L’obbligo Civilistico è sancito dal Codice Civile all’art. 2220 e prevede la conservazione per dieci anni delle scritture contabili obbligatorie, degli originali delle fatture e della corrispondenza ricevuta, nonché delle copie delle fatture e della corrispondenza spedita. La legge n. 489 del 08/08/94 (la cosiddetta “Tremonti 1”) all’art. 7 bis comma 4, modifica l’art. 2220 del Codice Civile aggiungendo un terzo comma che consente l’uso di “supporti di immagini” per la conservazione dei documenti. Dal 1/1/2006, per i documenti nati informatici, le norme di riferimento sono quelle contenute nel Decreto Legislativo n. 82 del 7/3/2005 “Codice dell’Amministrazione Digitale (CAD)”.
L’ obbligo Fiscale sancito dal D.P.R. n. 633 del 26/10/72 – Istituzione e disciplina dell’IVA – all’art. 39 prevede la conservazione dei registri e dei documenti fiscali secondo quanto descritto dall’art. 22 del D.P.R. n. 600 del 29/9/73 – Disposizioni in materia di accertamento delle imposte sui redditi. L’art. 22 dispone che le scritture contabili obbligatorie e i relativi documenti siano conservati per cinque anni o, in caso di accertamento, fino alla fine di un’eventuale controversia. In relazione ai documenti devono essere conservati gli originali delle fatture e della corrispondenza ricevuta, nonché le copie delle fatture e della corrispondenza spedita. Il CAD prevede esplicitamente la conservazione su supporti informatici dei libri e delle scritture obbligatorie creati come documenti informatici.
Il Libro Unico del Lavoro (LUL), se emesso informatico con firma digitale, deve essere conservato in modalità informatica applicando le regole tecniche prevista dal CAD: lo sancisce il Ministero del Lavoro agli artt. 1 e 6 del Decreto attuativo del 9/7/2008 e successive modifiche previste dal decreto legge n° 201 del 6/12/2011 convertito in legge n°214 del 22/12/2011. Gli altri documenti amministrativi del lavoro (CUD, 730, etc) possono essere conservati in modalità informatica a norma.
Le recenti Linee Guida emanate da AGID sulla “formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici” sono entrate in vigore in modo esclusivo a partire dal 1/1/2022 e dalla stessa data sono stati abrogati i precedenti provvedimenti su analoghi temi tra cui il DPCM 3/12/2013.
Le Linee Guida sono emanate in riferimento all’art. 71 del Codice dell’Amministrazione Digitale e definiscono tra l’altro le caratteristiche dei sistemi di Conservazione Digitale, garantendo l’autenticità, l’integrità, l’affidabilità, la leggibilità e la reperibilità sia dei documenti informatici che dei fascicoli di documenti informatici (aggregazione di documenti informatici).
Le Linee Guida definiscono i modelli organizzativi, i ruoli e le responsabilità distinguendo le figure del titolare dell’oggetto della conservazione, del produttore dei pacchetti di versamento, dell’utente, del responsabile della conservazione e del conservatore. E’ ribadito l’obbligo del Manuale della Conservazione all’interno del quale vengono definiti il processo della conservazione stessa, le modalità di esibizione e i formati più idonei per la conservazione. Grande attenzione inoltre è dedicata ai metadati che devono essere presenti e valorizzati in fase di conservazione ma che accompagnano il documento sin dalla sua nascita.
I sistemi di conservazione preesistenti, rimangono validi ma, a partire dall’ 1/1/2022, saranno applicabili esclusivamente le nuove regole tecniche.
Per la conservazione digitale la norma fiscale di riferimento resta il Decreto del Ministero dell’Economia e delle Finanze del 17/06/2014 che ha semplificato le modalità di assolvimento degli obblighi fiscali relativi ai documenti informatici e alla loro riproduzione su diversi tipi di supporto – art. 21, comma 5 del CAD.
