La conservazione digitale dei documenti e contratti, quando è obbligatoria

La conservazione digitale rappresenta l’epilogo di un efficace processo di gestione documentale, ma non solo, in alcuni casi essa è obbligatoria. Le aziende che dematerializzano i propri archivi documentali beneficiano, indubbiamente, di molteplici vantaggi a partire dalla riduzione dei costi operativi per arrivare a una migliore efficienza complessiva. D’altra parte, con l’introduzione di varie normative che sempre più spingono verso la digitalizzazione (da quella sulla fatturazione elettronica in poi), qualsiasi organizzazione non può più evitare di occuparsi di questa materia.

Conservazione digitale obbligatoria: quali documenti rientrano

La conservazione digitale è obbligatoria per alcuni documenti. In particolare, è espressamente indicata per le fatture elettroniche, i contratti firmati digitalmente, i messaggi mail inviati tramite PEC – Posta Elettronica Certificata (che assimilata al resto della corrispondenza deve essere conservata per 10 anni).

Più in generale, con il diffondersi degli strumenti software le aziende sono tenute a conservare digitalmente a norma qualsiasi dato che possa essere oggetto di contenzioso o controllo da parte di enti o funzionari. In base a questa considerazione, sono tantissimi i documenti che sono riconducibili a un processo o servizio e che devono avere efficacia probatoria e quindi si allarga il perimetro entro il quale valutare la conservazione digitale.

Detto questo, dal punto di vista legislativo oggi è possibile conservare digitalmente tutti i documenti fiscali e amministrativi senza pericolo di incorrere in problemi di validità. Per fare qualche esempio si pensi, oltre che a tutta la corrispondenza, alle conferme d’ordine e agli ordini stessi, ai documenti di trasporto, agli avvisi di consegna, alle dichiarazioni fiscali, ma anche ai bilanci d’esercizio (Conto Economico, Stato Patrimoniale, Relazione gestionale, Nota integrativa, Relazione sindaci e revisori) ai libri ai registri contabili, CUD, documenti sanitari, pagamenti con modelli F23 e F24 eccetera.
In pratica, si fa così riferimento a qualsiasi documento e contratto che venga prodotto o ricevuto da un’organizzazione per svolgere il proprio business.

Novità 2025: a partire dal 2025 diventano obbligatori in formato digitale anche i registri rifiuti, il sistema Rentri per i rifiuti, i FIR digitali (Formulario Identificazione Rifiuto) e i registri di carico/scarico correlati.

Conservazione dei contratti e documenti informatici a norma

Secondo quanto indicato dalle Linee Guida sulla Formazione, Gestione e Conservazione dei documenti informatici fissate da AgID (Agenzia per l’Italia Digitale) il documento informatico ha efficacia dal punto di vista legale secondo l’articolo 2702 del Codice Civile quando ha apposta una firma digitale o comunque se è possibile l’identificazione informatica del suo autore. Esso, inoltre, deve essere prodotto in modo da garantire sicurezza, integrità e immodificabilità nel tempo.

Il contratto informatico è, invece, quel documento scritto e siglato da tutte le parti in causa mediante l’esclusivo uso di tool informatici e che poi deve corrispondere agli stessi requisiti dei documenti informatici. L’utilità dei contratti digitali non si limita al fatto che consentono i risparmi tipici della gestione documentale elettronica, ma riguarda la possibilità di inserirli nei flussi di lavoro, predisponendo -ove possibile- automatismi tali da rendere più rapidi i workflow. Grazie alla digitalizzazione dei documenti e a software sempre più intelligenti, si possono -infatti- automatizzare i processi, in modo da rendere appunto automatiche molte attività burocratiche, come per esempio l’inserimento ordini a sistema, sollevando così gli addetti da compiti a basso valore aggiunto.

Aggiornamento eIDAS 2.0 (2025): con la nuova normativa europea, la conservazione e validità legale dei documenti digitali si rafforza grazie all’uso della firma elettronica qualificata, ai QSCD (Qualified Signature Creation Devices) e all’adozione della nuova Identità Digitale Europea. L’obiettivo è garantire interoperabilità tra PA e aziende e creare un ecosistema comune europeo per lo scambio sicuro di documenti e contratti.

Guida alla gestione documentale efficace e conforme

È importante in questo contesto, dato che si è illustrato quando la conservazione digitale è obbligatoria, sottolineare la differenza tra la conservazione e l’archiviazione digitale. Non è corretto, infatti, intendere questi concetti come sinonimi e, soprattutto: impostare i processi di gestione documentale senza aver chiara la distinzione, significa correre il rischio di non essere conformi alle regole.

L’archiviazione digitale riguarda la memorizzazione di contenuti all’interno delle macchine, su supporti esterni e così via. È un’operazione che non viene disciplinata da alcuna normativa, solitamente le organizzazioni fanno archiviazione e back up per proteggere il proprio bagaglio di conoscenza.

La conservazione digitale consiste nell’insieme di processi e attività progettati per conservare nel tempo i documenti e garantisce accessibilità dei dati, la loro utilizzabilità (ovvero leggibilità e intelligibilità), integrità e autenticità (oltre a identificabilità univoca) e reperibilità. È un procedimento regolato nelle sue modalità operative da AgID che indica la natura e la funzione del sistema, ne descrive il processo tecnico e i modelli organizzativi. AgID, inoltre, descrive i ruoli dei soggetti coinvolti (in particolare quello del Responsabile della Conservazione) e le loro funzioni e impone che sia redatto il Manuale della Conservazione che illustri nel dettaglio il funzionamento del processo progettato dall’azienda e le misure di sicurezza adottate. Si tratta di un documento che da certificare e periodicamente aggiornare e che deve essere presentato su richiesta delle autorità competenti.

Conservazione digitale a norma, in sintesi

In estrema sintesi, il procedimento da seguire è il seguente. Predisposto secondo la normativa il documento informatico, a questo vengono associati i metadati. Questi ultimi rappresentano le informazioni che consentono di capire come è strutturato il contenuto e di riprodurlo nel formato originale in caso di consultazione.

A queste informazioni si aggiunge il Pacchetto di Versamento (i dati da passare in conservazione che consentono di mettere insieme più file relativi a una pratica) che, una volta apposti firma digitale e marca temporale da parte del Responsabile della Conservazione (operazioni imprescindibili per determinare quando finisce il processo), diventa Pacchetto di Archiviazione.

Novità 2025:

• Adozione dello standard europeo eIDAS 2.0 per la validità dei documenti digitali.
• Aggiornamento dei metadati per una migliore indicizzazione e interoperabilità.
• Estensione dei formati standard consigliati: PDF/A, XML, TIFF, oltre agli altri previsti da AgID.
• Riconfermata l’interoperabilità tramite lo standard UNI 11386:2020 (SinCro) e i formati AgID aggiornati.
• Obbligo di Manuale di Conservazione digitale per tutte le organizzazioni pubbliche e private, anche se si affidano a fornitori esterni.
• Introduzione dell’obbligo per Rentri e FIR digitali.