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Gestione documentale collaborativa: perché conviene adottare un sistema per la gestione documentale

 23/03/2016

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 6 min.


Che cos'è la Gestione Documentale Collaborativa?

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Negli ultimi anni l’accelerazione degli interventi normativi a favore della “dematerializzazione” in Italia e in Europa hanno reso obbligatorio il documento informatico in diverse applicazioni, portando alla progressiva sparizione della carta. In questo scenario il sistema di gestione documentale diventa l’asse portante della struttura informativa aziendale, nessuna impresa può oggi essere priva di strumenti integrati di gestione dei documenti.

Ecco perché la gestione documentale collaborativa, insieme alla conservazione digitale a norma, introduce ulteriori opportunità per l'azienda, in quanto per la prima volta sul mercato applica i concetti e le modalità operative dei social network e della social collaboration alla gestione elettronica dei documenti. 

In questo articolo approfondiremo quindi, che cos’è la gestione documentale collaborativa e perché è importante per un’azienda dotarsi di sistemi e software per la gestione documentale. Quali sono infatti, le principali caratteristiche e i vantaggi della gestione documentale in termini di efficienza e risparmi (garantendo il mantenimento dell’efficacia probatoria dei processi).

Come non usare più le mail in azienda con la gestione documentale collaborativa

Un sondaggio condotto nel 2016 da Adobe su oltre mille colletti bianchi negli Stati Uniti, e su più di 3 mila lavoratori della stessa categoria in Regno Unito, Francia e Germania, circa le abitudini di utilizzo dell’e-mail in campo personale e lavorativo, ha evidenziato che le persone controllano costantemente la posta personale e di lavoro, usando più lo smartphone rispetto al PC.

Inoltre il tempo speso per controllare l’e-mail è cresciuto del 17% anno su anno.

  Perché è importante dotarsi di un sistema per la gestione documentale

Adottare un sistema di gestione documentale è essenziale perché permette di gestire firme e documenti in formato elettronico, ma serve soprattutto a rendere più produttivo il lavoro di impiegati e addetti che operano all’interno dell’impresa. Sostituendo strumenti di comunicazione come la posta elettronica molto diffusa nelle varie realtà aziendali (vera fonte di numerose inefficienze), si compie il primo passo verso la digitalizzazione dell'azienda.

Le inefficienze legate all’uso dell’e-mail, unite a pratiche lavorative che tendono a non pianificare e monitorare le attività operative, e a non condividere e coordinare le informazioni, si ripercuotono in cali di rendimento del personale, errori e incomprensioni, mancanza di sincronizzazione delle varie attività e ritardi nel compimento delle stesse, in contesti lavorativi oggi sempre più pressanti, dove i “knowledge worker” hanno invece il mandato di accrescere la loro produttività, sia in ufficio che in mobilità.

Esempio di inefficienza:

  1. controllare in maniera continua e compulsiva se l’inbox contiene nuovi messaggi
  2. spedire e-mail
  3. rispondere a quelle che arrivano da diversi destinatari

→ Risultato:

  • fatica e stress
  • generazione di un workflow destrutturato
  • distoglie l’attenzione e frammenta la capacità di concentrazione sulla parte più importante del lavoro che si sta facendo

Secondo alcuni dati della società di ricerche di mercato Radicati Group, a livello mondiale l’uso dell’e-mail continuerà a crescere, passando dai circa 2,6 miliardi di utenti del 2015, ai 2,9 miliardi previsti per il 2019, anche se viene comunque registrato un incremento nell’adozione di mezzi di comunicazione più efficaci, come la messaggistica istantanea (IM) e il social networking.

Ecco perché è importante recuperare produttività con le piattaforme collaborative enterprise addotando un Sistema di Document Management (DMS) collaborativo!


Se vuoi approfondire come vengono applicati i concetti e le modalità operative dei social network e della social collaboration alla gestione elettronica dei documenti, nell’articolo "Quali sono gli strumenti collaborativi per la gestione documentale?" scopri come eliminare la carta, contrastare il diluvio di e-mail e ottimizzare i processi.


  Gestione Documentale Collaborativa: l'impatto dei trend nella scelta

La Collaboration è il trend evolutivo con il maggior impatto sulle applicazioni di business; lo indicano il 63% delle grandi e medie aziende italiane nella ricerca 2017 dell’Osservatorio Enterprise Application Governance del Politecnico di Milano, di cui Top Consult è partner.

 COLLABORATION 63%

Supportare in maniera contestuale il flusso destrutturato che abilita la comunicazione e la collaborazione fra gli individui


 MOBILE 59%

Svincolare la fruizione delle applicazioni dai luoghi di lavoro e dai singoli device


 DATA INTELLIGENCE 53%

Utilizzare logiche di intelligenza artificiale per ricavare il massimo valore dai dati disponibili


 USER EXPERIENCE 53%

Progettare le applicazioni per rendere il più possibile efficace e soddisfacente l’esperienza utente


 PERVASIVE COMPUTING 37%

Far interagire le applicazioni con la realtà, raccogliendo informazioni e agendo direttamente sull’ambiente esterno


 OPEN APPLICATION 30%

Estendere la copertura funzionale delle applicazioni mediante l’integrazione con applicazioni terze


Un recente studio, “The Rise of Collaborative Communication”, della società di ricerche ZK Research ha evidenziato i pro e i contro dei tool di comunicazione tradizionali, e-mail e chat:

  • ottimizzati per abilitare un individuo a comunicare con un altro o con un gruppo di persone (pro)
  • non consentono una collaborazione efficiente ed allargata a livello di team (contro)

Inefficienze, queste, in contrasto con l’era del business digitale e dell’impresa estesa, globale e dinamica, dove far meglio rispetto alla concorrenza significa soprattutto capacità di adattarsi in fretta ai cambiamenti del mercato e di prendere le decisioni giuste nel minor tempo possibile.

Cosa serve? 

  •  AGILITA'

Come?

  • Attraverso team in grado di connettersi anche con fornitori, partner, vendor, clienti.

Per saper scegliere il sistema di gestione documentale idoneo per la tua azienda, bisogna partire dal presuposto che nel settore dei sistemi di gestione documentale, le soluzioni disponibili sul mercato sono numerose, l’offerta spazia dalle suite a elevata copertura funzionale, ai sistemi ‘best-of-breed’, specializzati in particolari aree e funzionalità, agli strumenti integrati. Nell’articolo "Cosa bisogna sapere prima di scegliere uno strumento per la gestione documentale?" trovi tutte le informazioni che ti guideranno a fare la giusta scelta.


 Quali sono i vantaggi della gestione documentale

E' qui che le moderne soluzioni integrate di team collaboration entrano in gioco, rompendo i “silos” degli strumenti tradizionali:

Come? 

  • Organizzando i flussi di lavoro, e facilitando una comunicazione continua, sia differita, sia in tempo reale, tra i membri del team nel gruppo di conversazione.

 Cosa indica questo nuovo modo di lavorare? 

  • Il miglioramento della ricerca, dell'efficienza delle persone e la velocità di presa delle decisioni.

Verso quest’ultima si riduce anche la dipendenza dell’utente, come emerge dalle risposte di alcuni impiegati interpellati da ZK Research, che hanno sperimentato una diminuzione dell’uso dell’email fino al 70% , Con un 42% dei rispondenti che riporta risparmi di tempo fino a due ore, rispetto all’uso della posta elettronica.


The Rise of Collaborative Communication

I risparmi di tempo ottenuti dagli impiegati mediante l’uso delle applicazioni collaborative nella survey condotta da ZK Research. L’80% degli intervistati ha dichiarato che le applicazioni di Collaboration e di Team Messagging aumentano la produttività e l’efficienza del lavoro. (vedi immagine)

The Rise of Collaborative Communication nella gestione documentale collaborativa


I benefici della gestione documentale collaborativa: semplificare e razionalizzare

Dove? Nelle riunioni e nei progettI!

  • I membri del team possono presentarsi più aggiornati sugli sviluppi di date attività o progetti; (migliorare la collaborazione tra le diverse unità organizzative)
  • Si ottiene maggior trasparenza sulle rispettive responsabilità all’interno di uno stesso progetto. (monitorare il reale stato di avanzamento delle attività)

Come? Attraverso i moderni sistemi di gestione documentale collaborativa di classe enterprise che permettono:

  • di superare i limiti della posta elettronica e dei processi di lavoro tradizionali;
  • creare uno spazio digitale comune di collaborazione, protetto e sicuro;
  • tutti gli utenti abilitati hanno a disposizione strumenti facili e intuitivi da usare (concepiti sul modello degli strumenti a cui sono già abituati con le applicazioni social, come la bacheca, le notifiche, i gruppi, e i forum di discussione).

Quali sono i risparmi e i benefici per l'azienda nell'utilizzare la gestione documentale collaborativa? L'articolo "I vantaggi della gestione documentale collaborativa" evidenzia un esempio di misurazione dei costi e risparmi aziendali.


Le interazioni possono avvenire anche a prescindere dalle linee gerarchiche, mentre la tracciabilità di ogni singolo processo favorisce, come accennato, la trasparenza del business e l’assunzione di responsabilità da parte di ciascun soggetto.

Si acquista maggior flessibilità nella gestione degli imprevisti, e diventa possibile anche valorizzare e riutilizzare la conoscenza interna, accumulata nel tempo. Ancora, impiegati e addetti si sentono maggiormente coinvolti e motivati a svolgere meglio i compiti che, nel loro insieme, contribuiscono all’andamento positivo dell’impresa.


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