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Rendere completamente digitale gli interi processi aziendali, comporta la necessità di firmare contratti digitalmente: solo così è possibile ipotizzare il completo abbandono della carta e ottimizzare i tempi di svolgimento delle attività.

 28/08/2020

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Firmare contratti digitalmente: metodi e strumenti diffusi

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Tutte le organizzazioni hanno ormai intrapreso un percorso di digitalizzazione aziendale e ognuna si trova a un punto diverso del proprio itinerario. Per alcune si è trattato solo di conformarsi a nuove regole (si pensi per fare un solo esempio all’obbligo di fatturazione elettronica) per altre si sta procedendo a una maggiore adozione delle tecnologie al fine di ottimizzare lo svolgimento dei flussi di lavoro e sfruttare il vantaggio competitivo riconducibile alla tecnologia. Rendere completamente digitale un intero processo, o parte di esso, comporta però la necessità di firmare contratti digitalmente: solo così è possibile ipotizzare il completo abbandono della carta e ottimizzare i tempi di svolgimento delle attività.

 

Firmare contratti digitalmente: metodi e strumenti diffusi

Perché firmare digitalmente i contratti?

Secondo gli analisti dell’Osservatorio Fatturazione Elettronica & eCommerce B2B della School of Management del Politecnico di Milano le aziende, immediatamente dopo l’introduzione della fatturazione elettronica tra privati, hanno sperimentato quanto sia utile avere a disposizione flussi di dati digitali caratterizzati da formati omogenei facilmente integrabili nei sistemi digitali (nella fattispecie file .xml) per ottimizzare e razionalizzare i processi. Si è, in pratica, inaugurato un nuovo approccio alla gestione amministrativa, in primis e poi in altri ambiti, con tutte le ripercussioni positive che questo sta comportando.

Per ampliare la portata del cambiamento e procedere alla digitalizzazione di processi aziendali più completi, è inevitabile guardare anche alla creazione di contratti nativi digitali perciò firmati elettronicamente.

L’utilità di firmare contratti digitalmente è evidente in tantissimi processi aziendali che possono essere resi più rapidi ed efficienti nel momento in cui si salta il passaggio della firma autografa tradizionale. Per fare un solo esempio, grazie alla firma elettronica è possibile procedere alla completa digitalizzazione del ciclo dell’ordine dalla sottoscrizione dell’ordine stesso sino alla preparazione dei documenti di accompagnamento per la consegna della merce.

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Firma elettronica, breve riepilogo delle possibilità di firma digitale

Il regolamento comunitario eIDAS (electronic IDentification Authentication and Signature) prevede una serie di possibilità di firma elettronica ognuna con caratteristiche diverse dall’altra.

La firma elettronica semplice (altrimenti detta debole) è costituita da dati in forma elettronica connessi tramite associazione logica ad altri dati che sono utilizzati da colui che sottoscrive la firma stessa, essa è usata solamente per dare autenticità al documento elettronico.

La firma elettronica avanzata invece garantisce maggiore sicurezza, è esclusivamente collegata al firmatario che detiene, tra l’altro, il pieno controllo dei mezzi necessari per apporre la firma. Tale firma permette di individuare, tra l’altro, ogni modifica del documento firmato.

Tra le diverse tipologie di firma avanzata vi è la firma elettronica qualificata, creata da un dispositivo apposito (solitamente smart card, chiavette USB, token oppure anche codici di autenticazione mobili OTP – One time password) così come basata su un certificato qualificato per associare l’identificazione del titolare in modo univoco.

Firma grafometrica vs firma digitale remota, 2 differenti tipi di firma avanzata

Vi sono più tipi di firma avanzata, in particolare, la firma grafometrica e la firma digitale remota si contraddistinguono per essere molto diverse tra loro.

Nello specifico, la firma grafometrica prevede che il firmatario scriva su uno specifico dispositivo (tablet e tavolette) con un pennino, come se stesse firmando su carta. Il software adibito alla firma grafometrica verifica la corrispondenza della firma con quella precedentemente depositata dal firmatario e procede alla validazione. Si tratta a tutti gli effetti di una firma assimilabile a quella tradizionale, per cui se necessario, un grafologo potrebbe intervenire a verificarne l’autenticità.

Al contrario, la firma digitale remota non necessita l’uso di hardware ed è particolarmente apprezzata dalle aziende in quanto è una procedura sfruttabile ovunque ci si trovi, è sufficiente avere accesso al Web. Per utilizzare la procedura di firma digitale remota il firmatario deve autenticarsi utilizzando i certificati digitali che risiedono su server sicuri del certificatore HSM (Hardware security module) e con l’OTP – One Time Password o PIN firma inviati su varie tipologie di device inclusi smartphone e tablet. In questo caso la garanzia di protezione dei dati viene data da evolute tecniche di crittografia. In particolare, viene utilizzata la crittografia a doppia chiave, per cui sono elaborate due chiavi, una pubblica (conservata in registri appositi pubblici che possono essere consultati da coloro che ricevono un documento firmato digitalmente) e una privata a uso esclusivo del firmatario e conosciuta solo da lui.


Avvalersene già da oggi di un sistema documentale completo significa arrivare preparati e con gradualità ad un importante cambiamento di offerta sul mercato e sfruttarne da subito i vantaggi in termini di sicurezza, spazio, tempo e denaro.

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