Intelligenza artificiale per la gestione documentale
Con TopMedia SIX puoi trovare i documenti con parole tue, archiviare nuovi file con una scheda precompilata e consultare le informazioni aziendali dal tuo assistente AI.
L’AI applicata ai documenti della tua azienda
Quando arriva una fattura, qualcuno deve leggere il documento e riportarne i dati nella scheda di archiviazione. Quando serve verificare una scadenza o una clausola, occorre ritrovare il file giusto e individuare l’informazione al suo interno.
TopMedia SIX integra l’AI anche in queste attività. Dentro la piattaforma puoi cercare con parole tue e partire da schede già compilate con i dati estratti dai documenti. Se lavori già con un assistente AI compatibile, puoi anche consultare l’archivio aziendale dalla chat che usi abitualmente, con le tue autorizzazioni di accesso.
Che cosa puoi fare con l’AI in TopMedia
L’AI può intervenire in diversi momenti del lavoro documentale. Con TopMedia puoi affrontare questi ambiti attraverso funzionalità specifiche.
Cercare in linguaggio naturale
Descrivi i documenti che cerchi con parole tue e restringi i risultati con una seconda richiesta.
Classificare e archiviare i documenti
Carica uno o più file. L’AI riconosce la tipologia e precompila la scheda con i dati estratti, che puoi verificare prima di archiviare.
Consultare TopMedia dal tuo assistente AI
Con Connect4AI puoi chiedere un’informazione o recuperare il link a un documento dalla chat del tuo assistente AI compatibile.
Ricerca Naturale
per trovare i documenti
In Surfer, l’ambiente di lavoro di TopMedia, puoi cercare i documenti senza conoscere in anticipo i nomi dei campi o le maschere di ricerca. L’AI interpreta la tua richiesta e TopMedia esegue la ricerca sui dati associati ai documenti e sul testo indicizzato, nel rispetto delle tue autorizzazioni.
Puoi indicare più criteri nella stessa frase, come il fornitore, il periodo e l’importo. Una seconda richiesta ti permette di restringere i risultati che stai già consultando.
ESEMPIO DI RICHIESTA
«Mostrami le fatture di Alfa Srl del 2025 con importo inferiore a 1.000 euro.»
Puoi poi restringere i risultati chiedendo «Tra queste, solo quelle di marzo».
Classificazione Automatica
per archiviare con una scheda già compilata
Quando carichi uno o più documenti in Surfer, la Classificazione Automatica riconosce la tipologia, estrae i dati e li propone nella scheda di archiviazione. Puoi controllare e correggere i valori, con i campi incerti in evidenza.
Per una fattura, ad esempio, puoi partire da una scheda con fornitore, numero, data e importo già compilati. Se hai più file da archiviare, puoi caricarli insieme e seguire lo stato di ciascuno.
OCR SIX
per estrarre dati da campi e tabelle
OCR SIX riconosce testi, campi e tabelle nei documenti in arrivo, anche quando sono scansioni. In base alla configurazione, può estrarre sia i dati di intestazione, come numero e data di una fattura, sia quelli delle singole righe, come descrizioni, quantità e prezzi.
Il modulo può anche uniformare il formato di date e importi prima di esportare i dati. Le informazioni estratte sono così disponibili per l’archiviazione in TopMedia o per l’utilizzo in altri sistemi, senza doverle ricopiare dal documento.
Strumenti AI compatibili
Fai la richiesta nello strumento che usi abitualmente
Connect4AI
Collega lo strumento AI a TopMedia
TopMedia
Archivio dei documenti aziendali
Connect4AI
per accedere ai documenti di TopMedia dal tuo assistente AI
Fai la richiesta nella chat dell’assistente AI compatibile che usi abitualmente. Grazie a Connect4AI, l’assistente può cercare in TopMedia consultare i documenti a cui hai accesso e rispondere usando le informazioni che contengono.
Puoi chiedere, ad esempio, qual è il totale di una fattura e quando scade. Se ti serve il file, puoi chiedere nella stessa chat un link personale e temporaneo per scaricarlo. Continui a lavorare nel tuo assistente AI e i documenti restano nell’archivio TopMedia.
I tuoi documenti aziendali, la base per usare l’AI
L’utilità dell’AI dipende anche dalla qualità e dall’aggiornamento delle informazioni su cui lavora. TopMedia organizza i documenti e li collega ai dati che li descrivono.
Un contratto, ad esempio, può essere associato al fornitore, alla data e alla tipologia di documento. Questi dati aiutano a ritrovarlo e a capire a quale attività si riferisce.
I vantaggi per il lavoro quotidiano
Meno passaggi per trovare un documento
Parti da ciò che sai, come il nome del fornitore o il periodo, e precisa la richiesta mentre consulti i risultati.
Meno dati da ricopiare
Parti da una scheda precompilata e concentra il controllo sui valori che richiedono attenzione.
Meno cambi di applicazione
Verifica una scadenza o recupera il link a una fattura mentre lavori nella chat del tuo assistente AI.
Come introdurre l’AI nel tuo ambiente documentale
Partiamo da un’attività concreta. Quali documenti cerchi più spesso? Quali dati ricopi quando archivi? Quali informazioni vorresti consultare dal tuo assistente AI?
Top Consult ti aiuta a individuare le funzionalità adatte in base agli archivi, ai tipi di documento e agli strumenti già in uso. Se utilizzi TopMedia SIX, possiamo valutare con te quali funzionalità attivare nel tuo ambiente.
Domande frequenti sull’AI nella gestione documentale
Con la Ricerca Naturale cerchi i documenti e affini i risultati direttamente in Surfer. Con Connect4AI fai la richiesta nel tuo assistente AI compatibile, che può consultare i documenti di TopMedia SIX e rispondere usando le informazioni che contengono.
Le richieste tramite Connect4AI vengono eseguite con la tua identità e le tue autorizzazioni in TopMedia SIX, sugli archivi coinvolti nell’integrazione.
Sì. Puoi verificare la tipologia e i dati proposti nella scheda, correggere i valori e confermare l’archiviazione.
La Classificazione Automatica riconosce il tipo di documento e prepara la scheda per archiviarlo in TopMedia. OCR SIX estrae e normalizza campi e tabelle per renderli disponibili per l’archiviazione o per altri sistemi.
Top Consult verifica la compatibilità dell’assistente e la configurazione necessaria per collegarlo agli archivi TopMedia SIX.
Valuta l’AI per i documenti della tua azienda
Raccontaci come cerchi, archivi e consulti i documenti. Ti aiutiamo a individuare da dove partire con TopMedia SIX.