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Gestione documentale: le cose da sapere prima di scegliere un software documentale. Qualche linea guida

 18/09/2018

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 5 min.


Cosa bisogna sapere prima di scegliere uno strumento per la gestione documentale?

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In maniera analoga a quanto accade in altre aree del software enterprise, come ad esempio i sistemi gestionali e ERP, anche nel settore dei sistemi di gestione documentale, le soluzioni disponibili sul mercato sono numerose e classificabili in diverse categorie. L’offerta spazia dalle suite a elevata copertura funzionale, ai sistemi ‘best-of-breed’, specializzati in particolari aree e funzionalità, agli strumenti integrati.

In questo articolo andremmo ad approfondire cosa bisognerebbe sapere prima di scegliere un software per la gestione documentale e come orientarsi fra le varie soluzioni, scopriremo le funzionalità base, le varie soluzioni on-premise, su cloud, ibride e le piattaforme documentali enterprise. Come bisognerebbe gestire il cambiamento e quali sono vantaggi?

Cosa bisogna sapere prima di scegliere uno strumento per la gestione documentale


Se vuoi capire perché è importante recuperare produttività con le piattaforme di gestione documentale, ma soprattuto perché è essenziale dotarsi di un sistema di gestione documentale collaborativa, leggi l'articolo "Che cos'è la Gestione Documentale Collaborativa?" 


 3.1 Software documentale: come orientarsi fra le varie soluzioni

 

Di seguito alcune tra le caratteristiche più rappresentative:

 Funzionalità base

A prescindere dalle tipologie di software menzionate, ciascuna con i propri pro e contro, si possono distinguere alcune funzionalità base che caratterizzano in genere un sistema di gestione documentale.

Si parte ad esempio dalle funzioni di:

  • archiviazione
  • ricerca documenti

per arrivare

  • alla conservazione sostitutiva o digitale

 Soluzioni on-premise, su cloud, ibride

Sul piano delle tipologie di implementazione possibili con i sistemi di gestione documentale, il primo è quello tradizionale così detto on-premise:

  • si installano in casa dell’utente

Tuttavia oggi sono ormai disponibili sul mercato innumerevoli soluzioni fruibili direttamente attraverso la nuvola, la gestione documentale via cloud

Quali sono i vantaggi di questa soluzione?

  • si evita l’investimento nelle risorse (hardware, software, personale) necessarie per l’implementazione e amministrazione
  • si può inoltre contare su un sistema costantemente aggiornato allo stato dell’arte
  • è in grado di standardizzare l’esperienza dell’utente
  • scalare in maniera elastica la capacità in rapporto alle esigenze di business

Naturalmente nulla vieta oggi di realizzare, a seconda delle proprie necessità, una soluzione di gestione documentale con architettura ibrida in grado di trarre vantaggi da entrambe le modalità integrando:

  • i sistemi on-premise con risorse infrastrutturali
  • applicazioni e servizi implementati su cloud

 Le piattaforme documentali enterprise

Un altro aspetto chiave riguarda l’utilizzo di una piattaforma documentale completa che abbia caratteristiche di classe enterprise con un’architettura non indifferente.

Vediamo le caratteristiche in rilievo:

  • potente e scalabile
  • capace di sostenere carichi elevati (sia come quantità di documenti gestiti sia come numero di utenti contemporanei)
  • dotata di alta affidabilità con funzioni di load balancing e fault tolerance
  • conforme alle normative vigenti in Italia

Le potenzialità di una piattaforma documentale enterprise:

  • gestire applicazioni complesse e articolate a livello azienda
  • sviluppate ad hoc con strumenti “agili”
  • facilmente fruibili anche da utenti non professionali attraverso smartphone e tablet

Il valore aggiunto è che arricchisce le soluzioni gestionali che l’impresa si è costruita consentendo l’uso della piattaforma documentale collaborativa attraverso il portale aziendale.

Le cose da sapere prima di scegliere uno strumento per la gestione documentale


Quali sono i risparmi e i benefici per l'azienda nell'utilizzare la gestione documentale collaborativa? L'articolo "I vantaggi della gestione documentale collaborativa" evidenzia un esempio di misurazione dei costi e risparmi aziendali.


 3.2. Gestione documentale: il percorso verso l'obiettivo e come gestire il cambiamento

In tutti gli ambienti di lavoro, e in qualunque reparto aziendale, le procedure consolidate di svolgimento di una data attività fanno parte della cultura e delle abitudini del personale, pertanto sono di norma difficili da scardinare, anche quando è necessario.

Tuttavia oggi per competere sul mercato le imprese devono poter contare su un lavoro di squadra, non poche sono le difficoltà riscontrate oggi:

  • i componenti possono essere numerosi e distribuiti a livello geografico su una larga scala
  • abituati a modalità operative e difficoltà di coordinamento

→ generano:

  • lentezze ed errori nell’esecuzione dei compiti

In tutti questi casi, la strategia di gestione del cambiamento da applicare per amministrare nel modo più morbido possibile la trasformazione digitale è:

  • l’introduzione del nuovo sistema di gestione documentale

Come bisognerebbe gestire il cambiamento, alcune linee guida:

  1. Cercare di favorire la comunicazione in tempo reale all’interno del team
  2. Garantire la tracciabilità delle conversazioni
  3. Semplificare e standardizzare la pianificazione delle attività e l’assegnazione dei compiti
  4. Limitare le riunioni, aumentando l’efficacia di quelle programmate

Riguardo alla circolazione della conoscenza, bisogna mantenere un unico sistema di:

  • raccolta
  • classificazione
  • condivisione dei documenti

Tutto concentrato in un unico spazio di lavoro, in cui vengono gestite tutte le attività:

  • librerie di contenuti
  • co-elaborazione
  • realizzazione di documenti
  • chat
  • gestione dei compiti e calendario
  • gruppi di discussione
  • schede attività
  • processi di approvazione

Per capire se il tuo software documentale è allineato ai nuovi standard normativo, tecnologico e applicativo, leggendo l'articolo "Cosa deve avere un software documentale per essere allineato ai nuovi standard?", scoprirai i 4 asset da cui nessun tipo di gestione documentale può più prescindere. Inoltre, vedrai perché la gestione documentale non è più la stessa insieme alle varie opportunità offerte da una piattaforma documentale innovativa.


 Soluzione di gestione documentale: importante è trovare il partner giusto per realizzare il Social Business

Le linee guida per un corretto percorso di implementazione non possono tralasciare un’altra raccomandazione:

  • in questi casi il “fai da te” spesso non è la via migliore da seguire, in particolar modo quando il progetto di realizzazione e introduzione del sistema di gestione documentale in azienda è grande e complesso.

Non si tratta infatti semplicemente di acquistare e installare un pacchetto software, ma bisogna prima partire da una fase di analisi delle nuove esigenze di lavoro e dei processi aziendali:

  • meglio quindi essere affiancati da un partner di comprovata esperienza nel settore.

Inoltre, dal punto di vista delle strategie di realizzazione del sistema, non è consigliabile partire subito “in grande”, con un piano completo, che poi magari si rivela sovradimensionato rispetto alle reali esigenze. Piuttosto è preferibile cominciare a individuare necessità specifiche e legate a obiettivi di business ben definiti e misurabili.

Questo modo di lavorare, che abilita e realizza il Social Business, consente di adottare una modalità agile per inserire in azienda un Sistema di Document Management (DMS) e dare così una spinta decisiva al raggiungimento pieno e completo della Digital Transformation.


Si può digitalizzare qualsiasi processo strutturato attraverso le soluzioni collaborative? Se vuoi capire perché la digitalizzazione dei processi è diventata la leva fondamentale, come ti può aiutare a trasformare profondamente il business aziendale e cogliere tutte le opportunità offerte dal digitale, nell'articolo "Come si utilizzano in pratica le soluzioni collaborative per la gestione documentale" trovi un esempio pratico di applicazione degli strumenti collaborativi nella gestione documentale.


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