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Gestione documentale collaborativa: quali sono i vantaggi per l'azienda

 16/04/2018

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 4 min.


I vantaggi della gestione documentale collaborativa

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I vantaggi dell’introduzione della gestione documentale sono numerosi e si possono concretamente misurare. Nel seguente articolo andremmo a vedere quali sono i veri vantaggi dell’introduzione della gestione documentale collaborativa e analizzeremo un esempio pratico di misurazione dei costi e risparmi in una azienda. Cosa bisogna sapere prima di scegliere uno strumento per la gestione documentale e cos'è la gestione documentale collaborativa?

Le applicazioni documentali in azienda devono essere realizzate con piattaforme documentali e collaborative avanzate, appartenenti a questo settore, proprio per consentire di raggiungere tutti i benefici di una vera Digital Transformation.I vantaggi della gestione documentale collaborativa

 Gestione documentale collaborativa: il ROI è misurabile in anticipo

Basandosi su dati statistici rilevati sul campo nelle centinaia di progetti già realizzati, si può calcolare in anticipo il ritorno sull’investimento effettuato (ROI). 

Nei processi di lavoro le fasi più ripetitive sono quelle dell’archiviazione e ricerca dei documenti, che possono essere quasi totalmente automatizzate mediante la gestione documentale collaborativa: i tempi di ricerca (e quindi i costi associati) calano del 90 per cento e quelli di archiviazione dell’80 per cento. 


Esempio di risparmi economici del primo triennio di un settore aziendale di 25 persone, tenuto conto dei costi del software e della manutenzione, i benefici si aggirano su alcune centinaia di migliaia di euro:

  • una migliore efficienza
  • migliore qualità del lavoro
  • totale rispetto delle normative
  • sparizione della carta
  • numerosi vantaggi e risparmi della conservazione digitale dei documenti
  • vantaggi dell’integrazione con i sistemi gestionali.

Vanno considerati inoltre i vantaggi legati all’impiego dei moduli collaborativi di una piattaforma collaborativa, che ottimizzano i processi aziendali strutturati e non, introducendo un nuovo modo di lavorare: si calcola ad esempio che l’eliminazione delle e-mail aumenti la produttività degli utenti del 20-25% e questa a sua volta il fatturato aziendale anche del 2%. 


Se vuoi capire perché è importante recuperare produttività con le piattaforme di gestione documentale, ma soprattuto perché è essenziale dotarsi di un sistema di gestione documentale collaborativa, leggi l'articolo "Che cos'è la Gestione Documentale Collaborativa?" 


 Quali sono i vantaggi delle Applicazioni Documentali?

L'analisi è riferita ad un progetto di gestione documentale che coinvolge nell’utilizzo vari impiegati, per un organico totale di 25 persone:

  • 3 manager
  • 5 quadri
  • 1 professional
  • 14 impiegati
  • 2 segretarie

Tenendo conto della percentuale di tempo lavorativo dedicata alle due fasi in questione (diversa a seconda dei ruoli) e del costo aziendale annuo per queste persone, si ottiene in anni-uomo il costo del tempo che se ne va in archiviazione e ricerca manuali.

Presumendo che il tempo dedicato si divida a metà fra le due fasi e applicando a ciascun 50 per cento il risparmio percentuale del 90 e 80, si ottiene un risparmio annuo totale per il settore pari a 116.331 euro, ritorno che si ripete anno dopo anno. A fronte di questi risparmi va tenuto conto del costo della soluzione, cioè l’acquisto iniziale del software il primo anno e il costo di manutenzione negli anni seguenti. In pratica nel primo triennio si hanno come risultato finale risparmi economici che si aggirano sui 250.000 euro: è il ROI ottenuto.


Per poter scegliere il sistema di gestione documentale giusto per la vostra azienda, bisogna partire dalla considerazione che le soluzioni di gestione documentale non sono tutte uguali! Esistono diversi software per la gestione documentale e per potere godere in pieno dei benefici, occorre scegliere davvero quello giusto. Nell’articolo “Cosa bisogna sapere prima di scegliere uno strumento per la gestione documentale?” trovi tutti quello che è importante sapere per fare la giusta scelta.


Gestione Documentale Collaborativa
Misurazione dei vantaggi economici in azienda

La tabella porta un esempio di misurazione dei costi e risparmi aziendali

Tabella vantaggi della gestione documentale collaborativa

In conclusione:

I processi collaborativi, le interfacce smart e le funzionalità social per l’utente, il coinvolgimento di manager e mobile worker, introducono un nuovo modo di lavorare e altri vantaggi concreti.


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