro compiti che inevitabilmente comportano scambi di messaggi e documenti.<\/span><\/p>\n La piattaforma documentale TopMedia Social NED<\/a><\/span> propone l\u2019uso di <\/span>bacheche e notifiche<\/strong> per aumentare la produttivit\u00e0, innalzando il coinvolgimento dei collaboratori. Tali strumenti garantiscono, tra l\u2019altro, piena sicurezza in quanto promuovono la costruzione di un <\/span>social network aziendale<\/strong> caratterizzato da elevati livelli di protezione. Ogni persona potr\u00e0 accedere (in visualizzazione e anche per effettuare modifiche, a seconda del suo ruolo e delle prerogative del suo profilo) ai vari documenti, il sistema terr\u00e0 traccia di ci\u00f2 che avviene e quando su pratiche e interi fascicoli, allerter\u00e0 altri utenti in modo tale che tutte le lavorazioni siano sempre complete e seguano un iter ben organizzato.<\/span><\/p>\n Top Consult lavora a stretto contatto con l\u2019Osservatorio del Politecnico di Milano<\/a> e AGID<\/span> per monitorare costantemente le evoluzioni normative e <\/span>preparare il proprio sistema a far recepire alle aziende clienti le normative che man mano vengono emanate<\/strong>.<\/span><\/p>\n \u00c8 il caso, per fare solo l\u2019ultimo esempio in ordine di tempo, delle nuove regole per la documentazione per l\u2019import ed export delle merci. Dopo una serie di rinvii, dal 1 giugno 2022 tali documenti devono essere gestiti con file .Xml. Top Consult ha seguito il percorso della normativa sin dall\u2019inizio, abilitando il proprio sistema a tale gestione ancor prima della data dell\u2019obbligo.<\/span><\/p>\n\u00a0<\/span>Integrazione dei dati e la gestione documentale<\/h3>\n
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<\/a><\/p>\n\u00a0<\/span> Document Management System e la creazione di workflow documentali efficienti<\/strong><\/h3>\n
\u00a0<\/span>Un nuovo stile di collaboration<\/strong><\/h3>\n
<\/i>Capacit\u00e0 di anticipare e adattarsi alle nuove esigenze di business e normative<\/strong><\/h3>\n