Come scegliere la migliore soluzione per fare gestione documentale

A partire da gennaio 2022, tutte le aziende si sono dovute adeguare alle nuove Linee Guida per la Gestione Documentale e la Conservazione Digitale. Tra le novità importanti, vi è una certa focalizzazione sull’importanza della soluzione software per fare gestione documentale digitale, un tool che viene ufficialmente riconosciuto come il fulcro del sistema IT delle aziende.

Proprio per capire quali devono essere le caratteristiche essenziali di un software documentale e, dunque, come scegliere la soluzione ideale per ciascuna realtà, ha senso dunque seguire cosa dicono le Linee Guida, in modo da essere sicuri di poter contare su un valido supporto.

Cosa dicono le più recenti Linee Guida sul software di gestione documentale

Per essere compliant alle attuali Linee Guida, è importante tenere presente che il software deve gestire non solo la registrazione di entrate e uscite dei file dall’archivio, ma occuparsi anche dell’archivio in generale nel suo complesso, intendendo cioè la raccolta e conservazione a norma dei documenti più o meno aggregati a seconda di come sono stati organizzati i processi (in primis in fascicoli informatici, che aggregano tutti i documenti riconducibili a una pratica o a un processo).

Inoltre, si prevede che il software venga usato da tutti gli addetti, non solo dagli amministrativi o da coloro che hanno mansioni archivistiche.

Si deve stabilire inoltre che tale sistema sia unico, cioè ogni altro componente del sistema IT deve far riferimento a un solo software documentale in cui confluiscono i documenti e i dati in essi contenuti.

Quali sono i principali passi da compiere per scegliere il miglior software documentale

Gli step da seguire per scegliere la miglior soluzione documentale per la propria organizzazione sono 3:

• In primo luogo, si deve definire quali siano i requisiti di base necessari per ottimizzare lo svolgimento dei propri processi documentali, capendo qual è la situazione di partenza;
• Secondariamente, capire se servano o meno funzioni integrative specifiche;
• Infine, ogni azienda può verificare se le occorre un software per la gestione documentale che la supporti in una gestione personalizzata dei workflow documentali.

Importantissimo, in tutti e 3 i casi, è avere ben chiare le caratteristiche imprescindibili e i plus che ciascun tool può vantare.

Quali caratteristiche fondamentali deve avere una soluzione per la gestione dei documenti digitali

Le aziende hanno a disposizione una vasta scelta di software per la gestione documentale: da strumenti che offrono funzionalità base, alle suite che garantiscono una significativa copertura funzionale. Per tutte le imprese è importante valutare accuratamente le seguenti caratteristiche, per essere certe che la soluzione prescelta sia quella più adeguata.

• Potenza e scalabilità, che rendano la soluzione in grado di rispondere alle necessità e alle evoluzioni di business.
• Disponibilità di tutte le funzioni di base che consentano preparazione o acquisizione dei documenti, come la capacità di archiviazione (dopo un processo che favorisca l’assegnazione di metadati che caratterizzino i file in mondo univoco), che permettano di recuperare i dati in modo semplice e veloce.
• Ricchezza di funzionalità per rispondere alle esigenze di più uffici.
• Presenza di un set di API molto esteso, in modo che gli altri applicativi presenti in azienda possano dialogare, a seconda dei diversi bisogni, con il software documentale.
• Una soluzione semplice da usare, per essere sfruttata anche da chi non ha competenze specifiche, con l’interfaccia utente disaccoppiata dalle funzionalità del software per risultare di più immediata comprensione.
• Una soluzione in grado di permettere la fase attiva di produzione del documento e guidare l’utente fornendogli tutte le informazioni utili per gestire correttamente la produzione del documento stesso, per impostarne la condivisione, le possibilità di modifica eccetera.

Quanto è importante l’automazione

L’efficacia di un software documentale risulta immediatamente evidente nel momento in cui introduce automatismi nei processi di gestione dei documenti. Un software evoluto svolge, infatti, compiti ripetitivi in automatico.

Ciò si traduce, per esempio, nell’automatizzare grandi quantità di documenti (per esempio, la generazione di bollette) che possono essere creati, protocollati e poi mandati in spedizione automaticamente, così come, se occorre, firmati in modo massivo. Ugualmente, si possono impostare flussi per cui alcuni documenti vengono gestiti direttamente dal tool, capace di utilizzare anche documenti non testuali.

Un software in grado di fare tutto questo è dotato di tecnologia RPA – Robotic Process Automation, risultando un efficiente collaboratore a fianco degli operatori umani.

Soluzioni di gestione documentale: ecco quali plus valutare per incrementare il business

Oltre a quanto elencato più sopra, le aziende devono considerare se possono aver bisogno di qualcosa in più. Il sistema di gestione documentale può (e dovrebbe) rappresentare il cuore del sistema IT, in modo da rendere più efficiente l’intera organizzazione e renderla capace di affrontare le sfide del mercato.

Qui di seguito alcuni plus che contraddistinguono i software per la gestione documentale presenti sul mercato.

• Disponibilità in cloud, per poter sempre contare su una tecnologia aggiornata e all’avanguardia a prezzi accessibili e garantita da un service provider che assicuri sicurezza, affidabilità e continuità di servizio.
• Funzioni di collaboration intuitive, che limitino l’utilizzo di e-mail per favorire l’uso di strumenti affini a quelli di messaggistica utilizzati in privato. Questo agevola una maggiore immediatezza nello scambio dei dati e nel coinvolgimento degli addetti in un certo processo.
• Capacità di invio automatico di notifiche per sollecitare risposte, con la possibilità anche di definire quali possano essere le persone delegate in caso di assenza dei colleghi.
• Tecniche che promuovano una gestione sofisticata e personalizzata dei documenti in base alla struttura aziendale e al suo organigramma, facilitando l’assegnazione di privilegi e la definizione di impostazioni di accesso identificati in base a job title e/o ruoli in un determinato flusso di lavoro (eventualmente anche assecondando la possibilità di coinvolgere nei flussi documentali partner e fornitori esterni).