Integrazione con SAP
Connect4SAP fa colloquiare in modalità Web Service l’infrastruttura documentale con quella gestionale
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L'importanza dell'integrazione del sistema ERP SAP con il documentale
L’integrazione del sistema Enterprise Resource Planning (ERP) SAP con una piattaforma di gestione documentale rappresenta un passo importante per le aziende desiderose di ottimizzare la gestione dei documenti e dei processi aziendali.
L’ERP SAP offre una suite di strumenti per la gestione delle risorse aziendali, come la contabilità, la gestione delle scorte e la pianificazione delle risorse. Tuttavia, l’integrazione di una piattaforma di gestione documentale consente di massimizzare i vantaggi dell’ERP SAP, migliorando l’accesso, l’organizzazione, la tracciabilità e la condivisione dei documenti aziendali. Attraverso l’integrazione, le imprese possono aumentare l’efficienza operativa, ridurre gli errori e i tempi di ricerca, migliorare la collaborazione interna ed esterna e garantire la conformità alle normative.
La piattaforma di gestione documentale offre funzionalità di archiviazione, ricerca, gestione dei flussi di lavoro e conservazione digitale che si integrano con l’ERP SAP, fornendo una soluzione completa per la gestione dei documenti e dei processi aziendali.
Connect4SAP
Connect4SAP fa colloquiare l’infrastruttura documentale con quella gestionale, consentendo di sfruttare la ricchezza informativa dei documenti all’interno delle applicazioni di business SAP. Il sistema SAP diventa così capace di gestire congiuntamente dati e documenti associati, aumenta la sua efficienza complessiva e utilizza le capacità avanzate della piattaforma documentale TopMedia Social NED, raccordandosi direttamente anche con la conservazione digitale (a norma di legge) dei documenti fiscali.
SAP HTTP Content Server
È il modulo server dedicato a colloquiare con l’interfaccia SAP ArchiveLink. Consente la ricerca e la visualizzazione dei documenti dall’interfaccia SAP, l’archiviazione dei documenti in entrata e quelli in uscita scannerizzati negli scenari Business Workflow
SAP Barcode
È il modulo che consente l’archiviazione automatica tramite barcode dei documenti in entrata. Archivia in TopMedia Social NED i documenti con i Barcode riconosciuti. Trasferisce a SAP i Barcode e gli ID document per generare il legame tra gli oggetti SAP e i documenti già archiviati in TopMedia Social NED.
SAP Aligner
SAP DataReader
SAP IDoc
SAP IDoc è la soluzione sviluppata da Top Consult per la trasformazione dei file IDoc, prodotti da SAP, in formato XML e viceversa; per quanto riguarda le fatture, SAP IDoc permette di convertire tutti i formati esistenti rendendone facile ed immediata la gestione amministrativa e contabile:
Fattura elettronica domestica semplificata (FEPAS)
Fattura elettronica europea UBL (FEUBL)
Fattura elettronica domestica ordinaria (FEPA)
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Il ruolo dei Connettori tra l'ERP SAP e una piattaforma di Gestione Documentale
Efficienza operativa
Permettono il trasferimento automatico dei dati e dei documenti tra la piattaforma di gestione documentale e l'ERP SAP. Ciò elimina la necessità di duplicazione manuale delle informazioni, risparmiando tempo e riducendo gli errori.
Condivisione delle informazioni
Consentono una condivisione rapida e sicura dei documenti e delle informazioni tra i due sistemi. Le informazioni aggiornate possono essere facilmente accessibili da entrambe le piattaforme, garantendo un flusso di lavoro collaborativo e migliorando la comunicazione interna ed esterna.
Integrazione dei processi
Permettono l'integrazione dei processi aziendali tra la piattaforma documentale e l'ERP SAP. Ad esempio, la creazione di una nuova fattura nel sistema ERP SAP può attivare automaticamente la generazione e l'archiviazione del documento corrispondente nella piattaforma di gestione documentale.
Tracciabilità e audit
Agevolano una tracciabilità completa delle attività e dei documenti, facilitando l'audit e la conformità normativa. Ogni modifica o azione effettuata in uno dei sistemi viene registrata e può essere facilmente monitorata e tracciata attraverso l'integrazione dei dati
Automazione dei flussi di lavoro
Incrementano l'automazione dei flussi di lavoro tra la piattaforma documentale e l'ERP SAP. Ad esempio, un documento ricevuto nella piattaforma di gestione documentale può essere automaticamente inviato al sistema ERP SAP per l'elaborazione e l'approvazione, senza la necessità di interventi manuali.
I connettori tra una piattaforma di gestione documentale e l’ERP SAP sono estremamente importanti per garantire un’efficace integrazione e scambio di informazioni tra i due sistemi. I connettori consentono un flusso di dati bidirezionale tra la piattaforma documentale e l’ERP SAP, facilitando l’accesso e la sincronizzazione delle informazioni aziendali.
Esempio pratico del Connect4SAP
RPA Ciclo Passivo nel mondo SAP
Il flusso prende avvio dal ricevimento sulla Piattaforma TopMedia Social NED della fattura fornitori in formato XML inoltrata tramite il Sistema di Interscambio (SdI) secondo il canale di comunicazione prescelto e archiviata automaticamente con i metadati censiti per procedere con il flusso approvativo della fattura, fino alla registrazione automatica in prima nota fornitori nel sistema ERP SAP.
Il contesto applicativo prevede una serie di passaggi associati alle esigenze e alle modalità di lavoro di ogni azienda:
- Ricevimento della Fattura Fornitori XML da SDI
- Approvazione della Fattura mediante un flusso definito tramite workflow
- Estrazione dati contabili del documento
- Importazione da ERP SAP dati di dettaglio Ordin
- Riconciliazione per verifica conformità delle singole righe della fattura con dati di dettaglio estratti da ERP SAP
- Registrazione automatica della fattura nel contesto della prima nota fornitori ERP SAP
L'opinione Top Consult
FAQ su Integrazione con SAP
Buona parte del patrimonio informativo delle aziende risiede all’interno di file a cui ERP e sistemi analitici non possono accedere. Per estrarre i dati e generare nuovo valore è necessario applicare dei connettori in grado di mettere a fattor comune business objects e business documents.
Parte integrante della trasformazione digitale delle imprese riguarda l’evoluzione dei sistemi di gestione documentale. Le parole d’ordine sono funzionalità integrate e processi sempre più automatizzati, da monitorare attraverso punti d’attenzione che consentano a qualsiasi tipologia di operatore di accedere in modo semplice e intuitivo a flussi di lavoro costantemente ottimizzati.
L’ERP oggi è ampiamente diffuso nelle imprese italiane, a prescindere dalla complessità della loro struttura, ed è utilizzato in particolare dalle grandi realtà anche per accedere a enormi flussi di documenti. Migliore tracciabilità delle informazioni, processi più snelli e operatività garantita anche da remoto. Ecco perché conviene far dialogare ERP e piattaforme di document management.
In maniera analoga a quanto accade in altre aree del software enterprise, come ad esempio i sistemi gestionali e ERP, anche nel settore dei sistemi di gestione documentale, le soluzioni disponibili sul mercato sono numerose e classificabili in diverse categorie. L’offerta spazia dalle suite a elevata copertura funzionale, ai sistemi ‘best-of-breed’, specializzati in particolari aree e funzionalità, agli strumenti integrati.
In questo articolo andremmo ad approfondire cosa bisognerebbe sapere prima di scegliere un software per la gestione documentale e come orientarsi fra le varie soluzioni, scopriremo le funzionalità base, le varie soluzioni on-premise, su cloud, ibride e le piattaforme documentali enterprise, come bisognerebbe gestire il cambiamento e quali sono vantaggi.
3 piattaforme documentali enterprise per 1.200 utenti contemporanei che gestiscono 6 archivi documentali, 7 archivi di conservazione digitale disponibili per 12 Company.
Le capacità di scalabilità, robustezza e flessibilità della piattaforma documentale enterprise consentono di sostenere senza problemi ritmi e volumi di tutti i complessi ambienti applicativi. Ad esempio per le sole applicazioni amministrative e contabili in Italia e nelle consociate collegate a SAP è possibile l’accesso di ben mille utenti contemporanei.
Per liberare il massimo potenziale aziendale occorre connettere gli ERP e i sistemi di document management, con un occhio di riguardo ai vincoli normativi. Per digitalizzare i processi contabili e mettere davvero al servizio del business il valore estratto dall’analisi dei dati contenuti nelle fatture elettroniche non è sufficiente dematerializzare le fasi su cui si innesta ciascun iter.
Il sistema documentale TopMedia Social NED è integrabile con i più diffusi programmi e sistemi gestionali.
WEBCAST
Accedi ai webcast di Top Consult sulla Gestione Documentale.
Abbiamo raccolto tutte le registrazioni dei webinar tenuti da Top Consult pensati per sviluppare la digitalizzazione della tua azienda.
Accedendo alle risorse digitali potrai conoscere tutti i benefici della gestione documentale!
