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Ecco i compiti della RPA nelle aziende e, in prospettiva con il raffinarsi delle tecniche AI, il suo ruolo sempre più importante per ottimizzare i processi

 01/02/2021

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RPA: che cos’è la Robotic Process Automation

  Gestione Documentale, Digitalizzazione, RPA - Robotic Process Automation, Automazione dei processi

Far eseguire in modo automatico attività semplici e a scarso valore aggiunto a software intelligenti: è lo scopo della RPA - Robotic process automation.

Più nello specifico, secondo la definizione di RPA data da IRPA AI (Institute for Robotic Process Automation and Artificial Intelligence), la Robotic Process Automation afferisce a tutte le tecnologie, prodotti e processi coinvolti nell’automazione dei processi lavorativi e utilizza software, i cosiddetti “software robot”, che possono eseguire in modo automatico attività ripetitive imitando il comportamento degli operatori e interagendo con gli applicativi informatici esattamente come fanno gli esseri umani.

Rpa: Che cos'è la Robotic Process Automation

 Robotic Process Automation, cos'è e perché genera valore nelle aziende

È fondamentale premettere che studiosi e analisti considerano l’RPA non solo come la tecnologia per l’automazione ma come una pratica di business technology, ovvero una metodologia che abbraccia il ciclo di vita di un processo nella sua interezza: dalla scoperta dei casi/momenti in cui applicarla, alla progettazione del software necessari (e ai relativi test) sino alla distribuzione dei software stessi e alle modifiche di configurazione.

L’impatto di questo concetto in azienda è dirompente perché stravolge il modo di impostare le attività incidendo in primo luogo sull’utilizzo delle risorse umane che, per certi lavori (basti pensare all’inserimento dati) viene drasticamente ridotto, offrendo così la preziosa possibilità di impiegare i collaboratori in attività a più alto valore aggiunto. Inoltre, grazie all’automazione i margini di errore tendono ad annullarsi e i tempi di esecuzione si riducono così come i costi.

Le aziende oggi assegnano agli agenti software autonomi il compito di mettere a fattore comune e aggiornare le informazioni utilizzate nelle varie applicazioni, indirizzandole correttamente verso i servizi, oppure di facilitare i progetti di integrazione IT. L’introduzione nell’organizzazione della RPA rappresenta in definitiva una grande opportunità per facilitare l’analisi e la standardizzazione dei processi aziendali, al fine di un loro miglioramento.

Infine, è importante ricordare che, grazie alla RPA, si ha sempre la possibilità di verificare cosa stanno eseguendo i robot e, in tempo reale, rendersi conto di eventuali anomalie di processo assegnando ai software stessi il compito di controllare specifici requisiti operativi.

I settori dove attualmente la Robotic Process Automation è più diffusa sono: finance, utilities, telecomunicazioni e produzione, turismo.

 Il vero significato della RPA sta nell’evoluzione del potere dell'automazione

Attualmente le operazioni che principalmente sono automatizzate sono quelle che lavorano su dati strutturati (per esempio file excel, database, eccetera) ma l’evoluzione tecnologica consente sempre più la gestione anche di contenuti non strutturati, provenienti cioè da una vasta tipologia di fonti, per esempio, documenti cartacei scannerizzati oppure immagini, video e così via, il che innalza le potenzialità dei software RPA.

D’altra parte, le tecnologie di intelligenza artificiale permetteranno ai sistemi di apprendere in automatico le operazioni da automatizzare, consentiranno cioè ai sistemi stessi di adeguarsi ai cambiamenti di contesto in autonomia.

In pratica, secondo quanto indicato da studi di consulenti del calibro di PwC, l’evoluzione nel tempo della RPA condurrà all’Intelligent automation, cioè a soluzioni di RPA che sapranno apprendere il comportamento umano mediante esperienza e quindi agire in modo adattivo, rispetto agli stimoli esterni, e predittivo per quanto riguarda suggerimenti sulle azioni da compiere.

 La Robotic Process Automation intelligente in Italia

Il mercato italiano relativo alle tecnologie di intelligenza artificiale, secondo dati dell’Osservatorio Artificial Intelligence della School of Management del Politecnico di Milano, si è assestato in Italia su un valore pari ai 200 milioni di euro. La parte principale della spesa (33%) è riconducibile a progetti di Intelligent Data Processing, ossia a quegli algoritmi necessari per analizzare ed estrarre informazioni dai dati.

Dagli studi dell’Ateneo milanese emerge inoltre che la quasi totalità delle imprese ha capito che l’intelligenza artificiale può contribuire a replicare specifiche abilità dell’intelligenza umana.

In questo scenario generale, però, si legge che gli investimenti in RPA intelligenti in Italia, l’anno scorso, pesavano solo per l’11% del totale; fanno ancora fatica, cioè, a diffondersi le tecnologie di AI nelle soluzioni di Robotic Process Automation e, infatti, tra i progetti già a regime analizzati dagli uomini del Polimi, solo nel 5% dei casi l’AI guida i processi RPA in modo intelligente e autonomo.

In effetti, non cambia moltissimo la situazione neppure se la si osserva a livello internazionale: in base all’analisi di 1000 casi di applicazione di intelligenza artificiale, realizzati da 750 organizzazioni in tutto il mondo nel 2019, solo il 4% riguarda la Robotic Process Automation.

 RPA e protezione dei dati

Per completezza, in conclusione, è importante fare riferimento al tema della responsabilità dei robot nei processi automatizzati, in particolar modo, per quanto riguarda la protezione dei dati, la compliance alle normative vigenti e soprattutto al GDPR.

Al momento, la legge stabilisce che la responsabilità giuridica è sempre allocata in capo agli esseri umani e, il principio generale da seguire è che qualsiasi strumento (inclusi quindi quelli informatici) deve essere sicuro e perciò, secondo quanto fissato dal GDPR, progettato per garantire la protezione dei dati.

Bisogna quindi affidarsi a fornitori che abbiano scritto il software correttamente e poi gli utenti, in fase di adozione, devono svolgere tutte quelle attività obbligatorie che permettano al titolare del trattamento dei dati di tutelare le informazioni sensibili, di cui è in possesso e che sta utilizzando, e di poter dimostrare, secondo il principio dell’accountability, di aver fatto di tutto per proteggerle.

 Con la Robotic Process Automation automatizzi l'intero processo di Fatturazione Elettronica

La RPA raffronta in modo automatico le informazioni della fattura ricevuta con i dati contabili a disposizione (ordine, entrata merce) e restituisce un set di risultati che instraderà il documento alla sua contabilizzazione automatica o, nel caso di errori, avvia il workflow documentale che notifica l’anomalia all’ente di riferimento, richiedendo azioni correttive direttamente al fornitore.


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