Il primo vantaggio sperimentato da un’azienda che decida di applicare l’RPA -Robotic Process Automation è rappresentato dal fatto di poter delegare compiti ripetitivi e di routine alle macchine, liberando alle risorse umane tempo da dedicare a attività a maggior valore aggiunto per cui occorrono creatività e competenze tipiche del cervello umano. I robot RPA di Top Consult si occupano di eseguire in tutto o in parte i processi di business, grazie alla loro capacità di svolgere una vasta tipologia di task e integrandosi in modo semplice e immediato nei sistemi aziendali.
RPA ecco il suo significato nelle organizzazioni
I software RPA sono sempre più diffusi nelle aziende a partire dalle aree amministrative dove vengono impiegati per esempio per l’inserimento di dati o i controlli della documentazione. L’automazione di tali attività permette, infatti, una maggiore velocità, accuratezza e precisione di esecuzione.
La Robotic process automation rappresenta così una delle principali opzioni da considerare per realizzare interventi di efficientamento, ma non solo.
Automatizzare i processi di back office con l’RPA significa anche abbassare i costi di esercizio e fruire di una completa verifica delle procedure dei processi stessi in qualsiasi momento. Per i decisori aziendali questo vuol dire avere preziose informazioni su cui basare la revisione dell’operatività e incrementare la produttività con minori spese di controllo del funzionamento aziendale complessivo.
RPA è infatti molto di più della tecnologia, ma rappresenta un nuovo approccio al business che vede la tecnologia come alleata per migliorare e poi monitorare il completo ciclo di vita di un processo.
RPA, come funzionano le applicazioni Top Consult
Nel portafoglio di offerta di Top Consult sono presenti vari applicativi che consentono sia di portare a termine attività di RPA attended e RPA unattended.
Nel primo caso, RPA attended, si tratta di un’attività presidiata, che necessita quindi l’intervento delle persone per mantenere monitorati i flussi di lavoro. Nel secondo caso, invece, RPA unattended, si tratta di robot completamente indipendenti che si comportano con gli altri applicativi aziendali esattamente come farebbe un operatore fisico.
Top Consult, portando in azienda soluzioni che minimizzano la necessità di compiere attività manuali, promette un aumento della produttività e una riduzione dei costi che possono essere espressi con l’equazione 1 RPA è uguale a 3 FTE – Full time equivalent (con questa dizione si intende il numero di risorse che servono per finalizzare un certo progetto).
Inoltre, garantisce ampia adottabilità anche da utenti che hanno scarse competenze tecnologiche, grande tracciabilità delle attività svolte (grazie alla possibilità di tenere traccia dei file di log e alle funzionalità di analytics dei dati raccolti) e aumento della compliance.
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Tra le soluzioni offerte dal vendor, disponibili sia on premise sia in cloud e interfacciabili con qualsiasi ambiente gestionale, vi è quella per il ciclo attivo denominata RPA Tax Free, ovvero capace di gestire i documenti fiscali attivi emessi per i cittadini non appartenenti all’Unione Europea che, rientrati in patria, possono chiedere e ottenere il rimborso dell’IVA. Nello specifico, si tratta del processo di acquisizione delle fatture (solitamente gestite da un intermediario per conto del venditore autorizzato dalla Agenzia delle Entrate), della loro registrazione (il che include l’acquisizione dei dati necessari per la contabilizzazione automatica) e archiviazione.
Con RPA Deserialize è, invece, possibile procedere all’estrazione automatica dell’insieme dei dati del tracciato XML delle fatture passive. Il sistema consente poi di fare i controlli e di confrontarne i dati con quelli di magazzino, inoltre è in grado di individuare i dati IVA per capire se e quando sono necessarie scadenze di pagamento diverse e di creare la Prima Nota contabile. RPA Deserialize genera poi tutta la reportistica che può essere utile per l’amministrazione.
Robotic process automation: così è possibile implementare i software RPA
Introdurre la Robotic process automation in azienda presuppone l’adozione di una metodologia strutturata, che prevede una serie di passaggi che vanno dall’analisi organizzativa a tutte le fasi necessarie per il go live di un progetto e poi per il monitoraggio dei risultati ottenuti: qui di seguito i principali passi da compiere.
- Individuare le aree dove è opportuno intervenire con l’automazione;
- fissare le aspettative senza sovrastimare, né sottostimare le potenzialità del progetto e gestendo le tensioni che possano venire a crearsi (si pensi, per esempio, alle preoccupazioni in merito alla perdita di posti di lavoro);
- identificare il partner tecnologico che meglio risponde alle proprie necessità;
- coinvolgere tutte le competenze necessarie per disegnare i nuovi processi, incluse naturalmente le risorse del software vendor cui ci si è rivolti;
- valutare l’ambiente informatico in cui si andrà a intervenire per capire compatibilità, eventuali problematiche di accesso ai dati eccetera. Anche in questo caso è molto utile sfruttare gli skill del partner che può portare la propria esperienza acquisita in progetti simili; concluse le fasi di analisi e progettazione va pianificato il roll-out e gli interventi necessari per integrare e far funzionare l’applicativo di RPA;
- stabilire le policy per verificare che l’operatore virtuale svolga al meglio la sua attività promuovendo efficienza nel workflow in cui è inserito;
- gestire il necessario cambiamento organizzativo determinato dall’automazione.
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