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La conservazione digitale a norma è il processo che permette di conservare i documenti in formato digitale in modo da assicurarne autenticità, integrità, affidabilità, leggibilità e reperibilità

 03/06/2019

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 3 min.


Conservazione digitale a norma: tutto quello da sapere

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La conservazione digitale a norma è il processo che permette di conservare i documenti in formato digitale in modo da assicurarne autenticità, integrità, affidabilità, leggibilità e reperibilità.

È necessario premettere che un documento informatico è tale, e quindi può essere conservato, se, oltre alla firma digitale e alla marca temporale che ne certifica il momento di creazione, ha le caratteristiche di integrità e immodificabilità garantite dall'attribuzione di un codice identificativo e dall'assegnazione di una segnatura di protocollo secondo quanto stabilito dalla normativa vigente.


Conservazione digitale a norma: tutto quello da sapere


 Le nuove regole tecniche della conservazione digitale

Da marzo 2017 sono diventate obbligatorie le nuove regole tecniche della conservazione digitale (DPCM del 3/12/2013, pubblicate nella Gazzetta Ufficiale del 12/03/2014, ed emanate in riferimento all’art. 71 del Codice dell’Amministrazione Digitale) che stabiliscono le caratteristiche dei sistemi di conservazione, sia per i documenti informatici sia per i fascicoli di documenti (cioè le aggregazioni documentali informatiche con i dati a essi associati), i modelli organizzativi e i ruoli e i compiti del responsabile della conservazione. In tali norme non si fa quindi riferimento solo a innovazioni informatiche ma anche, e forse soprattutto, a evoluzioni organizzative e comportamentali.

 Conservazione digitale, ecco come fare

Le fasi del processo di conservazione digitale identificate e regolate nello specifico da Agid sono 3:

  • formazione della memoria digitale;
  • trasferimento degli oggetti da conservare dal produttore al conservatore;
  • conservazione, accesso e fruizione di quanto conservato.

La conservazione va inquadrata infatti in una visione più ampia che parte dal produttore e arriva agli utenti, ossia coloro che poi devono fruire delle informazioni. A tal proposito, i pacchetti di versamento attestano l'avvenuta presa in carico da parte del sistema di conservazione e i pacchetti di distribuzione sono la modalità di esibizione agli utenti di ciò che era conservato.

La conservazione digitale a norma deve preservare sia i bit come erano stati registrati in origine, sia la possibilità di recuperare tutte le informazioni contenute nel documento originale. Per conservare correttamente i documenti digitali serve quindi porre attenzione non solo alla parte digitale in sé, ai formati elettronici e ai requisiti di validità di natura giuridica, ma anche a tutti i metadati che caratterizzano i documenti e al vincolo archivistico rappresentato dall'insieme delle relazioni logiche e formali che esistono tra i documenti di un archivio. In particolare, i metadati svolgono un compito importante per la conservazione degli archivi: identificano in modo permanente gli oggetti digitali e le loro relazioni, permettono la memorizzazione dei meccanismi tecnici e procedurali di formazione, i privilegi di accesso, la descrizione del contesto di produzione e poi custodia e conservazione.

 Il responsabile della conservazione digitale

Secondo quanto stabilito dalla normativa, il responsabile della conservazione digitale deve essere obbligatoriamente presente in ogni organizzazione pubblica, privata e negli studi professionali in quanto è l'addetto ai flussi documentali in entrata e in uscita e garantisce che essi mantengano la loro validità giuridica e probatoria. Questa figura professionale si occupa di redigere il Manuale della conservazione e di definire le caratteristiche e i requisiti del sistema di conservazione; vigila sulla conformità alla normativa vigente del processo, ne controlla il funzionamento e monitora sulla sua sicurezza sia fisica sia logica (intervenendo anche in caso di degrado dei sistemi di memorizzazione); genera inoltre il rapporto di versamento così come quello di distribuzione con firma digitale o firma elettronica qualificata; si affianca e agevola, infine, l'eventuale attività di verifica e vigilanza compiuta dagli organi giudiziari e amministrativi. Il responsabile della conservazione digitale può essere esterno, ma si dovrà scegliere tra i conservatori accreditati ad Agid. D’altra parte, il responsabile della conservazione ha la possibilità di delegare il processo o parte di esso ad altri mediante un contratto di outsourcing che specifichi funzioni e competenze.


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