News

La digitalizzazione dei contratti è una valida alternativa alla gestione della contrattualistica in modo tradizionale; è necessario ricorrere a sistemi tecnologici per la firma elettronica secondo la normativa vigente.

 15/10/2020

 News

 4 min.


Quali sono i vantaggi della digitalizzazione dei contratti

  Firma Digitale, Firma Grafometrica, Firme Elettroniche, Digitalizzazione dei contratti, Sistema Documentale, Sistema di Document Management (DMS)

La digitalizzazione dei contratti è una valida alternativa alla gestione della contrattualistica in modo tradizionale. Mai come in questo periodo di emergenza sanitaria legata alla diffusione a livello planetario del virus Covid-19 ci si è resi conto di quanto possa essere utile avere tale alternativa, dato che per tutti è stato necessario procedere con le proprie attività da casa, senza possibilità di incontrare altre persone.

La legge consente di procedere in due modalità, ossia di trattare anche i contratti come qualsiasi tipo di documento. Da un lato, è possibile la dematerializzazione dei contratti prodotti in cartaceo per conservarli in archivi digitali; dall'altro, secondo il concetto di digitalizzazione in senso stretto, si può concludere i contratti redatti digitalmente senza ricorrere alla carta in quanto vi è la possibilità di sottoscriverli con firme elettroniche legalmente valide.

 

Quali sono i vantaggi della digitalizzazione dei contratti

Contratti digitali: sottoscrivibili grazie ai vari tipi di firma elettronica avanzata

Per poter redigere contratti esclusivamente digitali è necessario ricorrere a sistemi tecnologici per la firma elettronica che siano validi secondo la normativa vigente. È importante ricordare che mentre la firma elettronica semplice (anche detta debole) serve solo per dare un’autenticazione informatica a un documento ma non può essere apposta per dare valore legale a un contratto, questo è possibile con la firma elettronica avanzata e con la firma digitale.

La firma elettronica avanzata è infatti collegata unicamente al firmatario che, inoltre, detiene sotto il suo esclusivo controllo i mezzi utilizzati per crearla. Un esempio in questo senso è rappresentato dalla firma grafometrica che si può apporre su determinati tablet tramite pennino. 

Un’altra tipologia di firma elettronica avanzata è quella qualificata che si basa su un attestato elettronico che unisce i dati di convalida della firma a una persona e ne conferma il nome ed è generata sfruttando dispositivi di firma quali smart card, chiavette USB, token, codici OTP – One time password per l’autenticazione mobile. 

Una particolare firma elettronica avanzata è, ancora, la firma digitale che fonda la sua sicurezza su un sistema di chiavi crittografiche, una pubblica e una privata correlate tra loro.


Tutti questi sistemi consentono ai documenti, e quindi anche ai contratti, di avere lo stesso valore legale di quelli siglati con firma autografa.

Soluzioni di Firma Elettronica

Perché ricorrere alla digitalizzazione dei contratti?

Velocità, sicurezza, semplicità: sono i benefici immediatamente sperimentabili nel momento in cui si utilizzano i contratti digitali. Si tratta infatti di soluzioni sempre più diffuse che consentono alle aziende di procedere a una piena digitalizzazione dei processi. Analizziamo nel dettaglio i vantaggi riconducibili alla digitalizzazione dei contratti.

  • Gestione della contrattualistica da mobile, ovunque e a qualsiasi ora. L’aumento della produttività e il risparmio di tempo sono immediatamente evidenti. Basti pensare alla semplificazione dell’attività dei commerciali che, per esempio, non sono tenuti a tornare in sede per depositare il frutto del lavoro ma attivano in tempo reale l’ordine che hanno ricevuto. Lo stesso vale, a maggior ragione, per compravendite effettuate su Web o in tutte quelle situazioni in cui non possono essere presenti tutte le parti contraenti.
  • Miglioramento della customer experience. Le aziende offrendo questa possibilità danno un’immagine innovativa di sé al consumatore finale che non è costretto, per esempio, a stampare e rimandare documenti firmati e che vede ridursi il tempo dell’operazione commerciale e procedere in modo fluido i rinnovi.
  • Eliminazione degli errori dovuti a distrazione o incompletezza dell’ordine. Un software che si occupi di scrivere contratti digitali è opportunamente istruito, secondo iter personalizzabili da ciascuna azienda a seconda delle sue necessità, per realizzare un documento completo e preciso che altrimenti (in mancanza di informazioni) non consente di essere portato a termine.
  • Minor ricorso a contenziosi. I documenti digitali opportunamente preparati e conservati hanno pieno valore legale, restano facilmente a disposizione di entrambi i contraenti e sono semplicemente reperibili in caso di problemi.
  • Risparmio di tempo e risorse. A tutto questo si aggiungano, come sempre accade nel caso della digitalizzazione dei documenti, la riduzione dei costi dovuti alla diminuzione di carta e spazi necessari per l’archiviazione e la diminuzione del tempo necessario al personale per gestire data entry e conservazione tradizionale dei contratti stessi, così come per il recupero delle informazioni.

Avvalersene già da oggi di un sistema documentale completo significa arrivare preparati e con gradualità ad un importante cambiamento di offerta sul mercato e sfruttarne da subito i vantaggi in termini di sicurezza, spazio, tempo e denaro.

MIGLIORA LA GESTIONE DEI DOCUMENTI AZIENDALI!

Se non lo hai ancora fatto, scarica la tua copia gratuita dell'ebook: "Una guida alla corretta Conservazione Digitale dei documenti" e riceverai informazioni su come fare correttamente la conservazione digitale dei tuoi documenti

 

SCARICA LA TUA COPIA QUI

 

Articoli correlati

News

Firme elettroniche: quali differenze tra tutte le tipologie

Una digitalizzazione dei processi documentali completa che presupponga il totale abbandono della carta, deve poter contare sulle tecnologie che abilitano le firme elettroniche.

Continua

News

Firma digitale remota: in che cosa consiste?

Sicura, pratica e disponibile in mobilità: sono le principali caratteristiche che contraddistinguono la firma digitale remota, ossia quella tipologia di firma digitale che offre tutti i vantaggi tipici della firma elettronica.

Continua

News

Firmare contratti digitalmente: metodi e strumenti diffusi

Rendere completamente digitale gli interi processi aziendali, comporta la necessità di firmare contratti digitalmente: solo così è possibile ipotizzare il completo abbandono della carta e ottimizzare i tempi di svolgimento delle attività.

Continua

News

Il miglior software per la firma digitale remota, ecco la soluzione Top Consult

Poter sfruttare la possibilità della firma elettronica permette di impostare le attività senza prevedere mai il ricorso alla carta e alla penna, pensiamo per esempio alla digitalizzazione del ciclo dell’ordine, così come di un’assunzione o a tantissime altre operazioni aziendali.

Continua