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La digitalizzazione dei documenti di trasporto rende semplice, veloce e accurata la loro preparazione e contribuisce a rendere più efficiente l’intera organizzazione

 11/08/2020

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 4 min.


Digitalizzare i documenti di trasporto (DDT): perché è importante

  Digitalizzazione dei processi, DDT digitali, Gestione Documentale

Il DDT è il documento che serve per certificare il trasferimento della merce dal produttore al cliente, un passaggio che può essere gestito direttamente da colui che cede i prodotti oppure da una terza parte (tipicamente un player logistico). Si tratta di documenti che hanno valore probatorio e sono validi ai fini fiscali e, come tali, devono essere conservati secondo la legislazione vigente nei vari Paesi. Far entrare nel processo di digitalizzazione documentale anche i documenti di trasporto è ovviamente possibile e soprattutto fondamentale per razionalizzare e rendere fluido e completo il processo stesso. I benefici di tale digitalizzazione riguardano, oltre che la dematerializzazione dei documenti con tutti i vantaggi che essa comporta, l’automazione di tante attività semplici e ripetitive e, in generale, l’ottimizzazione di tutta l’organizzazione.

Digitalizzare i documenti di trasporto (DDT): perché è importante

 Gestione DDT: ecco come fare

I DDT-Documenti di trasporto sono parte integrante del processo di gestione delle attività aziendali. Inoltre, con l’introduzione della fatturazione elettronica obbligatoria, i DDT vengono utilizzati anche per non incorrere in problemi fiscali e mantenere un corretto svolgimento delle operazioni amministrative interne. Questo avviene per esempio se si emette fattura differita (ossia datata entro il 15 del mese successivo all’effettuazione dell’operazione) ma la merce viene consegnata prima, a più riprese eccetera.

La normativa italiana prevede che tali documenti possano viaggiare insieme ai prodotti, ma anche essere inviati per via telematica. Una soluzione particolarmente incoraggiata soprattutto durante il lockdown (il provvedimento adottato dai Governi per ostacolare la diffusione del virus Covid-19) e, in generale, guardando alla nuova normalità che seguirà la ripartenza delle attività dopo la pandemia.

In un modello di completa dematerializzazione e digitalizzazione dei processi, dunque, la documentazione cartacea viene sostituita da flussi informativi lavorati da soluzioni per la gestione elettronica documentale e conservazione digitale. In tale contesto, per quanto riguarda il DDT, il documento viene prodotto elettronicamente dal software gestionale e subito preso in carico (insieme a eventuali allegati, notazioni eccetera) dall’applicativo per la digitalizzazione documentale, sia esso on premise o in cloud, il quale si occupa di produrre il DDT. A questo punto si procede all’invio mediante spedizione telematica di tali documenti entro il giorno stesso in cui avviene la consegna, registrando ovviamente le firme necessarie (cedente e acquirente). Infine, si provvede alla conservazione digitale a norma per i 10 anni previsti dalla legge italiana.

 I benefici di digitalizzare i documenti di trasporto

Velocità e completezza sono i primi vantaggi che le aziende sperimentano nell’adottare soluzioni per la digitalizzazione dei documenti di trasporto.

Il DDT non ha un formato prestabilito per legge, ma deve essere redatto in modo molto dettagliato riportando una lunga lista di dati accanto ai riferimenti di chi effettua il trasporto (mittente, destinatario, eventuale vettore): le generalità complete di partita IVA di cliente e venditore, la descrizione dei beni che riguardano il contratto stipulato e le relative quantità. Vi sono poi eccezioni da gestire in modo diverso, ad esempio lo spostamento di merci particolari come liquidi infiammabili, per le quali serve dare più informazioni sulle merci stesse e maggiori dettagli sul trasportatore, incluso il numero della patente.

È immediatamente evidente come una compilazione automatica dei documenti di trasporto, frutto dell’integrazione tra gestionale e soluzione di gestione documentale, consenta di ridurre al minimo la possibilità di errori, oltre a permettere immediatezza di gestione della pratica e piena conformità alle normative. Inoltre, avere a disposizione file invece che fogli di carta significa ridurre il rischio di perdere i documenti e poter fruire di maggior velocità di reperimento delle informazioni.

Lavorare con il digitale vuol dire poi poter tracciare i documenti e avere maggiore visibilità delle attività di spedizione. Ciò consente di allineare tutti i reparti (si pensi ad esempio alla possibilità di creare il DDT e avere la certezza che vengano effettuati i relativi movimenti di magazzino) e di poter contare su dati preziosi per aumentare l’efficienza del processo di consegne.

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 Digitalizzazione del ciclo dell’ordine, i vantaggi

Digitalizzare i documenti di trasporto è introdurre solo un tassello, per quanto importante, nel più vasto processo di gestione elettronica del ciclo dell’ordine, un processo articolato che parte con l’ordine stesso e si conclude con la riconciliazione bancaria e contabilizzazione delle fatture.

Accanto ai vantaggi strettamente riconducibili alla dematerializzazione dei documenti (risparmio di carta, inchiostro, spazi) e alla loro gestione (annullamento dei tempi di archiviazione e di recupero delle informazioni eccetera), digitalizzare il ciclo dell’ordine nella sua interezza significa gestire con estrema rapidità tutti i passaggi necessari per far funzionare l’organizzazione. Il ciclo dell’ordine, infatti, nel suo svolgimento tocca tutti i reparti aziendali, dal reparto vendite alla produzione, alle risorse umane per l’allocazione del personale, al procurement (includendo cioè anche la gestione dei contratti) oltre, ovviamente all’amministrazione.

Utilizzare un applicativo per la digitalizzazione del ciclo dell’ordine si traduce quindi anche nella possibilità di fruire di uno strumento che faciliti la collaborazione interna (esso promuove una semplice e rapida condivisione delle informazioni) e che consente di avere sempre sotto controllo l’intero funzionamento aziendale.


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