Bolle Doganali XML
La soluzione per la gestione delle Bolle Doganali in formato XML
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Bolle Doganali XML: Cosa dice la normativa?
A partire dal 9 giugno 2022, è entrato in vigore il prospetto di riepilogo ai fini contabili della dichiarazione doganale, secondo il documento approvato dall’Agenzia delle Dogane in accordo con l’Agenzia delle Entrate. Questo documento rappresenta un importante cambiamento nel processo di dichiarazione doganale e ha rilevanza per le imprese coinvolte nelle operazioni di importazione ed esportazione.
Il prospetto di riepilogo ai fini contabili della dichiarazione doganale è stato introdotto per migliorare la tracciabilità e la congruenza tra le informazioni doganali e quelle fiscali. Questo documento consente di riepilogare i dati relativi alle operazioni doganali e alle relative scritture contabili in modo da fornire una panoramica completa e accurata delle attività di importazione ed esportazione.
L’approvazione di questo documento è il risultato della collaborazione tra l‘Agenzia delle Dogane, responsabile delle operazioni doganali, e l’Agenzia delle Entrate, responsabile della gestione delle imposte e delle dichiarazioni fiscali. Ciò riflette l’importanza di garantire la coerenza tra i dati doganali e quelli fiscali per un controllo adeguato e una corretta gestione delle operazioni commerciali.
Il prospetto di riepilogo ai fini contabili della dichiarazione doganale richiede alle imprese di fornire informazioni dettagliate sulle operazioni doganali, come i dati relativi ai dazi doganali, all’IVA, alle spese di trasporto e alle altre imposte e tasse pertinenti. Questi dati sono poi collegati alle scritture contabili corrispondenti, consentendo una tracciabilità accurata dei flussi finanziari e delle operazioni commerciali.
La soluzione TopMedia Social NED per la gestione delle Bolle Doganali
Gestione "Bolle Doganali XML"
“Bolle Doganali XML” è la soluzione TopMedia Social NED realizzata per la gestione delle Bolle Doganali con il nuovo scenario previsto dalla revisione della procedura di importazione delle merci (inserita all’interno di un progetto più ampio denominato AIDA (Automazione Integrata Dogane Accise) di reingegnerizzazione del sistema informativo dell’Agenzia delle Dogane e Monopoli (ADM)).
Per ciascuna delle tre fasi di lavorazione della dichiarazione doganale (registrazione, accettazione e attribuzione del controllo e successivo svincolo) è previsto lo scambio di messaggi in formato XML tra il dichiarante e l’ADM.
Registrazione
Nella fase di registrazione il dichiarante produce un documento XML (Bolletta Doganale) seguendo uno degli schemi previsti a seconda del contesto. In fase di generazione del documento il dichiarante identifica ciascun documento con un proprio numero univoco (LRN=Local Reference Number).
Accettazione e attribuzione del controllo
L’ADM verifica la richiesta e restituisce il relativo esito producendo un file XML contenente l’Esito dell’elaborazione.
Svincolo
Ottenuto il numero di MRN la merce è pronta per essere sdoganata e consegnata a destinazione. In questo flusso e sicuramente nella parte iniziale dell’entrata in vigore è prevista la comunicazione da parte del trasportatore nei confronti del destinatario della merce del documento doganale in formato PDF.
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Vantaggi della gestione delle Bolle Doganali XML tramite un Sistema di Gestione Documentale
Organizzazione e tracciabilità
Consente di organizzare e tracciare in modo efficiente tutte le informazioni e la documentazione correlata alle operazioni doganali. Ciò include i dati relativi ai prodotti, alle quantità, ai dazi doganali, alle tasse, alle licenze e ai certificati necessari. La gestione centralizzata di queste informazioni semplifica la ricerca e il recupero dei dati, riducendo il rischio di smarrimento o errori.
Conformità normativa
Le bolle doganali contengono informazioni critiche che devono essere conformi alle normative doganali nazionali e internazionali. Un sistema documentale adeguato garantisce che i dati siano inseriti correttamente e che le operazioni doganali siano eseguite in conformità alle normative e ai requisiti doganali specifici del paese. Ciò aiuta le imprese a evitare sanzioni, multe o ritardi nelle operazioni commerciali.
Riduzione degli errori e delle inefficienze
La gestione manuale delle bolle doganali può essere suscettibile di errori umani, che potrebbero portare a problemi come dichiarazioni inesatte, errori di calcolo dei dazi doganali o mancanza di documentazione necessaria. Un sistema documentale automatizzato riduce la possibilità di errori, garantendo che i dati vengano inseriti correttamente e che le informazioni richieste siano complete. Ciò consente di evitare ritardi, revisioni e costi aggiuntivi.
Monitoraggio e reporting
Offre strumenti di monitoraggio e generazione di report che consentono alle imprese di tenere traccia delle operazioni doganali, delle spese, dei dazi pagati e delle quantità importate o esportate. Questi dati possono essere utilizzati per analisi, previsioni e per ottimizzare le attività commerciali.
Collaborazione e condivisione delle informazioni
Consente una migliore collaborazione e condivisione delle informazioni tra le diverse parti coinvolte nelle operazioni doganali, come spedizionieri, agenti doganali, responsabili delle operazioni e dipartimenti interni. La condivisione rapida e sicura delle informazioni riduce la dipendenza da comunicazioni manuali e documenti cartacei, migliorando l'efficienza e accelerando i processi di autorizzazione e approvazione.
L'opinione Top Consult
FAQ sulle Bolle Doganali XML
Oltre 10 milioni di documenti finance digitalizzati e più di 350 mila a livello amministrativo. I vantaggi ottenuti sono però molteplici: dall’invio in modo automatico delle bolle grazie all’integrazione tra TopMedia Social NED e il sistema gestionale, fino all’archiviazione giornaliera delle email di posta elettronica certificata, conservate quotidianamente tramite processi automatici abilitati da Top Consult che ne mantengono sempre il valore legale.
A partire da gennaio 2022, tutte le aziende si sono dovute adeguare alle nuove Linee Guida per la Gestione Documentale e la Conservazione Digitale. Tra le novità importanti, vi è una certa focalizzazione sull’importanza della soluzione software per fare gestione documentale digitale, un tool che viene ufficialmente riconosciuto come il fulcro del sistema IT delle aziende.
Il sistema documentale TopMedia Social NED è integrabile con i più diffusi programmi e sistemi gestionali.
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