TopMedia SIXRPA "Cassetto Doganale" - automazione Doganale per Import ed Export
Semplifica e accelera il processo di sdoganamento delle merci per importazione ed esportazione, rispettando le normative dell'ADM
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RPA
"Cassetto Doganale"
RPA “Cassetto Doganale” è la procedura nata per il recupero automatico dei documenti doganali dal portale dell’ADM (Agenzia delle Dogane e dei Monopoli) sia Import che Export. Questa soluzione permette di rendere le fasi doganali più rapide e tracciate, in linea con la nuova normativa sulle importazioni/esportazioni da Paesi extra europei introdotta dall’ADM.
La digitalizzazione delle bolle doganali è stata completata con la dematerializzazione dei documenti di export, avviata nel 2022 con l’obbligatorietà del formato elettronico per le bolle doganali di import.
Top Consult con un team dedicato segue costantemente le evoluzioni che ADM ha in progetto e che giorno per giorno porteranno alla piena automazione del processo di sdoganamento andando ad implementare al meglio la soluzione.
Automazione delle procedure doganali per Import ed Export
con RPA "Cassetto Doganale"
Il ruolo della Dogana nell'Import ed Export
L'importazione e l'esportazione delle merci è una parte fondamentale del commercio internazionale, ma può essere complessa a causa delle numerose normative doganali e degli adempimenti richiesti; molte aziende sono costrette a gestire manualmente la documentazione doganale, il che richiedeva tempo, risorse e comportava il rischio di errori umani. Tuttavia, grazie a questa soluzione, il processo diventa più rapido, automatizzato e senza possibilità di errori.
La Nuova Normativa ADM e Automazione Integrata Dogana Accise (Aida 2.0)
La normativa recepisce le direttive del progetto europeo di Automazione Integrata Dogana Accise (Aida 2.0), in un più ampio processo di digitalizzazione promosso dal nuovo codice doganale. Con l’informativa n.622909 dell’8 Ottobre 2024, ADM ha interrotto la deroga iniziata con la n. 665220 del 3 Novembre 2023, introducendo dal 2 Dicembre 2024 l’obbligo della dichiarazione doganale elettronica anche per esportazione e transito. Questo progetto fa parte di un più ampio processo di digitalizzazione promosso dal nuovo codice doganale.
Il Codice MRN: Identificazione Unica dei Movimenti Doganali
Ogni movimento doganale è identificato in modo univoco da un codice alfanumerico di lunghezza 18 caratteri denominato MRN (Movement Reference Number). A fronte di un MRN è possibile recuperare uno o più documenti doganali. Questo codice è essenziale per tracciare e gestire ogni fase del processo doganale.
Ricerca ed archiviazione automatica degli MRN e dei documenti doganali
Utilizzando apposite credenziali il programma si connette al Portale ADM e scarica gli MRN di interesse. Una volta selezionate le spedizioni di interesse, il programma recupera automaticamente i documenti doganali, i quali vengono archiviati sulla piattaforma documentale TopMedia Social NED. Il programma garantisce che le credenziali e i dati siano trattati in modo sicuro, con crittografia e altre misure di protezione per evitare accessi non autorizzati.
Estrazione dati dai documenti doganali
La soluzione permette di estrarre i dati dai documenti doganali per migliorare la fase di archiviazione e ricerca documentale; l’estrazione dei dati permette inoltre l’esportazione verso i sistemi gestionali del cliente per una corretta fase di registrazione contabile. Questo processo di archiviazione è fondamentale per garantire la corretta gestione dei documenti doganali e la tracciabilità delle operazioni.
Conservazione Digitale conforme alle normative
La bolla doganale elettronica è un documento informatico fiscalmente rilevante e pertanto deve essere portato in Conservazione Digitale, così da assolvere agli obblighi previsti dalla normativa fiscale.
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Documenti Doganali Recuperabili
Con RPA “Cassetto Doganale” è possibile recuperare automaticamente diversi documenti doganali:
Prospetto di Riepilogo Contabile
Prospetto di Sintesi
Prospetto di Svincolo
Documento di Esportazione (DAE)
Documento di Accompagnamento Transito (DAT)
Visto Uscire (XML)
Contattaci
Siamo pronti a mostrarti come questo strumento personalizzato può migliorare l’efficienza e la completezza delle tue operazioni doganali. Contattaci oggi per una dimostrazione dettagliata e per sfruttare appieno i vantaggi della nostra soluzione RPA “Cassetto Doganale”.
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Vantaggi RPA "Cassetto Doganale"
L’implementazione di RPA “Cassetto Doganale” comporta una serie di vantaggi significativi per le aziende coinvolte nel processo di importazione. Questa soluzione avanzata è stata progettata per semplificare e automatizzare le operazioni doganali, migliorando l’efficienza e la conformità normativa.
Di seguito sono elencati alcuni dei principali vantaggi che RPA “Cassetto Doganale” offre:
Sdoganamento rapido ed efficiente
Uno dei vantaggi più evidenti di "RPA Cassetto Doganale" è la capacità di accelerare il processo di sdoganamento delle merci. Grazie all'automazione delle chiamate alle WEBAPI dell'ADM e al recupero automatico dei documenti doganali, è possibile ridurre notevolmente i tempi necessari per completare le operazioni doganali.
Riduzione degli errori umani
La gestione manuale dei documenti doganali comporta il rischio di errori umani, che possono avere gravi conseguenze finanziarie e legali. "RPA Cassetto Doganale" elimina questo rischio, garantendo un recupero accurato e coerente dei documenti, riducendo al minimo gli errori.
Conformità normativa
La normativa doganale è complessa e in continua evoluzione. "RPA Cassetto Doganale" è progettato per adattarsi alle normative più recenti e assicurare la conformità alle leggi vigenti. I documenti doganali generati sono in linea con le richieste delle autorità doganali e fiscali.
Archiviazione sicura e organizzata
La soluzione archivia i documenti doganali in modo sicuro e organizzato. Questo garantisce la tracciabilità delle operazioni e semplifica la gestione della documentazione per scopi di registrazione contabile e conservazione digitale
Risparmio di tempo e risorse
La digitalizzazione del processo doganale consente alle aziende di risparmiare tempo e risorse preziose. I dipendenti possono concentrarsi su compiti più strategici, mentre "RPA Cassetto Doganale" si occupa dell'aspetto operativo.
Maggiore competitività
Grazie all'efficienza migliorata e ai tempi di sdoganamento più brevi, le aziende diventano più competitive sul mercato internazionale. La capacità di importare ed esportare merci in modo più rapido consente di soddisfare le esigenze dei clienti in modo più efficiente.
Supporto specializzato
Offriamo consulenza e assistenza per l'accreditamento sul portale dell'ADM e per l'ottenimento del certificato massivo di firma remota. Il nostro team di esperti è a vostra disposizione per guidarvi attraverso tutti i passaggi necessari.
RPA "Cassetto Doganale" rappresenta una soluzione completa per l'automazione delle operazioni doganali, offrendo benefici tangibili in termini di efficienza, precisione e conformità. Se siete interessati a migliorare le vostre operazioni di importazione ed esportazione, non esitate a contattarci per ulteriori informazioni su come "RPA Cassetto Doganale" può essere personalizzato per le vostre esigenze specifiche.
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Sdoganamento veloce con RPA "Cassetto Doganale"
Come funziona: un esempio pratico
Per comprendere in modo concreto il funzionamento dell’RPA “Cassetto Doganale”, consideriamo un caso reale di gestione delle operazioni di importazione o esportazione.
1. Accredito al Servizio Telematico Doganale (STD)
Il cliente si accredita al Servizio Telematico Doganale (STD) per ottenere le credenziali abilitate all’area Dichiarazioni Doganali.
Queste credenziali — che ADM richiede di rinnovare ogni 90 giorni — vengono:
- memorizzate in TopMedia in forma cifrata,
- utilizzate dall’RPA in modo sicuro,
- impiegate esclusivamente per attivare i processi automatici di interrogazione e download dal Cassetto Doganale.
A queste si aggiunge il certificato digitale rilasciato dal Servizio Telematico Doganale, necessario al gestore dei servizi per scaricare in modo conforme tutta la documentazione messa a disposizione dall’ADM.
2. Import: recupero automatico MRN e documenti doganali
Immaginiamo che la tua azienda importi merci da un Paese extra-UE.
Ricevi o generi un elenco di MRN (Movement Reference Number), ciascuno dei quali identifica una dichiarazione doganale univoca. Gli MRN possono essere forniti dallo spedizioniere o consultati direttamente nel portale ADM.
Con RPA “Cassetto Doganale”:
- Il sistema accede automaticamente al Cassetto Doganale tramite una chiamata ai servizi web che utilizzano il certificato rilasciato al gestore direttamente dal portale ADM.
- Scarica l’elenco degli MRN disponibili per l’azienda importatrice.
- Recupera i documenti doganali correlati, tra cui:
– Prospetto di Sintesi
– Prospetto di Riepilogo Contabile
– Prospetto di Svincolo
TopMedia archivia tutti i documenti in modo strutturato e sicuro, pronti per essere gestiti, ricercati, utilizzati nei processi interni o avviati alla conservazione digitale a norma.
Il risultato è un processo veloce, accurato e completamente automatizzato, che elimina attività manuali e riduce il rischio di errori.
3. Export: lo stesso livello di automazione
Il funzionamento è analogo per le operazioni di esportazione.
Una volta identificati gli MRN di export, l’RPA:
- accede al Cassetto Doganale,
- scarica automaticamente l’elenco degli MRN,
- recupera i documenti relativi, come:
– Documento di Esportazione (DAE)
– Documento di Accompagnamento Transito (DAT)
– Visto Uscire- archivia il tutto in TopMedia in modalità strutturata, tracciata e pronta per gli utilizzi interni o per la conservazione.
4. Archiviazione strutturata e utilizzi aziendali
I documenti ottenuti tramite RPA “Cassetto Doganale” vengono archiviati con una struttura coerente e uniforme, garantendo:
- Tracciabilità doganale completa
- Supporto alla gestione logistica e ai processi di supply chain
- Disponibilità delle informazioni per la contabilità e la rendicontazione fiscale
- Preparazione al ciclo di conservazione digitale a norma
L’automazione permette di avere sempre documenti aggiornati, completi e prontamente disponibili, senza attività manuali o rischi derivanti da credenziali scadute, download incompleti o dati non allineati.
Normativa ADM sulla Digitalizzazione
delle Dichiarazioni Doganali
La digitalizzazione delle dichiarazioni doganali di Import ed Export rientra nel programma europeo e nazionale di modernizzazione delle procedure doganali e di completa dematerializzazione dei documenti.
L’Agenzia delle Dogane e dei Monopoli (ADM) ha introdotto negli ultimi anni nuove modalità operative e nuovi dataset elettronici, in sostituzione definitiva dei documenti cartacei.
Top Consult monitora costantemente queste evoluzioni per assicurare piena conformità dei processi digitali.
Importazione – Obbligo di bolletta doganale elettronica (dal 9 giugno 2022)
Per l’Import, la digitalizzazione è diventata obbligatoria dal 9 giugno 2022, come stabilito dalla:
- Circolare ADM n. 22/D del 6 giugno 2022
La circolare ha previsto:
- la dismissione della bolletta doganale cartacea (DAU);
- l’introduzione del dataset elettronico EUCDM per le dichiarazioni di importazione;
- l’adozione dei nuovi modelli H1–H5;
- la gestione esclusivamente digitale dei documenti doganali.
Da questa data, le aziende sono tenute a consultare, scaricare, archiviare e conservare digitalmente a norma la documentazione di importazione.
Esportazione – Dichiarazioni digitali obbligatorie (dal 2 dicembre 2024)
Per le operazioni di Export, l’ADM ha avviato la completa digitalizzazione dei flussi con la:
- Nota ADM Prot. 622909 dell’8 ottobre 2024
Secondo tale comunicazione, dal 2 dicembre 2024:
- termina l’utilizzo del vecchio tracciato “ET”,
- diventano obbligatori i nuovi dataset digitali conformi agli standard europei (AES, NCTS),
- i documenti di esportazione e di transito (DAE, DAT, visti uscita) sono resi disponibili in modalità elettronica nel Cassetto Doganale ADM.
Un percorso verso la completa dematerializzazione
Import ed Export sono oggi parte di un sistema doganale completamente rinnovato, basato su:
- eliminazione del cartaceo,
- standardizzazione europea dei dataset (EUCDM),
- maggiore tracciabilità e trasparenza,
- integrazione dei documenti nel Cassetto Doganale ADM,
- obbligo di conservazione digitale a norma per 10 anni, in linea con normativa fiscale e Linee Guida AgID.
Per le aziende, ciò rende indispensabile adottare soluzioni in grado di:
- recuperare automaticamente i documenti dal Cassetto Doganale,
- archiviare i flussi documentali in modo strutturato e sicuro,
- garantire conformità normativa e disponibilità immediata dei documenti
L'opinione
FAQ su RPA
Secondo la definizione di RPA data da IRPA AI (Institute for Robotic Process Automation and Artificial Intelligence), la Robotic Process Automation afferisce a tutte le tecnologie, prodotti e processi coinvolti nell’automazione dei processi lavorativi e utilizza software, i cosiddetti “software robot”, che possono eseguire in modo automatico attività ripetitive imitando il comportamento degli operatori e interagendo con gli applicativi informatici esattamente come fanno gli esseri umani.
Nell’implementazione di un software per la RPA è importante anche la scelta del system integrator a cui rivolgersi che, prima di tutto, deve essere fatta in base alle necessità di ottimizzazione e miglioramento e al settore industriale di appartenenza, optando per fornitori di tool e servizi che vantino esperienze specifiche. A questo, naturalmente si aggiunga l’importanza del numero e della preparazione delle risorse che il partner può mettere a disposizione in modo che l’azienda possa contare su un valido supporto anche a livello di know how.
Secondo una ricerca McKinsey Global Institute, già oggi è possibile automatizzare con i software RPA più del 30% dei compiti svolti nel 60% circa dei lavori che si compiono nei vari settori di business. E la tecnologia è matura per diffondersi ulteriormente e in fretta, perché prerogativa della Robotic Process Automation è occuparsi di attività semplici che i robot possono, quindi, portare a termine senza difficoltà.
Sempre McKinsey sottolinea che il ritorno di un investimento compiuto in RPA può andare dal 30 al 200%.
I software RPA utilizzano le stesse interfacce applicative che usano gli operatori umani, cioè significa che essi sono in grado di scambiare dati con gli altri sistemi informatici ed è possibile creare flussi di lavoro personalizzati complessi.
Per esempio, la Robotic Process Automation è in grado di automatizzare l’inserimento dati negli applicativi ERP e CRM il che prevede la scelta di quali sono le informazioni utili, la loro trascrizione e poi l’invio di una mail che comunichi la fine del processo. Lo stesso può accadere con i sistemi per gli help desk, le applicazioni di reclamo, le riconciliazioni finanziarie, il pagamento dei fornitori e così via.
Il RPA Ciclo Passivo parte dal ricevimento della fattura XML alla sua registrazione all’interno dell’ERP del cliente definendo un Workflow approvativo ed una verifica del contenuto della fattura stessa confrontandolo con le informazioni degli Ordini e delle DDT cui la fattura fa riferimento presenti nell’ERP.
Gli agenti virtuali, veri e propri robot che consentono a dipendenti e collaboratori di un’azienda di evitare di svolgere lavori ripetitivi e a basso valore aggiunto, sono sempre più diffusi. Ogni organizzazione deve, però, procedere con attenzione nella delicata operazione di valutare quale sia il miglior software per la Robotic Process Automation (RPA) per soddisfare le proprie specifiche esigenze. I vantaggi generati dall’uso di queste soluzioni sono infatti molteplici, ma ci sono alcune importanti considerazioni da fare per non vanificare gli investimenti.
Top Consult, all’interno della propria piattaforma completa per la digitalizzazione dei processi TopMedia Social NED, offre sistemi che rispondono a tutte le necessità in ambito RPA.
La procedura Cassetto Fiscale può essere utilizzata nello scenario Fatturazione Elettronica per compiere operazioni di quadratura tra l’insieme dei documenti presenti all’interno di una soluzione TopMedia Social NED e quelli in possesso del SdI; risulta essere una soluzione particolarmente efficace per quanto riguarda il recupero delle Fatture dei Fornitori di una azienda.
La soluzione permette di recuperare dal Cassetto Fiscale di una azienda i documenti consegnati e ricevuti dal SdI e archiviarli all’interno della piattaforma documentale TopMedia Social Ned.
Il sistema documentale TopMedia Social NED è integrabile con i più diffusi programmi e sistemi gestionali.
WEBCAST
Accedi ai webcast di Top Consult sulla Gestione Documentale.
Abbiamo raccolto tutte le registrazioni dei webinar tenuti da Top Consult pensati per sviluppare la digitalizzazione della tua azienda.
Accedendo alle risorse digitali potrai conoscere tutti i benefici della gestione documentale!
Per ulteriori informazioni su come RPA “Cassetto Doganale” può migliorare le vostre operazioni doganali e semplificare la gestione della documentazione, non esitate a contattarci. Siamo pronti ad assistervi nella transizione verso un processo di importazione più fluido e competitivo.
