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Cosa significa la gestione digitale dei DDT e perché conviene?
Per certificare i trasferimenti delle loro merci, tutte le aziende devono redigere i DDT, documenti validi ai fini fiscali che, a seconda dei vari Paesi in cui ci si muove, hanno regolamentazioni diverse.
In Italia i documenti di trasporto non devono avere formati specifici, ma è necessario per legge che contengano una serie di dati: i riferimenti di mittente, destinatario ed eventuale vettore, le generalità complete di partita IVA dei diversi soggetti coinvolti e poi la descrizione dei prodotti e le relative quantità in base al contratto che è stato stipulato tra le parti. Alcune merci particolari richiedono un maggior dettaglio nella descrizione, è il caso, per esempio, dei liquidi infiammabili.
I DDT cartacei devono sempre accompagnare i prodotti, ma la legislazione italiana autorizza l’invio telematico dei DDT e quindi la loro digitalizzazione, basta che la trasmissione sia effettuata entro il giorno in cui inizia la consegna della merce.
Rendere, quindi, digitale la compilazione di questi documenti significa velocizzare le pratiche ed essere certi di non perdere le informazioni o i documenti stessi. Inoltre, avere a disposizione file anziché fogli di carta vuol dire reperire più velocemente le informazioni necessarie e liberare i trasportatori da tutta una serie di incombenze legate alla consegna per la sottoscrizione.
Automatizzare il più possibile la stesura dei DDT si traduce nella possibilità di ridurre al minimo la possibilità di errori e nella sicurezza di preparare documenti completi (il software, correttamente istruito, non procede se non rileva tutte le informazioni necessarie) e pienamente conformi alle normative.
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La soluzione per la digitalizzazione delle spedizioni
Digital Delivery, che cosa fa e come funziona il sistema per la digitalizzazione dei DDT
Digital Delivery è la soluzione di Top Consult realizzata per la gestione digitale dei DDT, Documenti di trasporto, e fa parte della piattaforma completa per la gestione documentale e la digitalizzazione dei processi TopMedia Social NED.
La soluzione Digital Delivery ha come obiettivo la completa digitalizzazione del processo di spedizione della merce di una azienda da un magazzino centrale verso i magazzini o i terminali periferici tracciandone le varie fasi. È, così, possibile essere sempre aggiornati in caso di problemi e raccogliere e condividere dati utili al fine del miglioramento del processo stesso.
Acquisizione dei documenti
Creazione consegna per il trasportatore
Presa in carico della consegna
Consegna merce e gestione della POD
Digital Delivery è la soluzione che permette di gestire tutti i documenti relativi alle spedizioni mediante l’utilizzo del TopMedia Social NED. Surfer e le WebApp realizzate permettono all’azienda produttrice ed agli spedizionieri di archiviare, gestire, approvare, monitorare e firmare in modalità completamente digitalizzata.
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Vantaggi gestione digitale dei DDT
La digitalizzazione dei documenti di trasporto rende semplice, veloce e accurata la loro preparazione e contribuisce a rendere più efficiente l’intera organizzazione!
I DDT-Documenti di trasporto sono parte integrante del processo di gestione delle attività aziendali. Inoltre, con l’introduzione della fatturazione elettronica obbligatoria, i DDT vengono utilizzati anche per non incorrere in problemi fiscali e mantenere un corretto svolgimento delle operazioni amministrative interne.
In un modello di completa dematerializzazione e digitalizzazione dei processi, dunque, la documentazione cartacea viene sostituita da flussi informativi lavorati da soluzioni per la gestione elettronica documentale e conservazione digitale.
Essendo parte della piattaforma documentale completa TopMedia Social NED per la digitalizzazione della gestione documentale, la soluzione “Digital Delivery” per la digitalizzazione dei DDT offre una serie di benefici. Tra questi segnaliamo la possibilità di essere fruibile mediante Cloud, con tutti i vantaggi derivanti da questo modello di adozione dei software (flessibilità, scalabilità, garanzia di tecnologia sempre all’avanguardia, ecc.).
No cartaceo ma archiviazione e conservazione digitale di tutti i documenti
Geolocalizzazione del mezzo di trasporto
Monitoraggio real-time dello stato della spedizione e della consegna
Approvazione e gestione della pod in maniera certa e univoca
L'opinione
FAQ sul DDT Digitale
Maggiore efficienza interna, ottimizzazione dei costi e dei tempi necessari per svolgere le attività, maggiore collaborazione tra gli addetti all’organizzazione: sono i principali benefici che si possono ottenere con la digitalizzazione dei processi (che necessariamente passa per un ridotto o nullo utilizzo della carta). Tali benefici generati nelle aziende che si dotano di tool innovativi non si limitano a rendere più efficace ciascuna area aziendale (da quella amministrativa alla Produzione sino all’ufficio Risorse Umane), ma si possono estendere anche ai partner di filiera. Un esempio per tutti è quello della logistica, con la dematerializzazione dei DDT – Documenti di trasporto e tutti i vantaggi assicurati dalle tecniche di tracciamento e geolocalizzazione.
Il DDT è il documento che serve per certificare il trasferimento della merce dal produttore al cliente, un passaggio che può essere gestito direttamente da colui che cede i prodotti oppure da una terza parte (tipicamente un player logistico). Si tratta di documenti che hanno valore probatorio e sono validi ai fini fiscali e, come tali, devono essere conservati secondo la legislazione vigente nei vari Paesi. Far entrare nel processo di digitalizzazione documentale anche i documenti di trasporto è ovviamente possibile e soprattutto fondamentale per razionalizzare e rendere fluido e completo il processo stesso. I benefici di tale digitalizzazione riguardano, oltre che la dematerializzazione dei documenti con tutti i vantaggi che essa comporta, l’automazione di tante attività semplici e ripetitive e, in generale, l’ottimizzazione di tutta l’organizzazione.
Parte integrante della trasformazione digitale delle imprese riguarda l’evoluzione dei sistemi di gestione documentale. Le parole d’ordine sono funzionalità integrate e processi sempre più automatizzati, da monitorare attraverso punti d’attenzione che consentano a qualsiasi tipologia di operatore di accedere in modo semplice e intuitivo a flussi di lavoro costantemente ottimizzati.
Ecco come gestionali e sistemi di document management possono mettere a fattor comune dati e funzionalità per rendere sempre più efficienti e sicuri gli iter approvativi.
Il sistema documentale TopMedia Social NED è integrabile con i più diffusi programmi e sistemi gestionali.
WEBCAST
Accedi ai webcast di Top Consult sulla Gestione Documentale.
Abbiamo raccolto tutte le registrazioni dei webinar tenuti da Top Consult pensati per sviluppare la digitalizzazione della tua azienda.
Accedendo alle risorse digitali potrai conoscere tutti i benefici della gestione documentale!
