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Gestione documentale: come fanno gli strumenti collaborativi a ottimizzarla

 09/04/2018

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 5 min.


Quali sono gli strumenti collaborativi per la gestione documentale?

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Poiché ogni processo comincia e finisce con la produzione di uno o più documenti, la gestione documentale deve essere l’asse portante del sistema informativo aziendale. Con l'inserimento degli strumenti collaborativi, valore aggiunto nel mondo digitale, la gestione documentale è capace di gestire flussi di documenti, processi e firme in modalità completamente digitale: niente e-mail, ma strumenti smart e collaborativi! 

In questo articolo approfondiremo perchè il processo di trasformazione per le aziende è irrimandabile, argomento trattato da Stefano Mainetti, Responsabile Scientifico dell’Osservatorio Enterprise Application Governance del Politecnico di Milano, scopriremo quali sono i veri vantaggi nell'usare i strumenti collaborativi e come si utilizzano in pratica le soluzioni collaborative per la gestione documentale.

Quali sono gli strumenti collaborativi per la gestione documentale

 Gestione Documentale: il cambiamento è irrimandabile!

Secondo i più attenti analisti IT la Collaborazione è il futuro nella gestione dei processi di business, nella vera gestione documentale. Consente infatti di superare i limiti dei sistemi ERP, eliminare la carta, contrastare il diluvio di e-mail, combinare il flusso strutturato delle attività con la partecipazione attiva e flessibile degli utenti.

Per Stefano Mainetti, Responsabile Scientifico dell’Osservatorio Enterprise Application Governance del Politecnico di Milano, "In azienda il modo di lavorare sta cambiando rapidamente, il business è sempre più veloce. Le problematiche più sentite sono la scarsa comunicazione fra uffici e settori, l’eccessivo carico di email, il difficile controllo dell’avanzamento dei processi, le riunioni eccessive, il lavoro in mobilità sempre più pervasivo."

In questo quadro stanno quindi emergendo le applicazioni di business collaboration, che rendono meno rigido e più produttivo il lavoro delle persone; queste utilizzano strumenti e attività social (oggi noti a tutti – millenials e non – per l’uso di smartphone e tablet nel tempo libero) senza necessità di formazione, scompaiono le email e gli utenti sono sempre coinvolti e informati, in ufficio e in mobilità.

Questo processo di trasformazione per le aziende, comprese le piccole, può essere lungo ma è irrimandabile, altrimenti perdono in competitività.

Le tecnologie a disposizione ci sono già: nell’offerta ci sono 4 mondi, nati in modi diversi e separati, che hanno sviluppato anche funzionalità di tipo collaborativo:

  • i gestionali ERP;
  • l’office automation;
  • i sistemi di communication & collaboration;
  • i sistemi documentali.

Applicazioni di business collaboration per la gestione documentale collaborativa


Si può digitalizzare qualsiasi processo strutturato attraverso le soluzioni collaborative? Se vuoi capire perché la digitalizzazione dei processi è diventata la leva fondamentale, come ti può aiutare a trasformare profondamente il business aziendale e cogliere tutte le opportunità offerte dal digitale, nell'articolo "Come si utilizzano in pratica le soluzioni collaborative per la gestione documentale" trovi un esempio pratico di applicazione degli strumenti collaborativi nella gestione documentale.


 Quali sono gli strumenti collaborativi per la gestione documentale?

Gli strumenti collaborativi per la gestione dei processi sono uno degli aspetti più innovativi, che, purtroppo, le mettono a disposizione poche piattaforme documentali. Applicando i concetti e le modalità operative dei social network e della social collaboration alla gestione elettronica dei documenti, le piattaforme documentali collaborative realizzano il vero Social Business.

Gli strumenti da utilizzare:

  • I Gruppi di Lavoro, per operare all’interno dei processi non strutturati, inclusa, volendo, la creazione dei nuovi documenti;
  • Nei processi strutturati, le Pratiche Collaborative gestiscono ad esempio in forma evoluta le pratiche di vendita;
  • Il Workflow Collaborativo automatizza un processo di business che coinvolge più utenti e interagisce con altri processi.

Utente collaborativo usa la gestione documentale collaborativa in ufficio e in mobilità

L’interfacce intuitive e le funzioni social (le stesse che tutti usano nel tempo libero con gli smartphone) consentono all’Utente di diventare Collaborativo lavorando con maggiore efficienza nei processi strutturati e non strutturati in cui è coinvolto, impiegando lavoro di gruppo, bacheca e notifiche al posto delle e-mail.

Il tutto stando in ufficio o in mobilità.


Se vuoi capire come migliorare la propria strategia imprenditoriale, digitalizzare i processi di lavoro per fornire prodotti e servizi sempre più evoluti e soddisfacenti, leggi l'articolo "Come si realizza la digitalizzazione dei processi con la gestione documentale collaborativa?" e scoprirai le varie opportunità offerte dalla gestione documentale collaborativa. No “carta e penna” - Si documenti informatici e firme elettroniche.


Nel caso di processi non strutturati, come ad esempio progetti di qualità o di marketing interfunzionali, la soluzione che bisogna utilizzare è una soluzione capace di realizzare un social network aziendale sicuro e protetto, come i gruppi di lavoro. Fornendo una modalità operativa basata su collaborazione e condivisione all’interno di una sala riunioni virtuale, nella quale sono disponibili i documenti aziendali necessari al lavoro e alla discussione. Gli utenti condividono in uno spazio comune contenuti e messaggi, usano un file sharing evoluto dotato di versioning, check-in e check-out, tracciatura delle operazioni sui documenti, un ambiente di authoring; comunicano fra loro tramite una bacheca.

Invece per digitalizzare completamente qualsiasi processo strutturato, anche complesso e business critical, bisogna utilizzare uno strumento che consenta la gestione collaborativa delle pratiche e l’automazione collaborativa dei flussi documentali definiti secondo regole aziendali prefissate. Si gestiscono così in forma più evoluta pratiche collaborative come ad esempio la realizzazione di una commessa, e si usa il workflow collaborativo per automatizzare un processo di business, come gli acquisti, che coinvolge più utenti e interagisce con altri processi; automatismi e regole si coniugano con la flessibilità, la semplicità e la velocità della collaborazione. 

Lavorando in questo modo, al termine di un flusso documentale ad esempio può essere aperta automaticamente una pratica archiviando in essa i documenti; viceversa archiviando un documento in una pratica, si potrà avviare automaticamente un flusso documentale.


Quali sono i risparmi e i benefici per l'azienda nell'utilizzare la gestione documentale collaborativa? L'articolo "I vantaggi della gestione documentale collaborativa" evidenzia un esempio di misurazione dei costi e risparmi aziendali.


Plus degli strumenti collaborativi nella gestione documentale

Tutte le conversazioni avvenute tra utenti, gli automatismi innescati dal sistema, i riferimenti ai documenti e ai flussi avvenuti, sono memorizzati nella bacheca: la storia di tutto quello che è successo è tracciata, rimane archiviata nella pratica e nel flusso di lavoro, ed è disponibile per le eventuali ricerche successive.

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