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Semplifica le procedure, velocizza la gestione della burocrazia e offre un buon livello di sicurezza: vediamo come funziona la firma elettronica avanzata.

 12/11/2021

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A cosa serve la firma elettronica avanzata?

  Gestione Documentale, Firme Elettroniche, Digitalizzazione dei contratti, Firma elettronica avanzata

Un messaggio di posta elettronica certificata, l’utilizzo del passaporto elettronico o ancora tracciare il proprio nome a mano su un tablet: sono tutti esempi di firma elettronica avanzata, uno standard utilizzato quotidianamente da cittadini, imprese e pubbliche amministrazioni. Non si tratta dunque di una tecnologia lontana dall’uso comune e difficile da comprendere, al contrario è un valido strumento per attuare la dematerializzazione e beneficiare di tutti i vantaggi che derivano dall’eliminazione della carta. La firma elettronica avanzata consente in via digitale di conferire a un documento informatico lo stesso valore legale di una scrittura privata, semplificando di molto le attività di chi la utilizza per sottoscrivere atti e accertare la propria identità. Può infatti essere utilizzata da remoto, da dispositivi mobili, e garantisce un alto livello di sicurezza.

A cosa serve la firma elettronica avanzata?

Perché usare la firma elettronica avanzata

Il regolamento europeo eIDAS prevede tre standard di firma che conferiscono differente valore legale ai documenti informatici cui vengono apposte. La firma elettronica avanzata è la soluzione intermedia tra la firma elettronica semplice e la firma elettronica qualificata. Se la prima non è in grado per le sue caratteristiche tecniche di garantire il valore legale del documento, l’altra può risultare troppo complessa per un comune utilizzo quotidiano: ecco, dunque, che la firma elettronica avanzata risulta essere la soluzione migliore per gestire documenti in modo rapido, sicuro e con semplicità.

La firma elettronica avanzata è infatti idonea all’identificazione del sottoscrittore e permette di dare al documento informatico cui la si appone lo stesso valore di una scrittura privata. Tuttavia, non può essere utilizzata per qualsiasi atto, in particolare non può essere applicata ai seguenti documenti come specificato dall’articolo 1350 del codice civile:

  • Contratti riguardanti beni immobili, come per esempio quelli che trasferiscono l’usufrutto o la proprietà di un’abitazione, modificano la servitù prediale o i contratti di locazione con durata superiore ai nove anni;

  • Atti che sanciscono vitalizi o rendite perpetue;

  • Transazioni relative a controversie riguardanti i rapporti giuridici per i due ambiti ai punti precedenti.

Questi documenti infatti richiedono un livello di sicurezza maggiore e dunque sarà necessario sottoscriverli adottando la firma elettronica qualificata che, oltre a garantire il valore legale della scrittura privata, attribuisce anche l’onere della prova in caso di disconoscimento al firmatario. A parte questi casi particolari però, la firma elettronica avanzata risulta estremamente comoda per un uso quotidiano: può identificare il firmatario essendo a lui connessa in modo univoco, il quale può utilizzarla solo sotto il proprio controllo in via esclusiva, inoltre permette di identificare ogni modifica al documento. Dunque, garantisce anche l’integrità del documento, oltre alla sua originalità.

Le caratteristiche della firma elettronica avanzata e i vantaggi

In concreto, la firma elettronica avanzata è un insieme di dati che consentono di identificare in modo univoco il proprietario. Affinché tale insieme di dati sia però qualificato come firma elettronica avanzata, è necessario che si rispettino otto punti chiave previsti dal Decreto del Presidente del Consiglio dei ministri del 22 febbraio 2013, in particolare dall’articolo 56:

  • La firma elettronica deve consentire di identificare chi firma il documento;

  • Firma e firmatario devono essere connessi in modo univoco;

  • Il firmatario ha in controllo in via esclusiva del sistema che può generare la firma;

  • I dati devono permette di accertare che il documento informatico non sia stato modificato dopo che è stato sottoscritto;

  • Il firmatario deve poter avere prova del documento che ha siglato;

  • Il soggetto che eroga il servizio di firma elettronica avanzata deve essere individuato;

  • Il documento non deve avere elementi che ne possano modificare il contenuto;

  • La firma deve essere connessa in modo univoco anche al documento sottoscritto, oltre che al firmatario.

Tutti questi elementi conferiscono un buon livello di sicurezza a questo standard, che può quindi essere considerato uno strumento utile da utilizzare per digitalizzare i processi di sottoscrizione di contratti, atti e altri documenti, semplificando le procedure e tagliando tempi e costi legati alla gestione della documentazione in forma cartacea. È quindi un ottimo sistema per dematerializzare la gestione documentale nel proprio business o anche per rendere più snelle le attività legate alla burocrazia che riguarda i privati cittadini.

La firma elettronica avanzata come leva d’innovazione

Considerando questi aspetti, si può ritenere la firma elettronica avanzata una soluzione che porta innovazione nella propria quotidianità, sia nel caso di comuni cittadini sia di professionisti o imprese pubbliche e private. Ad esempio, inviando tramite PEC – Posta elettronica certificata documenti necessari, per esempio, per accedere a un servizio pubblico, si potrà certificare in automatico la loro origine, identificando il mittente della corrispondenza, senza la necessità di recarsi di persona a uno sportello a svolgere pratiche che portano via tempo ad attività più rilevanti.

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