Gestione Documentale
Con TopMedia Social NED la Gestione Documentale non è più la stessa!
Integrazione e personalizzazione a 360° per la completa digitalizzazione aziendale.
On-Premise
Cloud
Cos'è la gestione documentale
La gestione documentale è il processo che permette la creazione o acquisizione, la classificazione e conservazione dei documenti (siano essi digitali e non).
Le aziende possono gestire in modo tradizionale i documenti oppure avere a disposizione software realizzati ad hoc che si occupano di tutto il processo. Così facendo è possibile incrementare l’efficienza, aumentare le possibilità di distribuzione e promuovere una gestione dei flussi di lavoro innovativa.
Digitalizzare il document management diventa l’occasione, oltre che di rendere maggiormente produttiva l’azienda, di essere più sostenibile dal punto di vista ambientale e compliant alle normative sulla protezione dei dati più o meno sensibili.
I vantaggi della Gestione documentale per le aziende
Un sistema di gestione documentale genera benefici in qualsiasi azienda o ente venga implementato. Ciascuna realtà, rivedendo poi i propri processi per realizzare una gestione dei flussi documentali digitalizzata e dunque più efficiente, avrà effetti positivi specifici inerenti alle proprie esigenze.
- Risparmio economico: dal punto di vista di carta e stampa, ma anche di tempo speso dagli addetti nella archiviazione e recupero delle informazioni
- Incremento della produttività: grazie all’opportunità di rendere più efficienti i processi
- Maggiore sostenibilità ambientale: adottare un software documentale è parte importante del percorso che conduce ai propri traguardi di sostenibilità. Un’azienda paperless, oltre a non consumare carta e inchiostro, richiede meno spostamenti e trasferte e favorisce lo smart working
- Incremento della collaboration: riconducibile all’opportunità di una maggior condivisione di dati (anche da più persone contemporaneamente) e, sfruttando la gestione documentale in cloud, alla possibilità di prender visione di dati anche non disponibili presso la propria sede di lavoro o, eventualmente, in caso di smart working
- Sicurezza dei dati: Il digital document management realizzato con piattaforme dotate di tecniche di crittografia garantisce data privacy e compliance alle normative.
Quali sono le caratteristiche del software di gestione documentale
Ecco alcune sintetiche linee guida utili ai decisori aziendali per orientarsi nel mercato dell’offerta e scegliere il sistema di gestione documentale ideale per la propria realtà.
Il document management system deve avere avanzate funzionalità tecniche che consentono di proteggere i dati nel rispetto delle normative italiane e comunitarie
Oltre alla conservazione dei documenti, una soluzione efficace affianca capacità di indicizzazione evolute per una gestione efficiente dei documenti
È utile che il software permetta la gestione documentale in cloud per aumentare il perimetro di disponibilità di dati, ma anche per essere maggiormente scalabile e flessibile.
Serve che la piattaforma prescelta sia perfettamente integrabile e interoperabile con i sistemi applicativi presenti in azienda per facilitare l’interscambio di dati.
La scelta del partner tecnologico cui affidarsi che deve conoscere a fondo la piattaforma e avere esperienza tecnologica e di business.
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Quali documenti vengono gestiti tramite il sistema di gestione documentale
Un sistema di gestione documentale può gestire qualsiasi contenuto aziendale, la scelta dei documenti da creare, recepire, da conservare e mettere in condivisione dipenderà perciò da ogni specifica esigenza.
Di seguito, i documenti che oggi sono principalmente gestiti con un document management system.
Organizzare
Con una piattaforma documentale integrata, le aziende possono organizzare tutto il loro patrimonio di documenti, dagli ordini alle fatture, dalla documentazione inerente alla produzione sino ai report finanziari e ai documenti di trasporto
Digitalizzare
È possibile digitalizzare schemi tecnici, piani di progetto, disegni
Omogeneizzare
L’intero ufficio marketing e comunicazione beneficia di una piattaforma documentale integrata, capace di omogeneizzare dati provenienti da qualsiasi campagna online o tradizionale, oltre ovviamente a brochure e informazioni di prodotto
Proteggere
Licenze, certificazioni, policy di conformità e qualsiasi altro documento normativo, oltre a quelli legali, sono messi al riparo da rischi di smarrimento o alterazione perché il software è dotato di tecnologie di cybersecurity
TopMedia Social NED
Piattaforma Documentale Enterprise
Il motore di tutte le soluzioni di gestione documentale realizzate da Top Consult è la Piattaforma Documentale Enterprise TopMedia Social NED disponibile On-Premise o in Cloud tramite una infrastruttura IT proprietaria.
La piattaforma, completamente virtualizzata, fornisce livelli illimitati di potenza di calcolo garantendo al contempo elevati livelli di Security, di Business Continuity e di Disaster Recovery.
Top Consult inoltre fornisce ai propri clienti servizi in outsourcing di Fatturazione Elettronica B2B e verso la PA, di gestione degli Ordini tramite NSO e di Conservazione Digitale a norma di legge. Top Consult è accreditata AGID, possiede le certificazioni ISO 27001 e ISO 9001 ed è Provider certificato PEPPOL per lo scambio di documenti informatici in formato XML-UBL.
La Gestione Documentale non è più la stessa!
Green
Con la Gestione Documentale di Top Consult scompare la carta e la penna! Questo è il primo passo più semplice che un'azienda può fare per rendere la sua realtà più ecosostenibile.
Smart Working
La piattaforma documentale TopMedia Social NED, disponibile su pc, tablet e mobile, ha al suo interno tutte quelle funzionalità che permettono di svolgere lo smart working a 360°
L'opinione
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TopMedia Social NED poggia su 4 pilastri fondamentali
Piattaforma COMPLIANT con la Legge Italiana
La piattaforma conforme alla normativa italiana, è costruita per permettere la gestione dei documenti a norma di legge. Top Consult è il pioniere della conservazione sostitutiva dei documenti, offre formazione e consulenza per adempiere alla normativa.
Architettura ENTERPRISE potente e scalabile
Piattaforma documentale italiana di classe enterprise, potente e scalabile anche in condizioni di carico elevate, con decine di milioni di documenti e migliaia di utenti contemporanei. La sua alta affidabilità è assicurata da native funzionalità di load balancing e fault tolerance.
Interfaccia SMART con funzionalità SOCIAL
Semplice e intuitiva, dotata di funzioni social, è mirata alle esigenze specifiche dell’utente. Facile da usare come uno smartphone, fruibile su tutti i client, da PC a Web e Mobile mediante App. Nativa, in house o via cloud, allarga l’uso della gestione documentale anche a manager e mobile worker.
Soluzioni innovative di tipo COLLABORATIVO
Compie un passo decisivo verso il Social Business, un nuovo sistema di organizzazione dell’impresa focalizzato sulle relazioni collaborative e di networking; con nuove soluzioni Groupware per la collaborazione aziendale in alternativa all’email.
Il sistema è diventato collaborativo e l'utente smart
Con il Workflow Collaborativo, SocialFlow per Top Consult, l’utente è sempre partecipe e informato, interagisce con gli altri utenti e con i processi in modo attivo, ha sempre la visione d’insieme di tutti i processi in cui è coinvolto.
Social Flow integra fra loro le funzionalità dei moduli software Case Flow e Workflow. Il primo consente la gestione collaborativa delle pratiche ed il secondo l’automazione collaborativa dei flussi documentali. Nel caso di processi molto articolati la possibilità di integrare automaticamente le pratiche con i flussi documentali semplifica di molto il modo di lavorare degli utenti. Al termine di un flusso documentale ad esempio potrà essere aperta automaticamente una pratica archiviando in essa i documenti. Viceversa archiviando un documento in una pratica si potrà avviare automaticamente un flusso documentale.
Piattaforma Documentale collaborativa TopMedia Social NED
Gli utenti e il sistema operano in modalità collaborativa e tutte le conversazioni avvenute tra gli utenti o gli automatismi innescati dal sistema sono memorizzati nella bacheca che ha accompagnato il processo nella sua esecuzione.
GDPR e gestione documentale
I documenti aziendali contengono tutti i dati inerenti al business inclusi quelli personali di dipendenti, clienti, fornitori. La gestione di tali documenti deve dunque essere conforme ai principi del General Data Protection Regulation – GDPR.
Quali passi compiere per essere compliant al GDPR adottando un sistema di gestione documentale?
Il primo e fondamentale step da compiere è verificare quali sono le informazioni da proteggere. Si tratta di tutti quei riferimenti che identificano una persona, dal nome all’indirizzo di posta elettronica. Grazie a un document management system, si può creare una classificazione apposita e ai documenti ad essa afferenti sono applicate le adeguate misure di protezione. Misure che devono essere, tra l’altro, ampiamente dettagliate nel Manuale di gestione documentale.
In base alla legislazione, è importante determinare delle regole che richiameranno in automatico i consensi necessari, autorizzando alcune operazioni sui dati e altre no. Nel GDPR sono stati fissati alcuni principi per il trattamento dei dati (integrità, riservatezza o in alcuni casi minimizzazione, secondo gli articoli 5 e 6). Il sistema di gestione deve quindi essere programmato per offrire funzioni di monitoraggio degli accessi, tracciamento eccetera.
Il GDPR, inoltre, stabilisce alcuni diritti delle persone cui appartengono i dati (diritto di accesso, di cancellazione, rettifica, portabilità). Con la gestione documentale elettronica l’azienda è facilitata nel rispondere a eventuali richieste. Infine, il documentale ha un ruolo importante anche in caso di violazione dei dati in quanto collabora alla produzione delle notifiche per autorità competenti e interessati.
FAQ sulla gestione documentale
Il manuale di gestione documentale, previsto dall’articolo 5 del Decreto del Presidente del Consiglio dei Ministri del 3 dicembre 2013, è il documento attraverso il quale vengono delineati i principi e definite le regole per la gestione della documentazione prodotta e archiviata in modo elettronico dalle pubbliche amministrazioni. Questo strumento operativo, in pratica, illustra le regole di funzionamento del sistema di gestione, anche ai fini della conservazione, dei documenti informatici e fornisce le istruzioni per il corretto funzionamento del servizio e dei responsabili per la tenuta del protocollo informatico, della gestione dei flussi documentali e dell’archiviazione.
La definizione di Document Management System nell’offerta di Top Consult implica un nuovo modo di gestire non solo i documenti, ma il business nel suo complesso, sia da parte delle persone interne all’azienda sia cooperando con i partner esterni e, in generale, lungo tutta la filiera. Nella proposta del vendor, attivo da oltre 20 anni nella fornitura di software documentali, vi sono, infatti, varie tecnologie e funzioni che promuovono la digitalizzazione dei processi e l’opportunità di svolgerli all’insegna di un innovativo concetto di collaborazione immediata ed estesa.
La conservazione digitale rappresenta l’epilogo di un efficace processo di gestione documentale, ma non solo, in alcuni casi essa è obbligatoria. Le aziende che dematerializzano i propri archivi documentali beneficiano, indubbiamente, di molteplici vantaggi a partire dalla riduzione dei costi operativi per arrivare a una migliore efficienza complessiva. D’altra parte, con l’introduzione di varie normative che sempre più spingono verso la digitalizzazione (da quella sulla fatturazione elettronica in poi), qualsiasi organizzazione non può più evitare di occuparsi di questa materia.
Redatte dal Tavolo di lavoro dell’AgID – Agenzia per l’Italia Digitale, le Linee Guida sulla formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici sono state scritte con lo scopo di aggiornare il Codice dell’amministrazione digitale (CAD). Le Linee Guida, quindi, riguardano la formazione, protocollazione, gestione e conservazione dei documenti informatici e raccolgono tutte le regole tecniche e le circolari in materia di gestione documentale nella pubblica amministrazione, offrendone una visione di insieme.
L’obiettivo di Top Consult, da oltre 35 anni a questa parte, è aiutare le aziende a essere più efficienti, lavorando con i documenti informatici e rendendo sempre più semplici i processi nel loro complesso. In quest’ottica nasceva più di 25 anni fa il software per la gestione documentale dell’azienda torinese, che nel tempo lo ha evoluto e aggiornato. A questo proposito qualche anno fa, Top Consult ha deciso di offrire la propria soluzione TopMedia Social Ned per la gestione documentale in cloud, una scelta che risponde a quel trend di trasferimento di risorse informatiche e applicativi sulla nuvola che va affermandosi nelle aziende italiane.
La gestione dei flussi documentali è il processo mediante il quale le aziende organizzano la documentazione ricevuta e prodotta nella propria attività. Tradizionalmente questo prevede l’assegnazione e registrazione di un numero di protocollo, la classificazione e fascicolazione dei documenti stessi affinché possano poi essere recuperati quando occorrono e, comunque, conservati secondo le specifiche del caso. Le regole tecniche per il protocollo informatico (con tale definizione si fa riferimento all’insieme di risorse di elaborazione, apparati, reti di comunicazione e procedure usate dalle organizzazioni per gestire i documenti in maniera digitale) definiscono le modalità operative da seguire per compiere tutte queste attività in modo elettronico.
La Suite di TopMedia Social NED
raccontata dai protagonisti della Digitalizzazione
Il sistema documentale TopMedia Social NED è integrabile con i più diffusi programmi e sistemi gestionali.
WEBCAST
Accedi ai webcast di Top Consult sulla Gestione Documentale.
Abbiamo raccolto tutte le registrazioni dei webinar tenuti da Top Consult pensati per sviluppare la digitalizzazione della tua azienda.
Accedendo alle risorse digitali potrai conoscere tutti i benefici della gestione documentale!
