Aggiornamento su PEC/REM 28.06.2024:
Nelle ultime settimane si è tenuto un incontro con AgID e Assocertificatori. È emerso che la migrazione alla REM richiede un Decreto del Presidente del Consiglio dei Ministri (DPCM), attualmente disponibile solo in versione bozza. La normativa prevede un periodo di almeno 18 mesi per l’entrata in vigore dal momento della sua pubblicazione ufficiale. Pertanto, si ipotizza che la scadenza non sarà prima del primo trimestre del 2026.
Quadro giuridico e aggiornamenti sulla REM:
Il Regolamento eIDAS n. 910/2014 del 23 luglio 2014 fornisce il quadro giuridico per le regolamentazioni relative all’identificazione elettronica e ai “servizi fiduciari”, promuovendo l’uso di un servizio di posta elettronica sicura tra cittadini di diversi Paesi europei.
Nel 2020 è stata presentata la prima proposta di CSI – Common Service Interface, un’infrastruttura tecnologica condivisa tra gli operatori UE per garantire l’interoperabilità tra i vari provider di servizi fiduciari.
In seguito alla proposta, ETSI ha pubblicato nel 2022 gli standard europei definitivi per la REM, inclusa la versione finale della “REM Baseline”, il documento che specifica i requisiti minimi di sicurezza per l’interoperabilità.
Il nuovo standard ETSI EN 319 532-4 è stato pubblicato nel 2022, e aziende e privati hanno avuto tutto il 2023 e avranno parte del 2024 per adeguarsi al cambiamento.
L’uso della REM al posto della PEC diventerà obbligatorio dalla seconda metà del 2024, precisamente a partire da giugno 2024. Ulteriori informazioni saranno fornite quando lo switch-off sarà imminente.
Gli art. 2220 e 2214 del Codice Civile e l’art. 22 del Dpr 600/1973 sull’accertamento dei redditi impongono alle aziende di conservare “ordinatamente per ciascun affare” per almeno 10 anni la corrispondenza ufficiale inviata e ricevuta (e quindi la PEC), al pari dei documenti contabili. L’art. 48 del Dlgs 7 marzo 2005, n. 82 (CAD) stabilisce che la PEC ha la stessa “efficacia probatoria” di una raccomandata con avviso di ricevimento. Il messaggio si considera consegnato al destinatario quando è accessibile nella sua casella di posta certificata.
La legge 28 gennaio 2009, n.2 – art. 16 comma 9 stabilisce che non è necessario il consenso del destinatario per spedire un messaggio PEC. La Legge 28 gennaio 2009, n.2 (conversione del D.L. 29 novembre 2008, n. 185) stabilisce l’obbligo, per le società di capitali, per le società di persone e per i professionisti iscritti in albi o elenchi e le pubbliche amministrazioni, di dotarsi di una casella PEC e comunicarne obbligatoriamente l’indirizzo al Registro delle Imprese (per le società) o all’Albo/Collegio per i Professionisti ad esso iscritti. Il recente Decreto Legge n. 179 del 18/10/2012 all’art. 5 comma 2 estende l’obbligo alle imprese individuali e artigiane.
La PEC garantisce certezza sull’identità del mittente e del destinatario, sull’integrità del messaggio elettronico, sulla data e ora di invio e di consegna perché gli attestati di ricevimento e di spedizione sono firmati digitalmente dai Provider certificati. Legalmente l’utilizzo della PEC è equiparato ad ogni effetto di legge alla notifica tramite raccomandata A/R. La PEC è a tutti gli effetti corrispondenza ufficiale aziendale e come tale deve essere conservata a norma rispettando le regole tecniche del Codice di Amministrazione Digitale.
Le Comunicazioni tra Imprese e Pubbliche Amministrazioni, ai sensi dell’art. 5 bis del CAD, dovranno avvenire esclusivamente in via telematica. Lo prevede il Decreto del Consiglio dei Ministri 22/07/2011 pubblicato sulla G.U. n° 267 del 16/11/2011 ed è confermato dal Decreto Semplifica Italia n. 35 del 4/04/2012 all’ art. 47 quinqies. L’obbligo decorre dal 1/01/2014. Riguarda le presentazioni di istanze, dichiarazioni, dati, lo scambio di informazioni e documenti anche ai fini statistici. Le PA dovranno mettere a disposizione sul proprio sito apposite procedure; in alternativa dovrà essere utilizzata la PEC. L’obbligo di comunicazione telematica si applica anche alla documentazione allegata alle istanze e dichiarazioni. Le PA non potranno più accettare o effettuare in forma cartacea le comunicazioni.
Il Decreto del Fare (testo vigente dal 21/08/2013) abolisce la trasmissione dei documenti tramite fax tra le Pubbliche Amministrazioni.
