Normativa

La Posta Elettronica Certificata (PEC) e la corrispondenza elettronica (mail) devono essere obbligatoriamente conservate a norma per ottemperare agli obblighi civilistici e fiscali

 21/04/2020

 Normativa

 2 min.


La PEC e le Comunicazioni Telematiche

  Quadro normativo

Gli art. 2220 e 2214 del Codice Civile e l’art. 22 del Dpr 600/1973 sull’accertamento dei redditi impongono alle aziende di conservare “ordinatamente per ciascun affare” per almeno 10 anni la corrispondenza ufficiale inviata e ricevuta (e quindi la PEC), al pari dei documenti contabili. L’art. 48 del Dlgs 7 marzo 2005, n. 82 (CAD) stabilisce che la PEC ha la stessa “efficacia probatoria” di una raccomandata con avviso di ricevimento. Il messaggio si considera consegnato al destinatario quando è accessibile nella sua casella di posta certificata.


La legge 28 gennaio 2009, n.2 – art. 16 comma 9 stabilisce che non è necessario il consenso del destinatario per spedire un messaggio PEC. La Legge 28 gennaio 2009, n.2 (conversione del D.L. 29 novembre 2008, n. 185) stabilisce l’obbligo, per le società di capitali, per le società di persone e per i professionisti iscritti in albi o elenchi e le pubbliche amministrazioni, di dotarsi di una casella PEC e comunicarne obbligatoriamente l’indirizzo al Registro delle Imprese (per le società) o all’Albo/Collegio per i Professionisti ad esso iscritti. Il recente Decreto Legge n. 179 del 18/10/2012 all’art. 5 comma 2 estende l’obbligo alle imprese individuali e artigiane.


La PEC garantisce certezza sull’identità del mittente e del destinatario, sull’integrità del messaggio elettronico, sulla data e ora di invio e di consegna perché gli attestati di ricevimento e di spedizione sono firmati digitalmente dai Provider certificati. Legalmente l’utilizzo della PEC è equiparato ad ogni effetto di legge alla notifica tramite raccomandata A/R. La PEC è a tutti gli effetti corrispondenza ufficiale aziendale e come tale deve essere conservata a norma rispettando le regole tecniche del Codice di Amministrazione Digitale.


Le Comunicazioni tra Imprese e Pubbliche Amministrazioni, ai sensi dell’art. 5 bis del CAD, dovranno avvenire esclusivamente in via telematica. Lo prevede il Decreto del Consiglio dei Ministri 22/07/2011 pubblicato sulla G.U. n° 267 del 16/11/2011 ed è confermato dal Decreto Semplifica Italia n. 35 del 4/04/2012 all’ art. 47 quinqies. L’obbligo decorre dal 1/01/2014. Riguarda le presentazioni di istanze, dichiarazioni, dati, lo scambio di informazioni e documenti anche ai fini statistici. Le PA dovranno mettere a disposizione sul proprio sito apposite procedure; in alternativa dovrà essere utilizzata la PEC. L’obbligo di comunicazione telematica si applica anche alla documentazione allegata alle istanze e dichiarazioni. Le PA non potranno più accettare o effettuare in forma cartacea le comunicazioni.

Il Decreto del Fare (testo vigente dal 21/08/2013) abolisce la trasmissione dei documenti tramite fax tra le Pubbliche Amministrazioni.


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