Esempi pratici per la gestione documentale collaborativa

Lavorare insieme, senza barriere di comunicazione, in modo fluido, promuovere la condivisione di dati, idee e competenze per agevolare il raggiungimento degli obiettivi comuni: collaborare efficacemente sul luogo di lavoro significa tutto questo e permette che l’organizzazione aumenti la propria efficienza. Favorire la sinergia è, infatti, una strada obbligata per assicurarsi maggior coinvolgimento sul business, incremento della produttività dei team, ma responsabilità e fiducia nei confronti dell’azienda. A ciò si aggiunga che il valore della collaboration deve essere conservato anche in un mondo che ha necessariamente dovuto far i conti con lo smart working nel momento della pandemia e che, al ritorno della normalità, sta mantenendo modelli di lavoro ibridi. Da tutto questo risulta immediatamente evidente il ruolo imprescindibile di software per la gestione documentale collaborativa, ovvero che facciano del facilitare il lavoro di squadra una delle proprie missioni.

Perché la gestione documentale deve essere collaborativa

Posto che, come detto prima, qualsiasi tipo di azienda o ente ha una serie di vantaggi nel porre tra i propri valori fondanti la collaborazione, quest’ultima è realizzabile se può contare su strumenti ad hoc. Tra questi il software documentale è fondamentale. Digitalizzare in modo efficiente tutto il patrimonio informativo consente, infatti, di creare una base dati a cui attingere velocemente (e dovunque) per svolgere i processi e immediatezza di aggiornamento e condivisione delle informazioni.

L’opportunità di una migliore collaborazione con colleghi e partner, la possibilità di scambiarsi documenti, in flussi di lavoro ben definiti e automatizzati, permette processi strutturati in cui ognuno viene coinvolto sempre e solo quando serve ma, allo stesso tempo, può avere visibilità in tempo reale di eventuali problemi, colli di bottiglia, necessità di intervento.

Sarà dunque più facile gestire le scadenze e interpellare in tempi brevi coloro che possano contribuire a risolvere eventuali problemi con azioni correttive.

A livello di management, poter contare su un documentale progettato per aumentare la collaboration significa avere supporto nel processo decisionale, in quanto ci si può avvalere di elementi concreti sulla base dei quali, per esempio, stabilire i budget per le varie risorse necessarie all’organizzazione, per organizzare al meglio i team di lavoro, le attività di compliance eccetera.

Da un punto di vista molto pratico, la gestione documentale collaborativa e che offre un uso di strumenti di comunicazioni rapidi, quali l’instant messaging, permette di abbandonare progressivamente altri canali (uno per tutti: la posta elettronica), che tipicamente rallentano i workflow.

Quali funzioni deve avere un software documentale che incrementi la collaboration

Ecco una sintesi delle principali caratteristiche che devono contraddistinguere un software per la gestione documentale volto ad incrementare la collaboration.

• Interfacce intuitive e immediatamente comprensibili, in modo che tutti gli addetti interni, ed eventualmente anche partner e fornitori coinvolti in un determinato processo possano interagirvi.
• Funzionalità semplici per organizzare team e flussi di lavoro all’insegna di una proficua collaborazione; in pratica, per abilitare spazi di lavoro sicuri e protetti dove i profili opportunamente individuati possano cooperare.
• Impostazione di notifiche e alert che raggiungano gli individui sugli strumenti a loro più congeniali, per esempio utilizzando strumenti che si ispirino alle logiche dei social network e che assicurino l’intervento della persona giusta al momento giusto.
• Possibilità di sfruttare bacheche e dashboard dove seguire lo svolgimento dei lavori e avere pieno controllo dei processi.
• Integrazione dell’opportunità di conservazione digitale: poter fruire di tutto il patrimonio conoscitivo aziendale attingendolo da un archivio digitale è un presupposto fondamentale per promuovere la collaborazione in azienda, tra le sedi sparse sul territorio, garantendo massima sicurezza anche con i partner di filiera.

Assicurazioni e gestione documentale assicurativa

Adottare un software per la gestione documentale nel mondo assicurativo non vuol dire solo fruire di una soluzione digitale per la raccolta delle polizze assicurative e i documenti a esse relativi, ma molto di più. Un software per la gestione documentale collaborativa aiuta le compagnie a offrire una migliore customer experience oltre a ottimizzare la gestione interna delle attività.

Nello specifico, sul primo fronte le realtà in cui si condividono efficacemente i dati trasformano il proprio approccio alla clientela in ottica di personalizzazione. L’assicurato, contattando la propria compagnia (che vanti un database digitale), avrà l’impressione di dialogare sempre con un’unica entità che conosce i suoi dati e i suoi trascorsi. Inoltre, anche dove servirà lo scambio di informazioni tra più uffici, sarà possibile comunque dare risposte immediate.

Lato azienda, impostando un workflow digitale si velocizzeranno molte operazioni, come per esempio i processi di formazione e stipula dei contratti. Definendo a priori quale deve essere il documento finito, si potranno guidare gli utenti nel fornire i dati indispensabili e quindi si potrà sempre contare su una raccolta completa di informazioni e anche sulla firma digitale.

Processi di gestione documentale nelle aziende attive nel turismo

Impostare processi documentali volti a implementare modelli di lavoro più agili sono particolarmente importanti per le aziende del settore del turismo.

In queste realtà, si scambiano numerosi messaggi da molteplici attori oltre, ovviamente, a coltivare relazioni sempre più digitali con i clienti. La documentazione legata ai viaggi è variegata: coinvolge enti istituzionali (per esempio, per visti e autorizzazioni), strutture ricettive, vettori di viaggio.

Le agenzie hanno dunque bisogno di avere sempre a portata di mano tutte le informazioni utili per rispondere in tempo reale alle diverse esigenze. Avere la possibilità di coinvolgere velocemente, grazie a strumenti di collaboration, tutti i possibili interlocutori rappresenta perciò un fattore di successo.

Gestione documentale collaborativa, vantaggi per la logistica

Il riferimento alla logistica è inevitabile. Le aziende che operano in questo campo devono produrre tantissimi documenti per tenere traccia di materiali e degli spostamenti da compiere. Un sistema di gestione documentale evoluto consente di digitalizzarli tutti: dalle fatture ai DDT (Documenti di Trasporto) alle bolle di consegna.

Alla possibilità di adottare modelli di lavoro che evitino l’uso della carta, grazie alle funzionalità di collaboration, si potrà semplificare il lavoro di tutti gli attori, inclusi i partner e coloro che fanno le consegne o le ricevono. Tutti avranno a disposizione una sola versione del documento, registrandovi man mano tutti i passaggi che vengono compiuti e riducendo il più possibile la necessità di usare metodi tradizionali.

Inoltre, l’azienda fornitrice dei servizi potrà predisporre workflow collaborativi, per rispettare i bisogni di tutti i propri clienti e il rispetto delle legislazioni, come per esempio, in base al tipo di merci trattate, ai Paesi in cui si viaggia.