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Esempio di gestione documentale: come digitalizzare qualsiasi processo strutturato attraverso le soluzioni collaborative

 18/09/2018

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 6 min.


Come si utilizzano in pratica le soluzioni collaborative per la gestione documentale

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La digitalizzazione dei processi è la leva fondamentale che consente di trasformare profondamente il business aziendale per cogliere tutte le opportunità offerte dal digitale.

La trasformazione digitale non può prescindere dalla gestione documentale, che ha un ruolo chiave nella digitalizzazione dei documenti ma soprattutto dei processi. Si può dire che è l’ultimo miglio per raggiungere l’obiettivo. 

Come si utilizzano in pratica le soluzioni collaborative per la gestione documentale


Se vuoi capire perché è importante recuperare produttività con le piattaforme di gestione documentale, ma soprattuto perché è essenziale dotarsi di un software di gestione documentale collaborativo leggi l'articolo "Che cos'è la Gestione Documentale Collaborativa?"


  Gestione documentale collaborativa: quali sono gli strumenti

Per compiere l'ultimo passo della digitalizzazione, il salto di qualità, è necessaria una piattaforma documentale e collaborativa come TopMedia Social NED progettata da Top Consult, che ha “rivoluzionato” il modo di fare gestione documentale con una serie di strumenti altamente innovativi.

In primo piano sono le soluzioni collaborative, Groupware e Social Flow:

Groupware crea un social network aziendale è pensato per i gruppi di lavoro interfunzionali

Social Flow per digitalizzare qualsiasi processo strutturato


Vediamo alcune delle caratteristiche più importanti:

Come sono?

  • Intuitive 
  • Dotate di strumenti social

Cosa fanno?


Trasformano in digitali i processi strutturati e non strutturati


Gestiscono i processi andando oltre l’e-mail


Operano attraverso gruppi di lavoro, bacheca e notifiche


Utenti sempre coinvolti, informati e partecipi, in ufficio e mobilità

 

I plus:

  • Migliora di molto l’efficienza e il controllo
  • Senza e-mail si evitano i pericoli di intrusioni e malware

NOTA:

Molto importanti sono le soluzioni di firma elettronica incluse in forma nativa in TopMedia Social NED.

Una gestione digitalizzata e completa dei processi deve comprendere anche la firma elettronica apposta direttamente sui documenti informatici per garantirne l’efficacia probatoria:

  • non avrebbe senso realizzare un processo digitalizzato e poi alla fine, per la sottoscrizione e trasmissione di un contratto, di un ordine di acquisto, firmare in modo tradizionale un pezzo di carta e non usare la firma elettronica (grafometrica-avanzata o digitale, da scegliere in funzione del tipo di documento e del processo digitalizzato).

Per di più le recenti regole europee eIDAS sulla firma elettronica equiparano fra loro quella grafometrica e quella digitale e inoltre le rendono entrambe valide in tutta Europa.


Se vuoi approfondire come vengono applicati i concetti e le modalità operative dei social network e della social collaboration alla gestione elettronica dei documenti, nell’articolo "Quali sono gli strumenti collaborativi per la gestione documentale?" scopri come eliminare la carta, contrastare il diluvio di e-mail e ottimizzare i processi.


 Esempio di digitalizzazione: il Ciclo di Vendita

Un esempio di processo strutturato tutto digitalizzato, che realizza anche l’ultimo miglio della Digital Transformation, è il Ciclo di Vendita progettato al suo interno da Top Consult, basato sulle soluzioni collaborative Groupware e Social Flow e sull’integrazione diretta con il sistema gestionale.

  Opportunità di vendita → Offerta → Gruppo di Lavoro

Al presentarsi di un’opportunità di vendita, il commerciale prepara un’Offerta per il cliente: con un modello standard reperibile in TopMedia Social NED prepara una bozza con i dati necessari e la inserisce in un Gruppo di Lavoro cui partecipano tutte le funzioni interessate (tecniche, sistemistiche, applicative, ecc.); senza alcuna e-mail o telefonata, i membri del gruppo si scambiano domande, commenti, risposte, attraverso la bacheca interna.

 Gruppo di Lavoro → Archivia nel Sistema Documentale → Workflow Pratica di Vendita → Archivia Offerta Finale

L’Offerta pronta viene poi archiviata nel sistema dal commerciale, attivando automaticamente un WorkFlow approvativo di Assurance fra i responsabili dei settori coinvolti nel tipo di offerta (ad esempio Progetto, Outsourcing, Cloud, ecc.). Ogni rifiuto innesca un nuovo iter approvativo, Il direttore Vendite in ultimo autorizza le condizioni commerciali da applicare. Al termine del flusso approvativo il Workflow automaticamente apre la Pratica di Vendita e archivia al suo interno l’offerta finale. 

 Offerta Finale → Firma Digitale → Invio (interattivo/automatico)

L'Offerta Finale firmata digitalmente dal commerciale sarà spedita al cliente direttamente e in modalità interattiva o potrà essere inviata in automatico dalla piattaforma documentale.

 Pratica di Vendita → Archivia la Corrispondenza → OK OffertaProposta di Ordine/Contratto → Invio (interattivo/automatico)

Nella Pratica di Vendita sono successivamente archiviate anche tutte le comunicazioni da e verso il cliente. All’accettazione dell’offerta da parte del cliente viene poi generata una Proposta di Ordine o di Contratto, che viene archiviata nella Pratica e spedita al cliente per l’accettazione. Anche per questo documento l’invio può avvenire direttamente in modo interattivo oppure in automatico tramite la piattaforma documentale che nottetempo spedisce massivamente tutte le Proposte d’Ordine della giornata.

 Proposta d'Ordine  OK → Casella di posta elettronica → Ordine Cliente da Confermare → Archivia nel Sistema Documentale

Le Proposte d’Ordine accettate dai clienti arrivano in una apposita casella di posta elettronica, controllata dal sistema documentale e archiviata automaticamente come Ordine Cliente da Confermare visibile alle vendite, all’amministrazione, ai tecnici. Ogni ordine verificato dà origine ad un documento di Conferma d’Ordine generato dal gestionale, archiviato in Top Media.

 Firma elettronica Invio via e-mail/PEC → Completamento Pratica di Vendita → FINE

L’archiviazione avvia il flusso di firma elettronica (con cui il direttore vendite, in ufficio o in mobilità, sigilla definitivamente la vendita) e di spedizione al cliente via e-mail o PEC. Alla fine del processo tutti i documenti sono nella Pratica di Vendita e nella relativa Bacheca è presente tutta la “storia”; anche a distanza di anni si possono verificare documenti e approvazioni, commenti scambiati e decisioni prese, i partecipanti, cioè tutta la trattativa è tracciata e memorizzata.

  Quali sono i vantaggi?

In conclusione possiamo dire che l’intero Ciclo di Vendita, che rappresenta un processo chiave di ogni azienda, è stato digitalizzato in toto con Social Flow e con le potenti funzionalità di TopMedia Social NED:

  • dall’inizio alla fine non c’è alcun pezzo di carta in circolazione, tutto è dematerializzato e digitale firma compresa.

In rilievo:

  • ogni documento nasce e “muore” digitale
  • il processo strutturato è completamente digitalizzato
  • una serie di WorkFlow collegati lo fanno girare fra persone e uffici diversi secondo percorsi prefissati
  • si sa sempre chi ha approvato e quando
  • la pratica archivia e “storicizza” tutto
  • possono partecipare attivamente e interagire anche manager e mobile worker (mediante le funzionalità disponibili ovunque al processo)

Quali sono i risparmi e i benefici per l'azienda nell'utilizzare la gestione documentale collaborativa? L'articolo "I vantaggi della gestione documentale collaborativa" evidenzia un esempio di misurazione dei costi e risparmi aziendali.


fig. schermata di Approvazione Workflow

Esempio di Approvazione Workflow

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