Robotic Process Automation nei processi Documentali
I Robot RPA di Top Consult sono indipendenti rispetto all’ERP adottato e dal software di interfacciamento con lo SDI utilizzato!
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Che cos'è un sistema di Robotic Process Automation (RPA)?
RPA sta per Robotic Process Automation, che in italiano significa Automazione dei Processi Robotizzati. È una tecnologia che consente di automatizzare le attività ripetitive e regolari svolte dagli esseri umani su computer, consentendo di eseguire tali compiti in modo più rapido, accurato ed efficiente.
Un sistema RPA utilizza software intelligenti, noti come “robot software” o “bot“, per eseguire operazioni di routine sul computer, come l’elaborazione di dati, la gestione di documenti, l’estrazione di informazioni da sistemi legacy, l’inserimento di dati in applicazioni o sistemi, l’invio di e-mail e molto altro. Questi robot possono simulare le azioni umane interagendo con interfacce utente grafiche (GUI) o attraverso l’accesso diretto ai dati e ai sistemi.
La principale caratteristica dei sistemi RPA è che non richiedono modifiche ai sistemi esistenti o all’infrastruttura IT. I robot RPA lavorano come se fossero operatori umani, interagendo con le applicazioni esistenti tramite l’interfaccia utente dei sistemi digitali o attraverso l’accesso diretto ai dati. Questo li rende una soluzione flessibile e scalabile per l’automazione dei processi di business.
L'obiettivo di un sistema di Robotic Process Automation (RPA)?
L’obiettivo principale della RPA è quello di liberare gli esseri umani dalle attività ripetitive e noiose, consentendo loro di concentrarsi su compiti di maggiore valore che richiedono pensiero critico, creatività e interazione umana. I sistemi RPA possono essere implementati in diversi settori, come le banche, le assicurazioni, le risorse umane, l’amministrazione pubblica e molti altri, migliorando l’efficienza operativa e riducendo gli errori umani.
Come funziona la Robotic Process Automation (RPA)?
La Robotic Process Automation (RPA) è una tecnologia che utilizza software intelligenti per automatizzare processi aziendali ripetitivi e regolamentati. Questi robot virtuali operano interagendo con le interfacce utente dei sistemi informatici esistenti in modo simile a come lo farebbe un utente umano, ecco alcuni step:
Identificazione dei processi adatti all'automazione
Le aziende identificano i processi aziendali adatti all'automazione. Questi processi sono spesso ripetitivi, basati su regole e comportano l'elaborazione di grandi volumi di dati o documenti.
Analisi e modellazione dei processi
I processi selezionati vengono analizzati e modellati nel dettaglio per identificare le attività che possono essere automatizzate. Questo coinvolge la mappatura dei flussi di lavoro, l'identificazione delle regole e delle decisioni prese durante il processo e la valutazione dei punti critici in cui è richiesta l'interazione umana.
Sviluppo dei robot RPA
Una volta definiti i processi, i robot RPA vengono sviluppati utilizzando strumenti di sviluppo RPA. Questi strumenti consentono di creare script o workflow che emulano le azioni umane all'interno dei sistemi informatici, come il clic di un mouse, la digitazione di dati o l'accesso a database.
Configurazione delle regole e delle eccezioni
Durante lo sviluppo dei robot RPA, vengono configurate le regole e le eccezioni che guidano il comportamento del robot. Queste regole definiscono come il robot deve elaborare i dati, prendere decisioni e rispondere a situazioni impreviste o eccezionali.
Implementazione e test
I robot RPA vengono implementati nell'ambiente di produzione e sottoposti a test approfonditi per garantire che eseguano correttamente i processi automatizzati. Durante questa fase, vengono identificati eventuali problemi o miglioramenti necessari.
Monitoraggio e manutenzione
Una volta che i robot RPA sono in produzione, vengono monitorati per garantire che funzionino correttamente e che i processi automatizzati vengano eseguiti senza intoppi. Eventuali errori o problemi vengono risolti e possono essere apportate modifiche ai robot RPA per migliorare le prestazioni o adeguarsi a cambiamenti nei processi aziendali.
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Il sistema RPA può eseguire il processo in completa autonomia e si parla allora di un “RPA unattended” o “ad esecuzione automatica” oppure la RPA può eseguire il processo in parziale autonomia e si specifica quindi un “RPA attended”
RPA unattended
è eseguito tipicamente in automatico a livello di server; mentre l’RPA attended è eseguito dall’utente a livello di client
RPA attended
Per capire di più sul ruolo della RPA nel flusso documentale scarica la tua copia gratuita del pubbliredazionale: "Dalla Gestione Documentale alla Robotic Process Automation".
Quali sono i vantaggi di un sistema di Robotic Process Automation (RPA)?
L’utilizzo della RPA nella gestione elettronica dei documenti consente di ottimizzare i processi, migliorare l’efficienza operativa, ridurre gli errori umani, garantire la conformità normativa e ridurre i costi. Questi vantaggi rendono la RPA una soluzione attraente per molte aziende che desiderano migliorare la gestione dei documenti e e aumentare la produttività complessiva.
Riduzione delle attività manuali e dei relativi errori
Aumento della produttività e riduzione dei costi (1 RPA = 3 FTE “Full Time Equivalent”)
Maggior velocità nell’esecuzione dei tasks
Aumento della compliance
Maggior tracciabilità delle attività svolte (log e analytics)
Adottabilità su larga scala anche per utenti con minor skill tecnologici
Dai uno sguardo ai RPA sviluppati da Top Consult:
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Ecco un esempio pratico di come il RPA può essere applicato alla gestione documentale in un'azienda manifatturiera
Ricezione dei documenti
Il robot RPA può monitorare costantemente la casella di posta elettronica aziendale per rilevare la ricezione di nuovi documenti, come ordini di produzione, fatture o certificati di conformità.
Classificazione dei documenti
In base al tipo di documento ricevuto, il robot RPA può classificarlo in una determinata categoria, ad esempio "Ordine di produzione", "Fattura" o "Certificato di conformità".
Estrazione delle informazioni
Il robot RPA può aprire il documento estrarre le informazioni rilevanti, come il numero dell'ordine di produzione, il fornitore, l'importo della fattura o i dettagli di conformità del certificato.
Verifica delle informazioni
Utilizzando le informazioni estratte, il robot RPA può eseguire controlli di validità, come la verifica dell'aderenza alle specifiche dell'ordine di produzione, la corrispondenza dei prezzi e dei prodotti sulla fattura o la conformità ai requisiti del certificato. Può confrontare le informazioni con i dati presenti nei sistemi aziendali, come il sistema di gestione dell'ordine di produzione o il sistema di gestione finanziaria.
Archiviazione dei documenti
Dopo l'elaborazione delle informazioni, il robot RPA può archiviare il documento nel sistema di gestione documentale dell'azienda, assegnandogli un nome univoco, indicizzando le informazioni estratte e salvandolo nella posizione corretta.
Flusso di lavoro
A seconda del tipo di documento e delle informazioni estratte, il robot RPA può avviare i passaggi successivi del flusso di lavoro. Ad esempio, se l'ordine di produzione è valido, può avviare automaticamente il processo di pianificazione della produzione o l'ordine di approvvigionamento dei materiali. Se la fattura è corretta, può avviare il processo di pagamento. Se il certificato di conformità non soddisfa i requisiti, può inviare notifiche al team di qualità per l'azione correttiva.
I Robot RPA di Top Consult
I Robot RPA di Top Consult automatizzano le attività di routine rapidamente e in modo conveniente, integrando in modo ottimale l’automazione di processi e flussi documentali ed espandendo i programmi a varie aree aziendali. Sono facili da integrare, si adattano al business e l’automazione è rapida con notevole riduzione di costi.
Sono indipendenti rispetto all’ERP adottato e dal software di interfacciamento con lo SDI utilizzato!
FAQ su RPA – Robotic Process Automation
Il Cassetto Fiscale è il servizio reso disponibile dall’Agenzia delle Entrate per consultare dati e informazioni fiscali.
Naturalmente, quando si tratta di gestire grandi quantità di dati (come nel caso delle aziende) è utile automatizzare il download dei documenti e i riscontri della loro corrispondenza rispetto a quanto presente in azienda. Con l’automazione e quadratura del Cassetto Fiscale la tecnologia consente di rendere più veloce e preciso il monitoraggio e il confronto dei documenti.
Sono tantissime le ragioni per cui a un’azienda conviene implementare software per la RPA – Robotic Process Automation, e dipendono dalla tipologia di processo che si intende automatizzare, dal settore di appartenenza della società, dalla sua organizzazione, ecc. Il concetto di Robotic Process Automation va, infatti, oltre a quello prettamente tecnologico e si estende all’impostazione aziendale in quanto ha come obiettivo finale l’ottimizzazione dei processi di business nel loro complesso.
Per liberare il massimo potenziale aziendale occorre connettere gli ERP e i sistemi di document management, con un occhio di riguardo ai vincoli normativi. Per digitalizzare i processi contabili e mettere davvero al servizio del business il valore estratto dall’analisi dei dati contenuti nelle fatture elettroniche non è sufficiente dematerializzare le fasi su cui si innesta ciascun iter.
Il Business Process Management (BPM) è un concetto che fa riferimento da un lato alla gestione d’impresa e, dall’altro, all’information technology (il che include la Robotic Process Automation) e alle sue potenzialità. Con Business Process Management si intende, infatti, l’insieme delle attività necessarie per definire, monitorare, ottimizzare e integrare i processi aziendali. Il fine ultimo del BPM è rendere il business più efficiente ed efficace possibile.
Ecco una sintetica guida all’implementazione in azienda di software per la Robotic Process Automation ed esempi di applicazione dei software RPA di Top Consult.
Il primo vantaggio sperimentato da un’azienda che decida di applicare l’RPA -Robotic Process Automation è rappresentato dal fatto di poter delegare compiti ripetitivi e di routine alle macchine, liberando alle risorse umane tempo da dedicare a attività a maggior valore aggiunto per cui occorrono creatività e competenze tipiche del cervello umano. I robot RPA di Top Consult si occupano di eseguire in tutto o in parte i processi di business, grazie alla loro capacità di svolgere una vasta tipologia di task e integrandosi in modo semplice e immediato nei sistemi aziendali.
Affida a un robot il monitoraggio e la gestione del Cassetto Fiscale! Non si tratta di una provocazione ma di una concreta opportunità per rendere più efficienti i tuoi processi di business.
La gestione del cassetto fiscale, infatti, è un’attività indispensabile e delicata. Per essere condotta in maniera efficace al fine di implementare una gestione documentale ottimizzata, dovrebbe prevedere oltre alla possibilità di scaricare e acquisire nel sistema informatico tutti i documenti fiscali in automatico in tempo reale, un monitoraggio continuo per identificare, appena si realizzino, eventuali anomalie.
A partire da gennaio 2022, tutte le aziende si sono dovute adeguare alle nuove Linee Guida per la Gestione Documentale e la Conservazione Digitale. Tra le novità importanti, vi è una certa focalizzazione sull’importanza della soluzione software per fare gestione documentale digitale, un tool che viene ufficialmente riconosciuto come il fulcro del sistema IT delle aziende.
Proprio per capire quali devono essere le caratteristiche essenziali di un software documentale e, dunque, come scegliere la soluzione ideale per ciascuna realtà, ha senso dunque seguire cosa dicono le Linee Guida, in modo da essere sicuri di poter contare su un valido supporto.
Aumentare l’efficienza dei processi e innalzare la produttività complessiva, con questi obiettivi la RPA, Robotic Process Automation, viene sempre più adottata in azienda, portando con sé un interessante cambiamento organizzativo. L’automazione consente di togliere alle risorse umane attività ripetitive e di routine, assicurando tra l’altro rapidità ed efficacia e, allo stesso tempo, libera tempo prezioso alle persone che possono sfruttare le loro competenze per dedicarsi a compiti a più alto valore aggiunto. Si tratta di un cambiamento di rilievo, che va ben oltre le questioni prettamente tecnologiche.
Il sistema documentale TopMedia Social NED è integrabile con i più diffusi programmi e sistemi gestionali.
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