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L’azienda del Gruppo Pro.Ges. prosegue il percorso di digitalizzazione facendo leva sulle tecnologie di Top Consult. Tra queste, Easy Contract, la nuova soluzione in cloud per la sottoscrizione dei documenti digitali.

 06/12/2021

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Top Consult e Digilan: una sinergia nel segno dell'innovazione

  Firme Elettroniche, Case History, Rassegna stampa, Workflow Collaborativo

Estratto INTERVISTA: Matteo Zaffagnini, Responsabile Marketing e Business Development, e Daniele Cavazzini, Responsabile Servizi Informatici di Digilan sulla rivista Office Automation di ottobre 2021

Una partnership, non un semplice rapporto tra cliente e fornitore. Può essere descritta così la relazione tra Digilan e Top Consult: “Una vera e propria sinergia avviata nel lontano 2003 che ci ha consentito di raggiungere risultati significativi in termini di ottimizzazione dei processi e dematerializzazione dei documenti”. A spiegarlo è Daniele Cavazzini, Responsabile Servizi Informatici della società attiva nell’offerta di servizi IT, contabili, amministrativi, legali e finanziari per le aziende del Gruppo Pro.Ges., arcipelago di 36 realtà dislocate su tutto il territorio nazionale e focalizzate nella proposta di servizi alla persona. Con un team composto da oltre 40 professionisti e un volume d’affari di quasi 5 milioni di euro, Digilan negli anni ha intrapreso un percorso strutturato di digitalizzazione dei processi facendo leva proprio sulle soluzioni di Top Consult. “Inizialmente abbiamo deciso di affidarci a Top Consult per gestire al meglio tutta la protocollazione dei documenti in entrata e in uscita delle società del Gruppo, ecosistema che attualmente conta 4.200 dipendenti e soci per un fatturato aggregato di circa 200 milioni di euro. Nel tempo, però, il progetto è cresciuto, ampliandosi in altre aree e andando oltre la mera gestione documentale”.

Il futuro del documentale ha radici profonde. La storia del documentale è la storia di Top Consult!

Smart collaboration

Il percorso di innovazione intrapreso da Digilan, anno dopo anno, ha seguito infatti due percorsi strategici strettamente collegati: da un lato, la digitalizzazione e la dematerializzazione dei documenti; dall’altro, l’efficientamento dei workflow collaborativi e approvativi in compliance con le normative.
“Un processo di trasformazione importante, che siamo riusciti a seguire e concretizzare grazie alle funzionalità offerte da TopMedia Social NED, piattaforma di document management che abbiamo deciso di implementare sin dagli inizi e che nel tempo Top Consult è stata in grado di arricchire con nuovi strumenti per noi essenziali”.

Tra questi, un ruolo di primo piano è ricoperto dai Gruppi di Lavoro, room virtuali attivabili dalla piattaforma documentale di Top Consult che consentono agli utenti di condividere e lavorare sui documenti in modo sinergico. Una funzione che ha permesso a Digilan di cambiare nel profondo la collaborazione aziendale e l’approccio al document management, portando benefici di rilievo in termini di risparmio di risorse e tempistiche, oltre che di riduzione degli errori nella redazione dei documenti. “Grazie ai Gruppi di Lavoro il personale ha sempre la possibilità di condividere ed elaborare in maniera collaborativa differenti tipologie di documenti. Non solo i professionisti interni all’azienda, ma anche i consulenti esterni possono operare tramite i work group di Top Consult condividendo molteplici tipologie di materiali in base ai progetti da realizzare, che data la vastità dei servizi offerti da Digilan e dalle società del Gruppo Pro.Ges. oggi toccano numerosi ambiti di azione”. Solamente nell’area informatica l’azienda ha attivato 60 Gruppi di Lavoro. “La collaborazione nei Gruppi di Lavoro è favorita da chat e bacheche che consentono agli utenti di interagire e scambiare informazioni agevolmente. Le room virtuali consentono inoltre di archiviare e storicizzare le attività e i documenti salvati, cui dipendenti e collaboratori di volta in volta hanno la possibilità di accedere con la garanzia di operare sempre sull’ultima versione aggiornata. Una caratteristica di valore, questa, che ci permette di condividere e lavorare sui documenti in modo sicuro e in maniera non simultanea, evitando così il rischio di sovrapposizione delle versioni che spesso si verifica con il classico scambio di email”.

I Gruppi di Lavoro hanno rappresentato un supporto fondamentale per Digilan anche nel corso del 2020. “Con l’emergere della pandemia, a marzo dello scorso anno la nostra società ha operato al fine di favorire la transizione al lavoro da remoto del personale – ha spiegato Cavazzini. In questo percorso, che ha imposto a tutte le aziende velocità di azione, i work group di TopMedia Social NED hanno costituito uno strumento fondamentale per abilitare sin da subito il passaggio all’home working, garantendo quella continuità informativa e di processo necessaria per la nostra attività”. “Con l’emergere della pandemia, a marzo dello scorso anno la nostra società ha operato al fine di favorire la transizione al lavoro da remoto del personale – ha spiegato Cavazzini. In questo percorso, che ha imposto a tutte le aziende velocità di azione, i work group di TopMedia Social NED hanno costituito uno strumento fondamentale per abilitare sin da subito il passaggio all’home working, garantendo quella continuità informativa e di processo necessaria per la nostra attività”.

Un nuovo approccio alla firma elettronica

Il processo di digitalizzazione in Digilan da oggi vede protagonista anche Easy Contract, la soluzione in cloud lanciata nel corso del 2021 da Top Consult che tramite la webapp Sign4Top consente di applicare tutte le tipologie di firma elettronica previste dalla normativa italiana ed europea.
Easy Contract, utilizzabile da qualsiasi dispositivo, abilita un processo di approvazione strutturato in base alle esigenze dei clienti, sia in ambito B2B che B2C, e include la conservazione digitale in outsourcing necessaria per garantire nel tempo l’efficacia probatoria dei documenti e dei contratti sottoscritti elettronicamente. “Abbiamo deciso di adottare Easy Contract al fine di trasferire i processi di firma dal cartaceo al digitale, velocizzando i tempi, i workflow approvativi e accorciando le distanze – ha spiegato Cavazzini. Per farlo, abbiamo avviato un processo di implementazione che in pochi mesi ci ha consentito di utilizzare la soluzione di Top Consult per la firma dei verbali dei consigli di amministrazione delle società del Gruppo oltre che delle pratiche legate al rinnovo della certificazione ISO 27001. Il tutto, in modo integrato con i sistemi già presenti in azienda oltre che con i work group che grazie a TopMedia Social NED siamo in grado di attivare per la lavorazione in modalità condivisa di queste tipologie di documenti”.

A seguito dell’integrazione del portale soci del Gruppo Pro.Ges. con la piattaforma documentale di Top Consult, entro fine anno Digilan implementerà Easy Contact anche per semplificare i percorsi di firma relativi alle richieste di finanziamenti e di rimborso capitale da parte dei soci. “Non solo. Nel 2022 è nostra intenzione fare leva sulle potenzialità di Easy Contract per abilitare la firma in modalità elettronica di tutti i documenti di assunzione e delle pratiche di autorizzazione al trattamento dei dati personali. I progetti con Top Consult, infatti, non si fermano qui”.


Vedi intervista completa sulla rivista Office Automation 

 

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